Comment définir ou supprimer manuellement une date d'expiration sur l'étape d'un utilisateur spécifique
En plus des politiques d'expiration automatique à l'échelle de la séquence, vous pouvez définir manuellement une date d'expiration calendaire spécifique sur l'étape d'un utilisateur individuel directement depuis la page de détails de la séquence. Cela se fait sur une base par profil et par étape, et n'affecte pas les autres utilisateurs de la séquence.
Cela est utile lorsque vous souhaitez attribuer une échéance ferme à un groupe spécifique d'utilisateurs, ou lorsque l'étape d'un utilisateur nécessite une date d'expiration personnalisée différente des autres.
Ce que l'utilisateur voit
Une fois que vous avez défini une date d'expiration manuelle sur une étape, l'utilisateur verra "Expire le [date]" sur cette étape dans sa vue de séquence. Si la date passe sans que l'étape soit complétée, l'étape est marquée comme Expirée et apparaîta dans le rapport d'expiration de la séquence.
Chemin A : Définir une expiration depuis la grille de détails de la séquence
Utilisez ceci lorsque vous devez définir ou mettre à jour la date d'expiration pour un utilisateur spécifique.
- Accédez aux Séquences et cliquez sur Gérer la séquence sur la séquence souhaitée.
- Dans la grille ou la liste, cliquez sur le profil utilisateur dont vous souhaitez mettre à jour l'étape.
- Dans le panneau latéral droit, cliquez sur Gérer l'étape actuelle.
- Dans la fenêtre de gestion des étapes, localisez le champ Date d'expiration et sélectionnez une date calendaire.
- Enregistrez. La date est stockée uniquement pour l'étape de cet utilisateur et n'a aucun impact sur les autres profils.
Chemin B : Mise à jour des expirations depuis le rapport d'expiration
Utilisez ceci lorsque vous devez mettre à jour les dates d'expiration pour plusieurs utilisateurs à la fois, ou lorsque vous passez en revue des expirations existantes.
- Sur la page de détails de la séquence, ouvrez le menu Actions en haut à droite.
- Cliquez sur Voir le rapport d'expiration.
- Le rapport liste toutes les expirations de la séquence, organisées par mois. Vous pouvez basculer entre les vues Liste et Kanban.
- Sélectionnez une ou plusieurs entrées à l'aide des cases à cocher.
- Cliquez sur Actions, puis Changer les dates, puis Mettre à jour la date d'expiration.
- Choisissez une nouvelle date calendaire et enregistrez.
Supprimer une date d'expiration
Pour supprimer une date d'expiration définie manuellement sur l'étape d'un utilisateur, suivez les mêmes étapes du Chemin B mais sélectionnez Effacer la date d'expiration plutôt que Mettre à jour la date d'expiration. Cela supprime complètement l'expiration pour les entrées sélectionnées.
En quoi cela diffère des dates d'échéance et de l'expiration automatique
Il existe trois mécanismes de dates distincts dans les séquences, et il est utile de comprendre leurs différences :
- Date d'échéance (paramètre d'étape) s'applique à tous les utilisateurs d'une étape et est définie comme un nombre relatif de jours, semaines ou mois après l'assignation de l'étape. Elle est utilisée pour les rappels d'échéance et le suivi des retards.
- Expiration automatique (paramètre de séquence) s'applique à tous les utilisateurs qui terminent la séquence et peut être définie soit comme une période relative, soit comme une date calendaire fixe. Elle expire automatiquement les étapes de documents, de vérification des antécédents et de SCORM.
- Expiration manuelle (cet article) s'applique à l'étape d'un utilisateur spécifique, définie comme une date calendaire entièrement manuelle depuis la grille de détails de la séquence. C'est le seul mécanisme qui vous permet d'attribuer une date unique à l'étape d'un utilisateur individuel.