Vome peut transformer votre liste d'opportunités en un fichier à imprimer, à afficher ou à retravailler dans un tableur. Cet article explique où trouver cette fonction, quel format choisir et ce qui se retrouve dans le fichier.

1. À quoi sert Exporter les opportunités ?

Cette fonction reprend les opportunités que vous voyez et en produit un fichier. Quatre formats sont offerts, et ils répondent à deux besoins différents.

• PDF (Babillard) et PDF (Tableau) servent à imprimer et à diffuser.
• Feuille de calcul Microsoft Excel (.xlsx) et Valeurs séparées par des virgules (.csv) servent à travailler les données.

Rien n'est modifié dans votre compte. Une exportation ne fait que lire.

2. Où est-ce que je la trouve ?

1. Allez dans Mes opportunités.
2. Cliquez sur Actions, en haut à droite.
3. Choisissez Exporter les opportunités.

La fenêtre qui s'ouvre présente vos réglages à gauche et un aperçu en direct à droite. Cet aperçu est le fichier : ce que vous voyez est ce qui sera téléchargé.

3. Quel format choisir ?

Cela dépend de qui va le lire.

• PDF (Babillard) produit une fiche par opportunité, disposée à une, deux ou trois par rangée. C'est le format à imprimer pour un babillard, un comptoir d'accueil ou un mur de centre communautaire.
• PDF (Tableau) produit une ligne par opportunité. Utilisez-le pour une référence imprimée compacte plutôt que pour quelque chose à afficher.
• Excel produit un tableur que vous pouvez trier, filtrer et modifier.
• CSV produit des colonnes en texte brut, pour charger les données dans un autre système.

4. Qu'est-ce qui distingue le babillard ?

Chaque opportunité devient une fiche portant son titre, sa catégorie, ses sites, sa description et un code QR. La personne qui se tient devant le babillard peut scanner le code avec son téléphone et arriver directement sur l'opportunité.

Sous Options de style, vous contrôlez la disposition des fiches :

• Une, deux ou trois fiches par rangée.
• Afficher le code QR, activé par défaut.
• Afficher la barre de couleur, qui imprime chaque fiche avec la couleur de son opportunité sur le dessus.
• Description complète, qui imprime toute la description au lieu des premières lignes.

Les fiches portent le code QR plutôt qu'une adresse web imprimée. Une adresse assez longue pour être réelle est trop longue à lire sur un mur, et personne ne la recopie depuis l'autre bout d'une pièce.

5. Quels champs sont inclus, et puis-je les changer ?

Oui. Ouvrez Gérer les champs dans la fenêtre d'exportation. Chaque champ possède un interrupteur pour l'afficher ou le masquer, et vous pouvez glisser les champs dans l'ordre voulu. Cet ordre devient l'ordre des colonnes dans le tableur et l'ordre d'affichage sur une fiche.

L'exportation démarre avec une sélection déjà faite, et les deux types de fichier ne démarrent pas de la même façon, volontairement :

• Un tableur démarre avec le titre, la catégorie, la description, les sites, le type de lieu, l'adresse, l'engagement, les tags, les coordinateurs, les observateurs et le lien partageable.
• Un babillard démarre avec la même liste, sans les coordinateurs ni les observateurs : des noms d'employés n'ont pas leur place sur un babillard public.

Au-delà des champs par défaut, vous pouvez ajouter le statut, la visibilité, les tags personnalisés, le lieu de rencontre, le détail de l'engagement, l'exigence d'âge, la date limite de candidature, la valeur d'impact, la date de création et l'identifiant de l'opportunité.

6. Puis-je regrouper les opportunités ?

Oui. Sous Regrouper, choisissez de regrouper par catégorie, par site, par tag d'opportunité ou par statut, ou laissez la liste sans regroupement. Le regroupement par catégorie est le choix habituel pour un babillard : tout ce qui appartient à un même programme reste ensemble.

Sur un PDF, vous disposez aussi de Commencer chaque groupe sur une nouvelle page, ce qui vous donne une page nette par catégorie, à afficher séparément.

Dans un tableur, le regroupement ajoute une colonne Groupe au lieu de lignes de titre. Des lignes de titre au milieu d'une feuille empêchent le tri et le filtrage, ce qui est généralement la raison même pour laquelle vous avez exporté un tableur.

Forfait requis : le regroupement et le filtrage par site sont offerts avec les forfaits Enterprise et Ultimate, et seulement aux administrateurs liés à plus d'un site, ou au titulaire du compte. Les autres options restent accessibles à tous.

7. Puis-je exporter seulement certaines opportunités ?

Oui, de deux façons, et elles se combinent.

L'exportation s'ouvre sur ce que vous veniez de consulter. La ligne sous le titre indique combien d'opportunités sont incluses, et un clic dessus bascule entre les opportunités de votre vue actuelle et toutes les opportunités de votre organisation.

Dans la fenêtre, Filtres permet de restreindre davantage par statut, catégorie, site, tag d'opportunité et visibilité. Vos choix sont énumérés en haut du PDF, afin que toute personne qui lit l'impression sache ce qu'elle couvre.

8. Pourquoi le lien partageable est-il vide pour certaines opportunités ?

Parce que l'opportunité n'est pas publiée. Vome ne crée un lien partageable que pour une opportunité active : les brouillons et les opportunités inactives sont donc exportés avec cette colonne vide.

Cela compte surtout pour le babillard. Filtrez sur les opportunités actives avant d'imprimer quelque chose destiné à un mur public, sinon certaines fiches porteront un code qui ne mène nulle part d'utile.

Attention : réglez le filtre de statut sur Active pour tout ce qui ira sur un babillard public. Les brouillons et les opportunités inactives n'ont pas de lien partageable, et leur code QR ne mènera le lecteur nulle part où il puisse s'inscrire.

9. Puis-je modifier le tableur et le réimporter ?

Oui, et les colonnes ont été choisies exactement pour cela. Les colonnes par défaut du tableur correspondent à celles que lit l'importateur d'opportunités : vous pouvez donc exporter vos opportunités, faire vos modifications dans Excel et les réimporter.

Si vous réordonnez ou masquez des colonnes avant d'exporter, conservez les intitulés tels quels. L'importateur se fie au texte de l'intitulé, pas à sa position.

Une idée : exporter vers Excel est un moyen rapide de revoir toutes les descriptions d'opportunité au même endroit, d'en corriger la formulation en lot et de réimporter la feuille, plutôt que d'ouvrir chaque opportunité une à une. Voyez Comment importer des opportunités à partir d'un fichier ?

10. L'exportation change-t-elle quelque chose ?

Non. Une exportation ne fait que lire vos opportunités. Masquer un champ change ce qui figure dans le fichier et rien à l'opportunité elle-même, et Réinitialiser ramène les réglages d'exportation à leur état de départ sans toucher à vos données.

Résumé

• Mes opportunités, puis Actions, puis Exporter les opportunités.
• Quatre formats : un PDF babillard avec codes QR, un PDF tableau, Excel et CSV.
• Gérer les champs décide quels champs figurent au fichier, et dans quel ordre.
• Regroupez par catégorie, site, tag d'opportunité ou statut, avec une page par groupe sur un PDF.
• L'exportation s'ouvre sur votre vue actuelle, et les filtres la restreignent davantage.
• Seules les opportunités actives ont un lien partageable : filtrez sur Active avant d'imprimer pour un babillard public.
• Les colonnes du tableur correspondent à l'importateur d'opportunités : vous pouvez exporter, modifier et réimporter.

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