Comment créer et gérer des quarts de travail dans le module d'horaire de Vome

Comment créer et gérer des quarts de travail dans le module d'horaire de Vome

Comment créer et gérer des quarts de travail dans le module d'horaire de Vome

Vue d'ensemble

LeModule d'annexedans Vome permet aux administrateurs de créer, gérer et attribuer efficacement des quarts de travail aux bénévoles. Ce guide vous promènera tout au long du processus de planification des quarts de travail, de modification des horaires existants et d'aviser les bénévoles.

1. Accéder au module d'annexe

  1. Se connectervers votre compte Vome Admin.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez surHorairepour accéder à l'interface de gestion des virages.
  3. Vous verrez unVue calendrieraffichant tous les quarts de travail programmés.

2. Créer un nouveau décalage

  1. Cliquez sur le bouton " + Créer des quarts de travail " sur le haut ledans le module Schedule.
  2. Sélectionner une opportunité
  3. Entrez dans leDécalage Détails, y compris:
    • Dates & Horaires:Définissez les heures de début et de fin.
    • Nombre de bénévoles nécessaires :Définir combien de bénévoles sont requis dans le max. nombre de spots champ
    • Nom de décalage:(p. ex., " Aide à la banque alimentaire ")
    • Localisation:Précisez où le quart de travail aura lieu.
  4. Générer & Publier :Une fois tous les détails ajoutés, cliquezGénérerpour rédiger puisPublierpour mettre le quart de travail à la disposition des bénévoles.

3. Affecter des bénévoles à un quart de travail

  • Les bénévoles peuventauto-sign-uppour les quarts de travail s'ils sont publiés et ouverts.
  • Les administrateurs peuvent manuellementaffecter des bénévolespar:
    1. En cliquant sur le quart de travail dans le module Horaire.
    2. Sélectionner" Attribuer les quarts de travail à venir "et choisissant dans la liste disponible.
    3. Les administrateurs peuvent choisir d'aviser les bénévoles nouvellement affectés.

4. Modifier ou suppression d'un décalage

  1. Cliquez sur le quart de travail que vous devez mettre à jour.
  2. SélectionnerModifier les détails & paramètrespour modifier les détails (date, heure, lieu, etc.), Modifier la plage horaire ou Modifier nombre de spots.
  3. Si vous devez supprimer un quart de travail, cliquezAnnuler Maj(Remarque : Cette action peut aviser les bénévoles affectés).

5. Suivi et gestion de la fréquentation par Shift

  • Les bénévoles peuventcheck in et outen utilisant l'application mobile ou le portail Web en scannant un code QR ou via le kiosque.
  • Les administrateurs peuventmarquer manuellement la fréquentationdans le module Planifier et via l'application mobile.
  • Voir les heures de bénévolat et générerRapports de présencede la section Rapports.

6. Envoi de rappels décalés aux bénévoles

  • Vome permetrappels automatisésainsi que les bénévoles reçoivent des notifications avant leur quart de travail (48 heures avant le quart de travail et 1 heure avant).
  • UtilisationMessagerie en masse (courriels ou chatroom de discussion)dans Venez communiquer tout changement d'horaire.

Meilleures pratiques pour Shift Scheduling

✅Planifier les quarts de travail à l'avancepour s'assurer que suffisamment de bénévoles sont disponibles.
✅Encourager l'auto-inscriptionpour réduire les affectations manuelles.
✅Mettre régulièrement à jour les horairespour refléter tout changement.
✅Utiliser les rapports de quart de travailpour analyser l'engagement bénévole et optimiser la planification.