Un NIP de borne est un code personnel attribué à chaque utilisateur au sein de votre organisation. Plutôt que de chercher son nom sur une borne de présence, l'utilisateur saisit simplement son NIP sur le pavé numérique pour afficher son propre profil.
Une fois le NIP reconnu, toutes les actions de la borne fonctionnent exactement comme à l'habitude, y compris l'arrivée, le départ, la participation spontanée et la consignation des heures.
Les NIP sont uniques au sein de votre organisation. Un utilisateur qui appartient à plus d'une organisation possède un NIP distinct pour chacune.
Les NIP de borne sont régis par une politique applicable à l'ensemble de l'organisation. Pour les configurer :
Dès que la fonctionnalité est activée, chaque nouvel utilisateur reçoit automatiquement un NIP dans le format que vous avez défini.
Vous contrôlez le format à l'aide de deux paramètres :
L'option Tout caractère (sans restriction) est destinée aux organisations qui importent des NIP depuis un autre système et qui souhaitent autoriser des valeurs arbitraires sans vérification de format.
Si vous modifiez le jeu de caractères ou la longueur par la suite, les NIP existants ne sont pas touchés. Ils ne sont ni régénérés ni supprimés, même s'ils ne correspondent plus au nouveau format.
C'est à vous de décider. Le paramètre Les utilisateurs peuvent voir leur propre NIP sur leur profil contrôle ce comportement.
Un utilisateur qui appartient à plusieurs organisations voit le NIP de chaque organisation séparément, et seulement pour les organisations qui l'autorisent.
Oui. Au bas des paramètres de NIP de borne, cochez Générer des NIP pour tous les utilisateurs actuels lors de l'enregistrement, puis enregistrez.
Un NIP est un champ sur le profil de chaque utilisateur, vous pouvez donc le gérer comme les autres données de profil.
Pour modifier le NIP d'un utilisateur, ouvrez son profil et sélectionnez Modifier le NIP de borne. De là, vous pouvez saisir un NIP précis ou cliquer sur Générer un nouveau NIP pour le renouveler. Un NIP saisi manuellement doit respecter le format de votre organisation et ne peut pas déjà être utilisé par un autre utilisateur.
Vous pouvez aussi importer des NIP en masse à partir d'un fichier au moyen de l'Importation en masse, où NIP de borne est disponible comme colonne pouvant être associée. Lors de l'importation :
NIP de borne est aussi disponible comme colonne triable sur la page Base de données.
Chaque borne décide de cela par elle-même, indépendamment de la politique applicable à l'ensemble de l'organisation. Dans les paramètres d'une borne, ouvrez la section Pavé de NIP de borne et choisissez l'un des trois modes :
Comme ce réglage est propre à chaque borne, différentes bornes d'une même organisation peuvent utiliser des modes différents.
Le paramètre Visibilité des noms de la borne régit le comportement de la recherche par nom, il ne s'applique donc que lorsque la recherche par nom est affichée.
Lorsqu'une borne est réglée sur Uniquement, la section Visibilité des noms affiche une note expliquant que le pavé de NIP a remplacé la recherche par nom sur cette borne.
Sur une borne où le pavé de NIP est affiché, l'utilisateur voit un pavé intitulé Saisissez votre NIP avec des touches numériques, une touche Effacer, une touche de retour arrière et un bouton Me trouver. L'utilisateur saisit son NIP et sélectionne Me trouver. Lorsque le NIP correspond à son profil, la borne le reconnaît et les actions standard de la borne se déroulent exactement comme si la personne avait été choisie dans la liste des noms.
Sur une borne en mode Uniquement, le pavé de NIP est le seul moyen de s'identifier. Sur une borne en mode Supplémentaire, l'utilisateur peut soit saisir son NIP, soit utiliser la recherche par nom.
La borne accueille l'utilisateur par son nom et explique la situation, par exemple : « Bonjour Alice, nous avons trouvé votre profil, mais vous n'avez pas encore été ajoutée à un quart sur cette borne. Vous pouvez vous joindre à un quart existant ou commencer une participation spontanée ci-dessous. » Les options pour se joindre à un quart existant ou commencer un quart de participation spontanée apparaissent sous le message.
La borne affiche le message : « Aucun utilisateur trouvé avec ce NIP. Veuillez réessayer. »
Oui. Lors de la rédaction d'un courriel ponctuel, de l'envoi d'un courriel en masse ou de l'enregistrement d'un modèle de courriel, vous pouvez insérer la variable dynamique $kiosk_pin aux côtés de variables comme $first_name et $last_name.
À l'envoi du courriel, $kiosk_pin est remplacée par le NIP de chaque destinataire pour votre organisation. Si un destinataire n'a pas de NIP, la variable est remplacée par une valeur vide plutôt que de laisser le texte brut dans le courriel.