L'Analytique est l'endroit où les administrateurs mesurent le rendement de leur organisation, à partir des données qui existent déjà dans Vome. Le module repose sur quatre éléments qui se combinent :
Deux écrans complètent le module. Un Guide de configuration explique comment les pièces s'assemblent, et les Tableaux de bord d'administrateur vous permettent de placer des KPI sur la page d'accueil d'autres administrateurs, en lot.
L'Analytique est réservée aux administrateurs. Les utilisateurs ne la voient jamais et ne reçoivent aucune notification de sa part.
L'Analytique est offerte avec les forfaits Entreprise et Ultime. Sur tout autre forfait, le module affiche un panneau verrouillé qui décrit la fonction et la façon de passer à un forfait supérieur. Le verrou est appliqué sur nos serveurs, donc les données restent inaccessibles autrement tant que le forfait n'est pas mis à niveau.
Chaque indicateur de suivi appartient à une seule catégorie, et cette catégorie détermine ce que vous pouvez mesurer et comment vous pouvez le filtrer. Les catégories sont :
L'indicateur de suivi est la source de données derrière tout le reste. Pour en créer un, ouvrez l'Analytique et lancez l'assistant de création, qui se déroule en trois phases :
La catégorie est choisie une seule fois et ne peut plus changer par la suite, car c'est elle qui détermine les mesures utilisées par vos KPI. Tout le reste d'un indicateur de suivi peut être modifié plus tard.
Chaque indicateur de suivi a sa propre visibilité, réglée à l'un des trois niveaux :
Ces règles sont appliquées sur nos serveurs, donc un KPI les respecte peu importe l'endroit où il apparaît.
Un KPI est un nombre unique bâti sur un indicateur de suivi, par exemple « Total des heures, ce trimestre ». Quand vous créez un KPI, vous choisissez l'indicateur de suivi qu'il lit, vous lui donnez un titre, vous choisissez la mesure, vous réglez la période, et vous ajoutez au besoin une comparaison et une cible. Un même indicateur de suivi peut porter autant de KPI que nécessaire.
Un KPI peut se lire de trois façons :
Chaque KPI lit une fenêtre que vous choisissez. Les préréglages incluent Cette année, Depuis le début de l'année, Ce trimestre, Le trimestre dernier, Ce mois-ci, Le mois dernier, Les 12 derniers mois, Les 90 derniers jours et Les 30 derniers jours, en plus d'une plage personnalisée avec vos propres dates de début et de fin.
Pour les mesures qui le permettent, vous pouvez comparer à la période précédente ou à la même période l'an dernier.
Un objectif est une cible rattachée à un KPI, avec une échéance facultative. Il produit une barre de progression, un repère indiquant le rythme à tenir, et un statut Atteint, Dans les temps ou En retard.
Avec une échéance, le rythme est évalué selon le temps écoulé. Sans échéance, un KPI qui atteint la moitié de sa cible ou plus est considéré comme dans les temps. Les objectifs apparaissent sous l'onglet Objectifs, où vous pouvez les trier par priorité, par échéance, par progression ou du plus récent.
Une vue est un tableau de bord, soit un ensemble ordonné de cartes de KPI. Vous pouvez lui donner un titre, y ajouter les KPI voulus, réorganiser les cartes, la mettre en favori et la définir comme page d'accueil à l'ouverture de l'Analytique. L'ordre des cartes est enregistré pour chaque vue, donc un même KPI peut occuper une position différente selon le tableau de bord.
Un indicateur de suivi de type Impact transforme l'activité brute en un chiffre qui reflète votre mission, par exemple « patients servis » ou « valeur livrée en dollars ». Au lieu de filtres, il se bâtit à partir de deux choses :
Pendant que vous bâtissez, un panneau « Essayer un nombre » et un aperçu en direct montrent ce que donnerait le chiffre sur des données réelles, ce qui vous permet de vérifier le calcul avant d'enregistrer. Vous réglez aussi la façon dont le chiffre final se lit, soit le nombre de décimales, la règle d'arrondi et une courte unité facultative affichée après le chiffre.
Un indicateur de suivi Rétention et attrition demande d'abord ce que « retenu » signifie pour vous : affecté à un quart, avoir enregistré des heures sur un quart, ou être présent dans la base de données. Il suit ensuite des groupes de personnes dans le temps pour montrer qui est resté et qui est parti.
Vous pouvez présenter les chiffres de trois façons :
L'aperçu de l'indicateur de suivi inclut une courbe de rétention et une vue par cohorte, chacune accompagnée d'un bandeau en langage clair qui précise exactement comment les groupes ont été bâtis.
Oui. L'onglet Tableaux de bord d'administrateur vous permet de placer des KPI sur la page d'accueil d'autres administrateurs, en lot. Vous choisissez à qui cela s'adresse (filtré par site ou par rôle), quels KPI ajouter, et ce qui doit se passer : ajouter ces KPI, les retirer, ou remplacer tout le tableau de bord. Vous pouvez aussi régler la taille des cartes et épingler les cartes pour que les destinataires ne puissent pas les retirer.
Avant tout changement, un aperçu indique exactement ce qui va se passer et combien d'administrateurs et de cartes sont touchés. Si un KPI choisi dépend d'un indicateur de suivi que certains de ces administrateurs ne peuvent pas voir, l'aperçu les nomme et propose des façons de corriger la situation.
Non. L'Analytique ne fait que lire des données qui existent déjà. Elle n'écrit dans le dossier de personne, n'envoie aucune notification et n'apparaît sur aucun écran destiné aux utilisateurs. Le seul effet à l'extérieur de l'Analytique est l'apparition d'une carte de KPI sur la page d'accueil d'un autre administrateur.
Oui. Chaque écran de liste et de détail offre un menu Exporter avec des options Excel et PDF, ainsi qu'une option de personnalisation où vous pouvez définir un titre de rapport, ajouter une note d'introduction, inclure les descriptions des KPI et choisir l'ordre des lignes. Un KPI dont le calcul n'est pas terminé est exporté comme « Non calculé » plutôt que comme une case vide ou un zéro.
Si votre organisation n'a encore aucun indicateur de suivi, l'Analytique s'ouvre sur un Guide de configuration qui présente les trois étapes : définir un indicateur de suivi, le transformer en KPI, et organiser ces KPI dans une vue. À partir de là, « Démarrer la configuration » ouvre l'assistant de création pour bâtir votre premier indicateur de suivi.