Aperçu

Un profil hors ligne est une fiche que vous créez et tenez à jour vous-même, pour une personne qui n'a pas de compte Vome. Vous pouvez lui affecter des opportunités et des quarts et enregistrer ses heures exactement comme pour n'importe qui d'autre.

Ces profils existent parce qu'une bonne partie des personnes avec qui vous travaillez ne s'inscriront jamais, et vos dossiers ne devraient pas avoir de trous à leur place.

1. Quelle différence avec un utilisateur Vome ?

Qui tient la fiche à jour, et si la personne peut être jointe dans le produit.

• Utilisateur Vome : il a un compte, il se connecte, il voit ses propres quarts et ses heures, il reçoit des notifications et il peut participer aux discussions.
• Profil hors ligne : vous tenez la fiche pour lui. Tout passe par vous.

Un profil hors ligne est un profil complet pour tout ce qui compte dans vos rapports. Ce n'est pas une fiche au rabais, c'est une fiche non réclamée.

2. Comment en créer un ?

1. Allez dans Base de données depuis le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur Créer des profils en haut à droite.
3. Choisissez Un seul profil pour ajouter une personne, ou Importation en masse pour importer un fichier.

Un prénom et un nom suffisent.

3. Un profil hors ligne a-t-il besoin d'une adresse courriel ?

Non, et vous ne devez pas en inventer une.

Si la personne n'a pas d'adresse courriel, sélectionnez Ce profil n'a pas d'adresse courriel. Le profil est créé et fonctionne normalement.

N'inventez pas d'adresse fictive. D'anciennes consignes suggéraient de saisir une adresse inventée pour contourner un champ obligatoire. Ce n'est plus nécessaire, et cela cause de vrais problèmes : une adresse inventée peut appartenir à un inconnu qui recevra alors vos courriels, et cela remplit votre base de données d'adresses qui semblent utilisables sans l'être.

Une adresse courriel n'est vraiment obligatoire que si vous souhaitez inviter la personne à réclamer un compte Vome, puisque l'invitation doit bien partir quelque part.

4. Que puis-je faire avec un profil hors ligne ?

Presque tout ce que vous faites avec un utilisateur Vome, à condition que ce soit vous qui le fassiez. Depuis sa fiche, vous pouvez :

• Affecter des opportunités
• Affecter des quarts
• Appliquer des tags de profil
• Enregistrer des heures

Ses heures et sa présence comptent dans vos rapports comme celles de tout le monde.

5. Que ne recevra jamais un profil hors ligne ?

Tout ce qui suppose d'être connecté. À savoir avant de compter dessus :

• Les discussions. Seuls les utilisateurs Vome y participent, donc un appel à tous ou un rappel publié dans une discussion n'atteindra pas un profil hors ligne.
• Les annulations de quart. Lorsque vous annulez un quart, les profils hors ligne inscrits ne sont pas avertis.
• Le libre-service. Ils ne peuvent pas réserver leurs quarts, réclamer leurs heures, ni pointer eux-mêmes depuis l'application.

Le courriel est l'exception. Lorsqu'un profil hors ligne possède bien une adresse courriel, les appels à tous et les rappels de quart peuvent lui être envoyés, et vous choisissez d'écrire aux utilisateurs Vome, aux profils hors ligne, ou aux deux.

6. Peuvent-ils pointer le jour même ?

Oui, avec une borne. Une borne de présence fonctionne pour quiconque se présente, avec ou sans compte Vome, et c'est précisément sa raison d'être. C'est le code QR de présence qui ne fonctionne pas pour eux, car le scanner exige l'application mobile et un compte.

7. Que se passe-t-il lorsqu'ils rejoignent Vome ?

Vous les invitez à réclamer le profil que vous avez déjà créé, plutôt qu'à en ouvrir un nouveau.

Cette invitation vous est proposée au moment où vous créez ou importez le profil, et vous pouvez la refuser puis l'envoyer plus tard depuis la base de données. Une fois le compte réclamé, la fiche devient un utilisateur Vome et conserve son historique : ses quarts passés et ses heures l'attendent.

Si la personne s'est inscrite de son côté et que vous vous retrouvez avec deux fiches pour une seule personne, fusionnez-les plutôt que d'en supprimer une.

Résumé

• Un profil hors ligne est un profil complet que vous tenez pour une personne sans compte Vome.
• Créez-le depuis Base de données, Créer des profils, puis Un seul profil ou Importation en masse.
• Le prénom et le nom sont obligatoires, le courriel non. Sélectionnez « Ce profil n'a pas d'adresse courriel » au lieu d'en inventer une.
• Vous pouvez affecter des opportunités, des quarts et des tags, et enregistrer des heures.
• Ils sont exclus des discussions et ne reçoivent aucun avis d'annulation. Le courriel ne les atteint que s'ils ont une adresse.
• Une borne fonctionne pour eux. Le code QR de présence, non.
• Invitez-les à réclamer le profil quand ils sont prêts, et l'historique suit.