Chaque étape d'une séquence peut avoir ses propres paramètres de date d'échéance et de rappel. Cela vous permet de fixer des délais pour les utilisateurs et de recevoir des notifications automatiques lorsque des étapes sont en retard.
Lors de la configuration d'une étape, vous pouvez définir une date d'échéance en spécifiant un nombre de jours, de semaines ou de mois après l'assignation de l'étape à l'utilisateur. Par exemple, fixer une échéance à 7 jours signifie que l'utilisateur dispose de 7 jours à compter de l'assignation de l'étape pour la compléter.
Les dates d'échéance sont paramétrées au niveau de chaque étape, ce qui signifie que chaque étape d'une séquence peut avoir un délai différent.
Vous pouvez configurer un rappel qui sera envoyé automatiquement un certain nombre de jours avant la date d'échéance de l'étape. Cela envoie une notification par courriel à l'utilisateur pour l'inciter à compléter l'étape avant le délai fixé.
Lorsque la date d'échéance d'une étape est dépassée sans avoir été complétée, voici ce qui se produit :
Les notifications de retard aident votre équipe à assurer le suivi des utilisateurs qui prennent du retard dans le processus.
Les paramètres de date d'échéance et de rappel s'appliquent même aux étapes masquées pour les utilisateurs. Dans ce cas, ils sont utilisés uniquement pour le suivi administrateur et les notifications automatisées au coordinateur et aux observateurs. L'utilisateur ne verra aucune information d'échéance puisque l'étape n'est pas visible pour lui.
Il existe un paramètre de rappel d'échéance principal au niveau de la séquence. S'il est désactivé, aucun rappel ne sera envoyé pour quelque étape que ce soit dans la séquence, même si des rappels sont configurés au niveau des étapes individuelles. Assurez-vous que ce commutateur principal est activé si vous souhaitez que les rappels soient envoyés.