Créer et gérer des quarts dans le module Horaire de Vome

Comment créer et gérer des quarts dans le module Horaire de Vome

Comment créer et gérer des quarts dans le module Horaire de Vome

Vue d'ensemble

Le module Horaire permet aux administrateurs de créer, de gérer et d'affecter des quarts aux bénévoles. Ce guide vous accompagne dans la planification des quarts, la modification d'un horaire existant et l'envoi d'avis aux bénévoles.

1. Accéder au module Horaire

  1. Connectez-vous à votre compte administrateur Vome.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Horaire.
  3. Une vue de calendrier affiche tous les quarts déjà planifiés.

2. Créer un quart

  1. Cliquez sur + Créer des quarts, en haut du module Horaire.
  2. Sélectionnez une opportunité.
  3. Renseignez les détails du quart :
    • Dates et heures : définissez l'heure de début et l'heure de fin.
    • Nombre de bénévoles requis : indiquez-le dans le champ Nombre max. de places.
    • Nom du quart : par exemple « Aide à la banque alimentaire ».
    • Lieu : précisez où le quart se déroule.
  4. Générer et publier : une fois tous les détails saisis, cliquez sur Générer pour créer le brouillon, puis sur Publier pour rendre le quart accessible aux bénévoles.

3. Affecter des bénévoles à un quart

  • Les bénévoles peuvent s'inscrire eux-mêmes aux quarts publiés et ouverts.
  • Les administrateurs peuvent aussi affecter des bénévoles manuellement :
    1. cliquez sur le quart dans le module Horaire ;
    2. sélectionnez Affecter des quarts à venir, puis choisissez les personnes dans la liste ;
    3. vous pouvez choisir d'aviser les bénévoles nouvellement affectés.

4. Modifier ou annuler un quart

  1. Cliquez sur le quart à mettre à jour.
  2. Sélectionnez Modifier les détails & paramètres pour changer la date, l'heure, le lieu, etc., ou bien Modifier la plage horaire ou Modifier le nombre de places.
  3. Pour retirer un quart, cliquez sur Annuler le quart. Cette action peut déclencher un avis aux bénévoles affectés.

5. Suivre et gérer les présences d'un quart

  • Les bénévoles effectuent leur check-in et leur check-out depuis l'appli mobile ou le portail web, en scannant le Code QR de pointage ou en passant par la borne de pointage.
  • Les administrateurs peuvent marquer les présences manuellement depuis le module Horaire ou depuis l'appli mobile.
  • Consultez les heures de bénévolat et générez vos rapports de présence depuis la section Rapports.

6. Envoyer des rappels de quart aux bénévoles

  • Vome envoie des rappels automatiques : les bénévoles reçoivent une notification 48 heures avant leur quart, puis une autre 1 heure avant.
  • Utilisez les outils de communication de masse de Vome (courriels ou discussions) pour annoncer tout changement d'horaire.

Bonnes pratiques de planification des quarts

✅ Planifiez vos quarts à l'avance pour vous assurer d'avoir assez de bénévoles disponibles.
✅ Encouragez l'auto-inscription pour réduire les affectations manuelles.
✅ Mettez vos horaires à jour régulièrement pour refléter chaque changement.
✅ Servez-vous des rapports de quart pour analyser l'engagement des bénévoles et affiner votre planification.