Comment consigner les quarts passés de l'Annexe?

Comment consigner les quarts passés de l'Annexe?

« Affecter et consigner les quarts passés » permet à un administrateur d'ajouter un ou plusieurs profils à des quarts qui sont déjà terminés et de créditer les heures à ces utilisateurs dans la même action. Cette fonction est conçue pour les situations où l'arrivée et le départ n'ont pas été enregistrés en direct, par exemple lorsque vous notez la présence après coup ou que quelqu'un a oublié d'enregistrer les arrivées.

Comment l'ouvrir?
1. Allez à la page Horaire.
2. En haut à droite, cliquez sur Actions.
3. Ouvrez le groupe Affecter des quarts et sélectionnez Consigner les quarts passés.

Info
Cette fonctionnalité vous permet d'affecter des utilisateurs à des quarts passés qui existent déjà afin qu'ils apparaissent dans votre calendrier et que leurs heures soient consignées. Si le quart n'a jamais été créé, vous pouvez d'abord créer le quart passé, puis y affecter des utilisateurs.


Comment fonctionne la fenêtre?
Il s'agit d'un processus en deux étapes, avec un compteur au bas qui indique en tout temps combien de profils et combien de quarts vous avez sélectionnés.
  • Étape 1 : Sélectionner les profils. Choisissez un ou plusieurs profils dans votre liste d'utilisateurs. Vous pouvez filtrer, trier et utiliser Tout sélectionner. Cliquez sur Continuer une fois qu'au moins un profil est sélectionné.
  • Étape 2 : Sélectionner les quarts. Choisissez les quarts passés pour lesquels vous voulez consigner des heures, puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez utiliser Retour pour revenir à l'étape 1 à tout moment sans perdre vos sélections.

Comment puis-je contrôler quels quarts passés apparaissent?
L'étape 2 comprend une barre de filtres :
  • Date de début et Date de fin définissent la période des quarts passés affichés. Par défaut, il s'agit des 7 derniers jours jusqu'à maintenant. Vous ne pouvez pas sélectionner une date future.
  • Opportunités limite la liste à des opportunités précises. Le champ affiche « Toutes les opportunités » lorsque rien n'est sélectionné, ou « N sélectionnées » une fois votre choix fait.
  • Régénérer apparaît dès que vous modifiez un filtre par rapport à sa valeur par défaut. Cliquez dessus pour actualiser la liste des quarts selon vos filtres actuels.
  • Réinitialiser les dates apparaît après une recherche. Cette option rétablit la période et la portée des opportunités par défaut.
Info
Si vous ouvrez cet outil à partir d'un tableau de bord d'opportunité précis, la liste est verrouillée sur cette opportunité et le filtre Opportunités ne peut pas être modifié.

Que faire si le quart dont j'ai besoin n'existe pas encore?
Utilisez le bouton Créer des quarts (icône plus) dans la barre de filtres de l'étape 2 pour créer le quart passé directement, puis sélectionnez-le. Vous pouvez aussi cliquer sur l'action de modification d'une ligne de quart pour ajuster son nombre de places, ou cliquer sur une ligne pour ouvrir ses détails complets.

Comment les heures sont-elles créditées?
Lorsque vous enregistrez, chaque utilisateur sélectionné est inscrit au quart dans un état « départ enregistré », avec les heures de début et de fin du quart appliquées, de sorte qu'il est crédité de la durée complète du quart en heures consignées. Si le départ d'un utilisateur avait déjà été enregistré pour un quart, il reste tel quel et n'est ni consigné ni avisé de nouveau.

Puis-je aviser les utilisateurs que leurs heures ont été consignées?
Oui. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, une fenêtre de confirmation apparaît avec l'option « Aviser chaque utilisateur que ses heures ont été consignées », qui est activée par défaut.
  • Lorsqu'elle est activée, chaque utilisateur concerné reçoit le même avis qu'il recevrait à la fin normale d'un quart. Vous pouvez aussi ajouter un message personnalisé facultatif.
  • Lorsqu'elle est désactivée, les heures sont consignées sans avis et aucune notification n'est envoyée.
Les coordonnateurs et les observateurs ne sont jamais avisés par cette action.

Pourquoi certains quarts ont-ils été ignorés?
Après l'enregistrement, vous pourriez voir un message « Certains quarts ont été ignorés ». Les quarts sont ignorés lorsque :
  • Ils ne sont pas encore terminés. Cet outil fonctionne uniquement pour les quarts dont l'heure de fin est passée.
  • Ils entrent en conflit avec un congé d'un utilisateur (temps libre).
Les quarts ignorés sont énumérés par raison afin que vous sachiez quoi ajuster.

Qu'en est-il de la disponibilité des places?
Un quart doit avoir assez de places libres pour le nombre de profils que vous avez sélectionnés. Les quarts qui n'ont pas assez de places ne sont pas affectés et affichent un indicateur de places insuffisantes. Utilisez l'action de modification sur la ligne du quart pour augmenter le nombre de places avant d'enregistrer.

Ai-je besoin d'un forfait payant ou d'un accès particulier?
  • Cette fonctionnalité est offerte avec les forfaits payants. Avec le forfait gratuit, la sélection de Consigner les quarts passés affiche plutôt une invitation à passer à un forfait supérieur.
  • Vous avez aussi besoin de l'accès de création de quarts. Sans cet accès, l'action ainsi que le bouton Créer des quarts affichent un message d'accès restreint.

Que se passe-t-il avec les traitements de grande envergure?
Si vous consignez un grand nombre d'affectations à la fois, la demande peut être traitée en arrière-plan. Vous verrez une confirmation indiquant que le traitement est en cours, l'horaire s'actualisera, et les quarts ignorés, s'il y en a, seront signalés une fois le traitement terminé.

Info
Les utilisateurs ne voient jamais ce processus pendant qu'il a lieu. La seule chose qu'un utilisateur concerné peut recevoir est l'avis de « heures consignées » par la suite, et seulement si vous laissez cette option activée.