La fonctionnalité Congé permet aux administrateurs et aux utilisateurs d'enregistrer des dates ou des plages de dates précises pendant lesquelles un utilisateur n'est pas disponible. Chaque période comporte une date de début, une date de fin (la date de fin est incluse) et une raison facultative. Un utilisateur peut avoir plusieurs périodes. Une fois ajoutée, le système aide à éviter les conflits d'horaire pendant ces dates.
Le Congé aide les administrateurs à éviter les erreurs de planification. Lorsqu'un utilisateur est marqué comme non disponible, le système le signale afin que vous ne l'affectiez pas à des quarts qui entrent en conflit avec sa période de congé. Cela vous donne aussi un aperçu rapide des personnes actuellement absentes ou dont l'absence est prévue.
Les administrateurs comme les utilisateurs peuvent ajouter ou modifier un Congé :
Les administrateurs peuvent gérer les congés directement à partir du profil d'un utilisateur.
Les utilisateurs peuvent gérer leurs propres congés à partir de la page Horaire.
Les périodes de congé sont toujours créées, modifiées et supprimées à partir du profil, et non à partir de la grille de la Base de données.
Allez à Base de données dans le menu de navigation de gauche.
Ouvrez le profil de l'utilisateur.
Cliquez sur Gérer les congés.
Ajoutez une date ou une plage de dates et indiquez une raison (facultatif).
Cliquez sur Enregistrer.
Après l'enregistrement, le système empêchera toute nouvelle affectation à des quarts comprise dans cette période de congé.
Allez à l'onglet Horaire à partir du portail web.
Cliquez sur Ajouter un congé (ou Gérer les congés si un congé a déjà été ajouté) en haut à droite de l'écran.
Choisissez une date ou une plage de dates et ajoutez une raison.
Cliquez sur Enregistrer.
Le congé est immédiatement visible par les administrateurs.
Oui. Les administrateurs comme les utilisateurs peuvent revenir à la fenêtre Gérer les congés à partir de n'importe quel profil et mettre à jour ou supprimer les entrées à tout moment.
Il empêche les nouvelles affectations pendant la période de congé, mais pas les affectations existantes.
Il ne supprime pas automatiquement les quarts déjà planifiés, sauf si l'administrateur choisit de les mettre à jour manuellement.
Remarque : selon la façon dont une période est créée et selon vos règles d'annulation, l'ajout d'une période de congé peut annuler les quarts à venir qui se chevauchent au moment où la période est créée. Ce comportement provient de la fonctionnalité Congé elle-même.
La page Base de données comprend une colonne Congé dédiée. Pour chaque utilisateur, elle affiche les périodes de congé actuelles et à venir sous forme de pastilles :
Une pastille apparaît pour chaque période en cours ou future.
Un utilisateur ayant plusieurs périodes admissibles affiche plusieurs pastilles empilées dans la cellule.
Un utilisateur sans période actuelle ou à venir affiche l'état "N/A".
Chaque pastille indique le statut et la plage de dates, la raison étant disponible comme détail complémentaire au survol. La colonne est en lecture seule. Pour faire une modification, ouvrez le profil de l'utilisateur.
La colonne affiche deux états :
En congé : la période est en cours, c'est-à-dire que la date du jour se situe entre la date de début et la date de fin.
À venir : la période n'a pas encore commencé, c'est-à-dire que la date de début est dans le futur.
Seules les périodes actuelles et à venir apparaissent. Les périodes déjà terminées ne sont pas affichées dans la colonne et ne sont pas prises en compte par les filtres de congé.
Le panneau de filtres de gauche comprend un filtre Congé avec trois options :
Actuellement en congé : affiche les utilisateurs qui ont une période en cours aujourd'hui.
Pas en congé : affiche les utilisateurs qui n'ont pas de période en cours aujourd'hui.
En congé à une date précise : fait apparaître un sélecteur de date et affiche les utilisateurs qui ont une période couvrant la date sélectionnée.
Le choix d'une date vérifie la disponibilité par rapport à cette date plutôt qu'à aujourd'hui. Effacer la date ramène le filtre à aujourd'hui. Le filtre Congé fonctionne avec tous les autres filtres actifs, de sorte que les résultats respectent tous les filtres actifs à la fois.
Afficher ou masquer : utilisez Gérer les champs pour ajouter ou retirer la colonne Congé, ou ajoutez-la à une vue personnalisée enregistrée.
Repositionner : glissez-déposez le champ dans Gérer les champs pour modifier sa place dans l'ordre des colonnes.
Trier : la colonne Congé peut être triée comme les autres colonnes.
Exporter : lorsque la grille est exportée avec la colonne affichée, le Congé est inclus dans l'exportation.
Afficher ou masquer le champ n'a d'incidence que sur votre propre grille. Cela ne modifie pas les données de congé d'un utilisateur.
Si votre accès administrateur est limité à un ensemble précis de champs de profil, la colonne Congé n'apparaît que si le Congé fait partie de vos champs autorisés. Les administrateurs ayant un accès complet aux champs de profil la verront toujours. Si vous ne la trouvez pas, vérifiez d'abord Gérer les champs, puis confirmez vos autorisations de champs auprès d'un administrateur de votre équipe.
La colonne reflète les périodes de chaque utilisateur telles qu'elles sont enregistrées pour la page Base de données. Après l'ajout, la modification ou la suppression d'une période sur le profil, la colonne se met à jour une fois que l'enregistrement sous-jacent est actualisé. D'ici là, la cellule peut afficher l'état "N/A" même si une période existe sur le profil.