Aperçu

Les automatisations d'étape vous permettent d'associer des automatisations basées sur le temps ou sur des événements à une étape individuelle d'une séquence. Lorsqu'un utilisateur atteint cette étape, l'automatisation surveille sa progression et, lorsque sa condition est remplie, exécute automatiquement une ou plusieurs actions. Les actions comprennent l'envoi d'une notification, l'attribution ou le retrait d'étiquettes, de sites ou d'opportunités, le marquage d'un utilisateur comme inactif, son retrait de la séquence, l'archivage de son profil ou son ajout à votre base de données.

Cet article explique comment configurer les automatisations d'étape et ce que fait chaque paramètre.

1. Où configurer les automatisations d'étape?

Ouvrez une séquence en mode édition et accédez à l'étape souhaitée. Dans les paramètres de l'étape (soit la fiche d'étape intégrée, soit la fenêtre des paramètres de l'étape), vous trouverez une section Automatisations d'étape avec une action Gérer les automatisations. À partir de là, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des automatisations pour cette étape.

Remarque : une étape doit être enregistrée et publiée avant que vous puissiez y ajouter des automatisations. Si vous essayez d'en ajouter une à une nouvelle étape, un message vous invitera à enregistrer et publier l'étape au préalable.

2. Quand une automatisation s'exécute-t-elle? (Déclencheurs)

Chaque automatisation possède un déclencheur qui détermine quand elle s'exécute. Il existe trois options :

• Lorsque l'utilisateur entre dans cette étape.
• Lorsque l'utilisateur termine cette étape.
• Après que l'utilisateur est resté en attente pendant une durée donnée.

Pour les déclencheurs « entre dans cette étape » et « en attente pendant une durée », vous pouvez définir un délai ou une durée à l'aide de trois champs (jours, semaines, mois) qui sont additionnés. Pour « entre dans cette étape », laisser le délai à zéro exécute l'automatisation dès que l'utilisateur entre; une valeur positive attend cette durée après l'entrée. Pour « termine cette étape », il n'y a pas de délai; l'automatisation s'exécute à l'achèvement.

3. Une automatisation peut-elle se répéter?

Oui, mais uniquement pour le déclencheur « Après que l'utilisateur est resté en attente pendant une durée donnée ». Lorsque vous activez Répéter, l'automatisation se réexécute à un intervalle récurrent tant que l'utilisateur est toujours en attente. Vous définissez la fréquence de répétition (un nombre suivi de jours, semaines ou mois) et un nombre maximal de répétitions. Un résumé en langage clair confirme le calendrier, par exemple « Se répète toutes les 3 semaines, jusqu'à 4 fois ».

4. Quelles actions une automatisation peut-elle exécuter?

Chaque automatisation peut inclure une ou plusieurs actions. Les types d'actions disponibles sont :

• Envoyer une notification
• Retirer de cette séquence
• Archiver le profil de l'utilisateur
• Marquer comme inactif pour cette séquence
• Désattribuer des sites
• Désattribuer des opportunités
• Retirer des étiquettes de profil
• Attribuer des étiquettes de profil
• Attribuer des sites
• Attribuer des opportunités
• Ajouter à la base de données

Vous pouvez ajouter plusieurs actions à une même automatisation et les retirer au besoin.

5. Comment fonctionnent les actions de notification?

Lorsque vous choisissez Envoyer une notification, vous pouvez configurer :

• Envoyer depuis : votre domaine de courriel connecté (par défaut) ou le serveur de courriel de Vome.
• Livraison : Courriel, Notification poussée, ou Courriel et notification poussée (par défaut).
• Envoyer en tant que : lors de l'envoi depuis un domaine connecté, choisissez la boîte de réception connectée qui envoie le courriel. Il peut s'agir de vous, du coordonnateur de la séquence ou de tout autre administrateur de votre organisation.
• Utiliser un modèle de courriel enregistré : réutilisez du contenu d'une séquence à l'autre, ou choisissez « Aucun modèle » pour rédiger un objet et un corps personnalisés. Lorsqu'un modèle est sélectionné, son objet et son corps sont utilisés, et tout objet et corps personnalisés sont ignorés.
• Objet et corps du courriel : le corps est un éditeur de texte enrichi. Vous pouvez insérer des jetons de personnalisation tels que $first_name, $last_name, $sequence_title, $days_pending et $organization_name.

6. Que sont les boutons « Toujours intéressé? »?

Lors de la rédaction d'une notification, vous pouvez activer Inclure les boutons « Toujours intéressé? ». Cela ajoute les boutons « Oui, je suis toujours intéressé » et « Pas intéressé » au courriel.

• Si l'utilisateur clique sur « Oui, je suis toujours intéressé », sa réponse est enregistrée, vous êtes informé qu'il a confirmé son intérêt, et il est redirigé dans la séquence pour continuer.
• Si l'utilisateur clique sur « Pas intéressé », sa réponse est enregistrée et toutes les actions de suivi que vous avez configurées pour ce cas s'exécutent. Vous les configurez en réglant le « Quand » d'une action sur « l'utilisateur clique sur Pas intéressé ».

Si l'étape de l'utilisateur a déjà changé au moment où il clique sur le lien, la page de réponse l'informe que sa progression a déjà avancé et aucune action n'est entreprise. Ces liens sont signés et expirent après une période déterminée; un lien expiré invite l'utilisateur à se connecter pour continuer.

7. Puis-je informer le coordonnateur ou les observateurs?

Oui. Les actions de notification comprennent des interrupteurs facultatifs Informer le coordonnateur de la séquence et Informer les observateurs de la séquence, tous deux désactivés par défaut. Lorsqu'ils sont activés, ces destinataires reçoivent un court résumé indiquant que l'automatisation s'est exécutée pour l'utilisateur, et non le courriel personnalisé de l'utilisateur.

8. Que fait l'action « Archiver le profil de l'utilisateur »?

Elle présente quatre interrupteurs facultatifs que vous pouvez combiner :

• Retirer des opportunités
• Marquer comme inactif pour cette séquence
• Retirer des sites (vous pouvez limiter à des sites précis, ou laisser tout décoché pour retirer de tous les sites)
• Retirer des étiquettes de profil (vous pouvez limiter à des étiquettes précises, ou laisser tout décoché pour retirer toutes les étiquettes)

9. Qu'advient-il des automatisations lorsque je réorganise ou republie une séquence?

Les automatisations restent associées à leur étape. La réorganisation des étapes (qui modifie les numéros d'étape) maintient chaque automatisation avec son étape, et la republication d'une séquence modifiée conserve les automatisations sur les étapes existantes. La suppression d'une étape supprime aussi ses automatisations.

10. Quand les automatisations sont-elles évaluées?

Les automatisations s'exécutent lors d'un balayage récurrent en arrière-plan (environ toutes les vingt minutes) et, pour les événements immédiats, lorsqu'un utilisateur entre dans une étape ou la termine. Les automatisations ne se déclenchent pas tant qu'un utilisateur est en pause ou inactif dans une séquence. Lorsqu'un utilisateur passe à une nouvelle étape, les automatisations en attente de l'étape précédente ne s'appliquent plus, et le minutage est réinitialisé à la nouvelle étape.