Qu'est-ce que le rapport Quarts et heures par profil?

Le rapport Quarts et heures par profil affiche une ligne par utilisateur, résumant l'activité de cet utilisateur pour une période donnée. Pour chaque utilisateur, il indique le nombre de quarts auxquels il est inscrit, combien sont à venir ou passés, combien il en a complétés, combien d'heures il a enregistrées ou planifiées, et (lorsque cette option est activée) la valeur d'impact de ses heures enregistrées.

Le rapport part de chaque inscription à un quart dans votre organisation dont le quart se situe à l'intérieur de votre période, applique vos filtres et vos propres limites d'accès, puis regroupe ces inscriptions par utilisateur.

Deux points expliquent la plupart des questions au sujet de totaux qui semblent incorrects :

• Un quart doit se situer entièrement à l'intérieur de votre période pour être compté. Voir la question sur la période plus bas.
• Les invités des réservations de groupe sont aussi comptés, tant qu'ils sont liés à un profil réel. La personne qui a fait la réservation et chaque invité lié obtiennent leur propre ligne et sont crédités du quart. Les invités qui ne sont pas liés à un profil ne sont pas comptés, car il n'y a aucun profil où les placer.

Quelle période le rapport utilise-t-il par défaut?

À l'ouverture, le rapport utilise les 7 derniers jours (du début de la journée il y a 7 jours jusqu'à la fin d'aujourd'hui). Vous pouvez modifier la période en tout temps en haut du panneau de filtres à gauche.

Pourquoi un quart doit-il se situer entièrement à l'intérieur de ma période?

Un quart n'est compté que s'il commence à votre date de début ou après, et se termine à votre date de fin ou avant. Un quart qui chevauche la limite de votre fenêtre est exclu, et non compté partiellement. Si un quart semble manquant, élargissez la période pour que le quart entier s'y trouve.

Quelle est la différence entre les filtres de données et les filtres d'affichage?

Il y a deux types de filtres dans le panneau de gauche, et ils se comportent différemment.

• Les filtres de données (en haut du panneau) modifient ce que le serveur calcule. Ils ne prennent effet que lorsque vous appuyez sur Générer le rapport. Tant que vous ne le faites pas, un rappel orange vous invitant à générer le rapport pour appliquer les filtres de données reste affiché.
• Les filtres d'affichage et la recherche rapide (en bas du panneau) s'exécutent dans votre navigateur sur les lignes déjà retournées. Ils masquent des lignes, ne recalculent jamais un chiffre, et ne nécessitent pas de générer le rapport.

Le badge Résultats au-dessus du tableau correspond simplement au nombre de lignes actuellement affichées après l'application des filtres d'affichage et de la recherche rapide.

Quels filtres de données sont disponibles?

Quelle est la différence entre le filtre de données Sites et le filtre d'affichage Sites?

C'est une source de confusion fréquente, car les deux portent le nom Sites.

• Le filtre de données Sites (panneau du haut) demande à quels sites le travail appartenait. Il suit le quart.
• Le filtre d'affichage Sites (panneau du bas) demande à quels sites le profil est assigné en ce moment. Il suit le profil.

Pour un rapport historique par site, utilisez le filtre de données Sites.

Pourquoi deux administrateurs voient-ils des totaux différents pour le même rapport?

Certaines limites sont appliquées automatiquement selon votre rôle d'administrateur, de sorte que deux administrateurs peuvent voir des chiffres différents avec les mêmes réglages :

• Accès restreint aux opportunités. Si votre rôle est limité à des opportunités précises, le rapport ne compte que les quarts de ces opportunités. Si votre rôle n'est limité à aucune, le rapport ne retourne rien.
• Portée par site. À moins que votre rôle n'accorde l'accès à tous les profils, le rapport est limité aux sites auxquels vous êtes assigné. Si votre organisation a activé l'option d'afficher seulement les éléments du site, vous ne voyez que les opportunités liées à un site. Sinon, vous voyez les opportunités liées à un site ainsi que celles à l'échelle de l'organisation qui ne sont rattachées à aucun site.

Que montrent les colonnes de profil?

Les valeurs vides s'affichent comme N/A.

Que signifient les colonnes de comptage de quarts?

Chaque total ci-dessous compte des inscriptions à des quarts, et non des quarts. Si un utilisateur est inscrit à dix quarts différents, cela compte pour dix.

Deux relations sont bonnes à connaître :

• À venir plus Passés égale toujours le Total.
• Complétés plus En absence plus Annulés ne correspond pas au Total. Les absences et les annulations sont volontairement exclues du Total, et les Complétés sont un sous-ensemble du Total.

Pourquoi les Complétés, les Absences et les Annulés ne correspondent-ils pas au nombre total de quarts?

C'est normal. Le total répond à la question de savoir à quoi l'utilisateur est inscrit. Complétés, Absences et Annulés répondent à ce qui s'est passé. Les absences et les annulations sont volontairement exclues du total, et les quarts complétés sont un sous-ensemble du total (ceux pour lesquels un départ a été enregistré). Les trois ne s'additionnent donc pas pour donner le total.

Comment les heures enregistrées et les heures planifiées sont-elles calculées?

Quelques points à retenir :

• Les heures enregistrées et les quarts complétés évoluent ensemble, car les deux proviennent uniquement des inscriptions au statut Départ enregistré. Si les heures enregistrées sont à zéro alors que les quarts passés ne le sont pas, c'est qu'aucun départ n'a été enregistré pour ces quarts.
• Les heures planifiées ne comptent jamais les quarts passés. Un quart qui a déjà commencé, même d'une minute, cesse de contribuer aux heures planifiées et n'apparaît dans les heures enregistrées qu'une fois le départ de l'utilisateur enregistré. Un utilisateur peut donc afficher des quarts passés avec zéro heure planifiée et zéro heure enregistrée en même temps.

Qu'est-ce que la valeur d'impact et pourquoi pourrais-je ne pas la voir?

La valeur d'impact est la valeur estimée en dollars des heures enregistrées par un utilisateur. Il s'agit des heures enregistrées pour chaque quart complété, multipliées par le taux de valeur d'impact de l'opportunité, puis additionnées. Si aucun taux n'est défini pour l'opportunité, 30,00 par heure est utilisé.

La colonne Valeur d'impact n'apparaît que lorsque la valeur d'impact est activée pour les administrateurs de votre organisation. Lorsqu'elle est désactivée, la colonne est masquée partout : dans le tableau, dans les filtres et dans l'exportation.

Qu'est-ce que la vue Analyses?

Le sélecteur Grille et Analyses en haut du panneau de filtres bascule les mêmes données filtrées vers une répartition groupée. La vue Analyses regroupe les lignes déjà retournées par le rapport, elle est donc toujours cohérente avec le tableau.

• Grouper par : Utilisateur, Site ou Étiquettes de profil.
• Mesure : Total des heures (heures enregistrées), nombre d'heures planifiées, nombre total de quarts, quarts complétés ou profils uniques.

Que montre le pied de tableau?

La ligne fixe au bas du tableau affiche un décompte sous Prénom (le nombre d'utilisateurs actuellement affichés) et une somme pour chaque colonne de comptage, d'heures et de valeur d'impact. Elle additionne ce qui est actuellement à l'écran, donc les filtres d'affichage et la recherche rapide la modifient.

Comment exporter le rapport?

• Excel exporte les colonnes visibles, en conservant le tri à l'écran, avec le même pied de décompte et de somme. Les étiquettes de profil et les sites sont séparés de leur format en pastilles, et la valeur d'impact est formatée en devise.
• Exporter en PDF ouvre un aperçu où vous pouvez afficher, masquer et réorganiser les colonnes et définir l'orientation. Le PDF inclut la période et une liste lisible des filtres que vous avez appliqués.

Les deux exportations exigent l'autorisation d'exportation de la base de données sur votre compte d'administrateur.

Dépannage rapide

• Pourquoi un quart est-il manquant? Le plus souvent, le quart n'est pas entièrement à l'intérieur de la période, ou l'inscription est dans un statut qui ne compte pas (une candidature jamais approuvée ou une inscription refusée). Élargissez la période et vérifiez le statut de l'inscription.
• Pourquoi le nombre total de quarts et les quarts complétés diffèrent-ils? Le nombre total de quarts correspond à ce à quoi l'utilisateur est inscrit. Les quarts complétés correspondent à ceux pour lesquels un départ a été enregistré. Tout ce dont le départ n'a pas été enregistré figure dans le total, mais pas dans les complétés.
• Pourquoi les heures enregistrées sont-elles inférieures à la durée du quart? Les heures enregistrées proviennent des heures réelles d'arrivée et de départ, donc une présence plus courte affiche moins d'heures.
• Pourquoi un utilisateur a-t-il des quarts passés mais zéro heure? Aucun départ n'a été enregistré pour ces quarts. Enregistrer le départ, ou consigner des heures, remplira la colonne.
• Pourquoi deux personnes affichent-elles le même quart? Il s'agissait d'une réservation de groupe et les deux sont des profils liés à celle-ci. Chaque personne liée est créditée individuellement.
• La colonne Sites affiche un site où l'utilisateur ne travaille plus, ou en omet un où il travaillait. La colonne Sites reflète l'appartenance actuelle. Pour l'historique, utilisez le filtre de données Sites, qui suit le quart et non le profil.