Aperçu

Une règle de recrutement détermine comment une personne accède à votre opportunité : un formulaire, une demande d'approbation ou une inscription immédiate. Les automatisations permettent à cette même règle d'aller plus loin pour chaque utilisateur qu'elle admet, par exemple en ajoutant un tag à son profil, en l'affectant à un site, en l'approuvant pour des opportunités voisines ou en l'inscrivant à une séquence d'intégration. Elles sont facultatives et rangées à l'intérieur de la règle, de sorte qu'un flux simple le reste.

1. Que peut faire une automatisation de règle ?

Chaque automatisation fait l'une des choses suivantes :

• Affecter des tags de profil. Ajoute les tags choisis au profil de l'utilisateur.
• Affecter des sites. Affecte l'utilisateur aux sites choisis.
• Affecter les sites liés à cette opportunité. Affecte l'utilisateur à chaque site lié à cette opportunité ou à sa catégorie. Vous ne choisissez pas les sites : Vome les retrouve au moment où l'automatisation s'exécute.
• Affecter des opportunités. Approuve l'utilisateur pour les autres opportunités choisies.
• Affecter toutes les opportunités de cette catégorie. Approuve l'utilisateur pour toutes les autres opportunités publiées de la même catégorie.
• Affecter des séquences. Inscrit l'utilisateur aux séquences choisies.
• Ajouter à des groupes. Fait de l'utilisateur un membre actif des groupes choisis.
• Ajouter à la base de données. Crée le profil de l'utilisateur dans votre base de données s'il n'en a pas encore.

Une règle peut porter autant d'automatisations que nécessaire, et chacune possède son propre interrupteur Activé/Désactivé.

2. Comment ajouter une automatisation à une règle ?

1. Ouvrez l'opportunité et allez dans son onglet Recrutement.
2. Cliquez sur la règle à modifier, ou sur Ajouter une règle pour en créer une.
3. Sous Ce qui se passe lorsque cette règle correspond, repérez la section Automatisations, indiquée comme Facultatif.
4. Cliquez sur Ajouter une automatisation et choisissez ce qu'elle doit faire.
5. Sous Choisissez lesquels, sélectionnez les tags, sites, opportunités, séquences ou groupes. Les automatisations qui trouvent elles-mêmes leurs cibles (sites liés, catégorie entière, base de données) n'ont pas cette étape.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Une fois la règle sauvegardée, sa carte dans le flux indique combien d'automatisations elle comporte.

3. Quand les automatisations s'exécutent-elles ?

Cela dépend de l'action de la règle :

• Auto-approbation de l'opportunité et Formulaire + approbation automatique : dès que l'utilisateur est inscrit.
• Demander une approbation et Formulaire + demande d'approbation : par défaut, quand un administrateur approuve l'utilisateur.
• Soumettre un formulaire Vome : quand l'utilisateur soumet le formulaire.

Les règles avec approbation attendent celle-ci. Sur une règle qui demande une approbation, chaque automatisation propose le réglage Exécuter quand. Laissez L'utilisateur est approuvé pour ne rien affecter à une personne que vous refuserez ensuite, ou choisissez L'utilisateur postule pour ce qui doit se faire tout de suite, comme un tag de profil « Candidature reçue ». Une approbation compte quel que soit l'écran utilisé, y compris le tableau de bord de l'opportunité et l'affectation à un quart.

4. Toutes les règles peuvent-elles avoir des automatisations ?

Non. La section Automatisations est masquée sur les règles réglées sur Rediriger vers une URL externe ou Non éligible, puisque ces règles n'admettent personne. Toutes les autres actions les acceptent.

5. Quelle différence entre « Affecter des sites » et « Affecter les sites liés à cette opportunité » ?

Affecter des sites ajoute toujours les mêmes sites, ceux que vous avez choisis. Affecter les sites liés à cette opportunité suit plutôt l'opportunité : elle utilise les sites liés à l'opportunité ou à sa catégorie au moment où elle s'exécute. Si vous liez un nouveau site plus tard, les utilisateurs approuvés après ce changement y sont affectés eux aussi.

Affecter toutes les opportunités de cette catégorie fonctionne de la même façon. Elle lit la catégorie au moment de s'exécuter et ne retient que les opportunités publiées, si bien qu'un brouillon n'est jamais affecté.

Une règle, plusieurs opportunités. Comme ces deux automatisations s'adaptent à chaque opportunité, vous pouvez créer la règle une seule fois et la déployer avec l'action groupée Modifier le flux de recrutement. Chaque opportunité affecte alors ses propres sites et sa propre catégorie.

6. Que se passe-t-il si l'utilisateur a déjà le tag, le site ou l'opportunité ?

Rien ne change. Les automatisations ajoutent seulement ce qui manque et ne reviennent jamais sur une décision déjà prise par votre équipe :

• Un utilisateur refusé ou retiré d'une opportunité le reste.
• Une candidature en attente pour une autre opportunité reste en attente, et c'est au coordonnateur de l'examiner.
• Un utilisateur retiré d'un groupe n'y est pas réintégré. Une invitation ou une demande d'adhésion en cours est complétée.

Quand une automatisation approuve un utilisateur pour une autre opportunité, elle l'ajoute aussi à votre base de données, pour qu'il ne se retrouve jamais approuvé sans y figurer.

7. Les automatisations suivent-elles quand je duplique une opportunité ou que je modifie les flux en lot ?

Oui. Les automatisations font partie de la règle et la suivent partout :

• Dupliquer l'opportunité copie chaque règle avec ses automatisations.
• L'action groupée Modifier le flux de recrutement applique les règles et leurs automatisations à chaque opportunité sélectionnée.
• Les règles ajoutées lors de l'importation d'opportunités arrivent avec leurs automatisations.

8. Qui est averti ?

Les personnes qui sont déjà averties des affectations automatiques : les coordonnateurs et les observateurs d'une opportunité ou d'une séquence à laquelle l'utilisateur est ajouté, ainsi que les administrateurs d'un site auquel il est affecté. L'utilisateur ne reçoit pas de message distinct pour chaque automatisation.

9. Que se passe-t-il si je modifie ou désactive une automatisation plus tard ?

Les utilisateurs encore en attente d'approbation reçoivent l'automatisation telle qu'elle est au moment de leur approbation, et non telle qu'elle était quand ils ont postulé. Si vous la désactivez ou la retirez avant, elle ne s'exécute pas pour eux. Ce qu'une automatisation a déjà fait reste en place.

10. Où voir ce qu'une automatisation a fait ?

Le profil de l'utilisateur montre les tags, sites, opportunités, séquences et groupes ajoutés. À partir du forfait Pro, l'onglet Journal d'activité de la page Automatisations liste aussi chaque automatisation exécutée, pour qui, et si elle a réussi ou a été ignorée.

Résumé

• Les automatisations sont une partie facultative d'une règle de recrutement, sous Ce qui se passe lorsque cette règle correspond.
• Elles peuvent affecter des tags, des sites, des opportunités, des séquences et des groupes, et ajouter l'utilisateur à votre base de données.
• Les règles à approbation automatique les exécutent à l'inscription, les règles avec approbation à l'approbation (ou à la candidature, si vous le choisissez), et les règles de formulaire à la soumission.
• Les sites liés et les opportunités de toute une catégorie s'adaptent à chaque opportunité.
• Aucune décision existante n'est renversée, et tout suit lors d'une duplication, d'une modification en lot ou d'une importation.