Aperçu

L'intégration Blackbaud garde vos constituants Blackbaud et vos profils Vome en phase les uns avec les autres. Elle fonctionne avec Raiser's Edge NXT, Blackbaud CRM et Blackbaud Altru.

C'est une synchronisation bidirectionnelle, mais une synchronisation que vous construisez vous-même. Vous décidez quels champs circulent, dans quel sens chacun circule, quel système l'emporte quand les deux côtés ont changé, et quelles personnes passent d'un système à l'autre. Connecter les deux systèmes ne déplace aucune donnée en soi.

Une fois en marche, un changement de numéro de téléphone dans Vome atteint Blackbaud en quelques minutes, un changement fait dans Blackbaud revient de la même façon, et vos totaux de bénévolat apparaissent sur la fiche du constituant durant la nuit.

Forfait requis : l'intégration Blackbaud est offerte avec le forfait Ultimate.

Pourquoi l'utiliser

• Une seule fiche par personne dans les deux systèmes. Votre équipe de financement et votre équipe de bénévolat cessent de travailler à partir de deux listes différentes des mêmes personnes.

• Le bénévolat devient visible pour le financement. Un responsable du développement qui ouvre un constituant voit les heures effectuées, le dernier quart et le prochain quart sans quitter Blackbaud.

• Aucune exportation manuelle. Les changements circulent au fur et à mesure plutôt que dans un fichier une fois par trimestre.

• Vous décidez de ce qui est partagé. Rien ne bouge tant que vous ne l'avez pas dit, champ par champ.

Les deux couches : Champs et Flux de travail

La page de l'intégration comporte quatre onglets, et deux d'entre eux décident de ce qui se passe réellement. Comprendre la différence entre les deux répond à la plupart des questions sur ce qui s'est synchronisé ou non.

• Champs est la couche des permissions. Elle répond à une seule question : ce champ a-t-il le droit de circuler, et dans quel sens ? Un champ désactivé ne circule jamais, quoi que vous ayez configuré ailleurs.

• Flux de travail est la couche des comportements. Elle répond à une autre question : quand doit-il circuler, et pour qui ? Un flux de travail ne peut jamais faire circuler un champ que l'onglet Champs n'a pas autorisé.

Si vous n'écrivez aucun flux de travail, chaque champ que vous avez activé est synchronisé dès qu'un profil change. C'est la configuration simple, et elle est tout à fait valable. Les flux de travail servent lorsque vous voulez des conditions, par exemple n'envoyer que les personnes que votre équipe de financement a marquées.

Rien ne se synchronise tant que vous ne l'activez pas

Connecter Vome à Blackbaud établit la confiance entre les deux systèmes. Cela ne déplace aucune fiche.

Chaque champ est désactivé au départ. Vous ouvrez le champ qui vous intéresse, choisissez s'il circule vers Blackbaud, depuis Blackbaud, ou dans les deux sens, puis vous l'activez. Un champ auquel vous ne touchez jamais ne circule jamais, dans aucun sens.

Avant de lancer une synchronisation pour la première fois, utilisez Aperçu des changements. Un aperçu lit les deux systèmes et vous montre exactement quelles personnes seraient créées, associées ou ignorées, sans rien écrire dans Blackbaud. L'exécution réelle reste désactivée tant que vous n'avez pas fait au moins un aperçu.

Ce qui peut se synchroniser, et dans quel sens

Chaque champ porte son propre sens de circulation, parce que les organisations ne font pas autorité sur tous les champs de la même manière. Votre base de financement a généralement raison sur les adresses postales. Vome a toujours raison sur les heures effectuées.

• Nom, courriel, téléphone, adresse postale, date de naissance et genre. Ceux-ci peuvent circuler dans un sens ou dans l'autre, ou dans les deux.

• Archivé devient inactif. Circule uniquement vers Blackbaud. Archiver quelqu'un dans Vome peut marquer le constituant comme inactif, mais un donateur inactif ne veut jamais dire que la personne a cessé de faire du bénévolat.

• Heures de bénévolat, quarts effectués, premier et dernier bénévolat. Circulent uniquement vers Blackbaud. Vome les calcule à partir de vos quarts, donc Blackbaud n'a rien à renvoyer.

Un sens de circulation est une règle, pas une préférence. Un champ réglé sur De Vome vers Blackbaud est tout simplement invisible pour ce qui s'exécute dans l'autre sens. Il est ignoré, jamais inversé.

Quel système l'emporte

Lorsqu'un champ se synchronise dans les deux sens, vous choisissez ce qui se passe si les deux côtés ont changé depuis la dernière synchronisation :

• Vome l'emporte. La valeur de Vome écrase celle de Blackbaud.

• Blackbaud l'emporte. La valeur de Blackbaud écrase celle de Vome.

• La modification la plus récente l'emporte. La valeur modifiée en dernier est conservée.

Un champ qui ne circule que dans un sens n'a aucun conflit à résoudre, donc il n'a pas ce réglage.

Flux de travail : quand, si, alors

Un flux de travail est une règle, écrite comme une phrase. Quand quelque chose arrive, si une condition est remplie, alors fais ceci.

Quand est ce qui déclenche la règle, et cela décide aussi dans quel système la règle écrit :

• Un profil est ajouté ou mis à jour dans Vome, ou ajouté seulement. Une règle qui part de Vome écrit dans Blackbaud.

• Un constituant est ajouté ou mis à jour dans Blackbaud, ou ajouté seulement. Une règle qui part de Blackbaud écrit dans Vome.

• Chaque heure, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Une règle planifiée parcourt les personnes déjà liées et pousse vers Blackbaud. Elle ne crée jamais personne.

Si est facultatif. Les conditions testent un champ du côté d'où part la règle, donc une règle qui part de Blackbaud peut tester un champ personnalisé Blackbaud. C'est ainsi que s'écrit « seulement les constituants que nos responsables du financement ont marqués ». Laissez cette partie vide et la règle s'applique à tout le monde.

Alors est ce qu'elle fait :

• Les créer dans Blackbaud ou Créer leur profil dans Vome. Crée la fiche correspondante si elle n'existe pas encore. Un profil créé à partir de Blackbaud est hors ligne et n'est invité à rien.

• Synchroniser les champs associés. Met à jour tous les champs que vous avez activés, dans ce sens. Une seule action, quel que soit le nombre de champs.

• Définir une valeur dans Vome ou Définir une valeur dans Blackbaud. Écrit une valeur fixe que vous saisissez, au lieu de copier un champ. C'est ainsi que vous cochez votre propre case sur un profil pour indiquer que Blackbaud l'a envoyé. Cette action peut écrire dans n'importe quel champ de ce côté, et elle propose le bon contrôle selon le champ : un champ oui ou non offre deux choix, un champ de date offre un sélecteur de date.

Un flux de travail prend le relais : tant qu'aucun flux n'écoute un type de changement, chaque champ activé est synchronisé dès que ce changement se produit. Dès qu'un flux écoute, c'est lui qui décide, et un flux dont les conditions ne correspondent pas n'écrit rien du tout. Si vous voulez que la synchronisation simple continue, ajoutez Synchroniser les champs associés comme action du flux.

Comment les personnes sont associées

Les deux systèmes retrouvent la même personne par adresse courriel, dans les deux sens, et ils le font avec prudence.

En sortie vers Blackbaud :

• Si les deux fiches ont déjà été associées, ce lien est utilisé et aucune recherche n'a lieu.

• Sinon, Vome cherche dans Blackbaud cette adresse courriel exacte.

• Si exactement un constituant vivant et actif correspond, les deux sont liés.

• Si plusieurs constituants partagent l'adresse, Vome le signale comme Décision requise et ne lie personne. Deviner reviendrait à écrire les renseignements d'un utilisateur sur la fiche du mauvais donateur.

• Les constituants marqués comme décédés ne sont jamais associés. Les constituants marqués comme inactifs sont signalés plutôt que liés.

En retour depuis Blackbaud :

• Vome cherche un profil qui porte cette adresse courriel, en vérifiant à la fois l'adresse de connexion et l'adresse alternative.

• Si exactement un profil correspond, les deux sont liés et la règle s'exécute.

• Si personne ne correspond, le constituant est ignoré, à moins qu'un flux de travail ne dise Créer leur profil dans Vome.

• Si deux profils partagent l'adresse, rien n'est écrit et le conflit est signalé. Corrigez d'abord le doublon dans Vome.

Quand la synchronisation a lieu

Quatre choses déclenchent la synchronisation, et elles suivent des rythmes différents pour de bonnes raisons.

• Quand quelque chose change dans Vome. Ajouter ou modifier un profil met cette personne en file, et le changement atteint Blackbaud en cinq minutes environ.

• Quand quelque chose change dans Blackbaud. Activez Laisser Blackbaud nous envoyer les changements dans l'onglet Activité, et Blackbaud avertit Vome lorsqu'un constituant est ajouté ou modifié, lorsqu'un champ personnalisé de constituant change, et lorsqu'une adresse courriel, un numéro de téléphone ou une adresse change. Tant que cette option est désactivée, un flux de travail qui part d'un changement dans Blackbaud n'a rien pour le déclencher.

• Durant la nuit, pour vos totaux de bénévolat. Les heures et le nombre de quarts bougent chaque fois que quelqu'un saisit du temps, alors ils sont rafraîchis une fois par nuit plutôt qu'à chaque modification.

• Chaque fois que vous appuyez sur le bouton. Aperçu des changements, Lancer la synchronisation et Importer depuis Blackbaud sont toujours disponibles.

Les heures et les totaux de bénévolat dans Blackbaud

Raiser's Edge NXT n'accepte pas les feuilles de temps de bénévolat par son API. Blackbaud permet de les lire, pas de les écrire. Vome écrit donc vos totaux de bénévolat dans un champ personnalisé du constituant, qui est visible, exploitable dans les rapports et interrogeable du côté de Blackbaud.

Vous créez d'abord le champ personnalisé dans Blackbaud, puis vous le nommez dans Vome au moment d'activer l'association.

Blackbaud CRM et Altru les appellent des attributs de constituant plutôt que des champs personnalisés. Le fonctionnement est le même, à une différence près : ces deux produits ne publient pas la liste des attributs que votre organisation a créés. Au lieu d'en choisir un, vous saisissez donc le nom de la catégorie d'attribut exactement comme il apparaît dans Blackbaud, et vous indiquez à Vome quel type de valeur il contient.

Nommez d'abord le champ : une association qui écrit dans un champ personnalisé ne s'active pas tant que vous n'avez pas nommé le champ. Vome ne vous laisse pas activer une règle qui écrirait dans le vide.

Le panneau Vome dans Blackbaud

Dans Raiser's Edge NXT, l'intégration ajoute aussi un panneau Vome à la fiche du constituant, pour que votre équipe de financement voie le bénévolat sans ouvrir Vome. Cette partie existe uniquement sur Raiser's Edge NXT. Blackbaud CRM et Altru bénéficient de la synchronisation complète, y compris des heures écrites dans un attribut de constituant, mais pas du panneau. Il affiche les heures de bénévolat, les quarts effectués, le dernier et le prochain quart, ainsi que les programmes auxquels la personne participe.

Il est en lecture seule, et il montre délibérément l'activité uniquement. Les notes, les renseignements médicaux, les contacts d'urgence et les champs personnalisés restent dans Vome, parce que la personne qui lit le panneau est un utilisateur de Blackbaud et que les permissions propres à Vome ne s'appliquent pas à elle.

Avant de commencer

Il vous faut :

• Un abonnement Vome avec le forfait Ultimate

• Un compte administrateur dans Vome

• Un identifiant Blackbaud autorisé à voir et à modifier les fiches que vous voulez synchroniser. Vome ne peut faire que ce que la personne qui le connecte peut faire.

• Un administrateur de votre organisation Blackbaud qui a activé Vome dans la zone Applications de votre produit Blackbaud. Le consentement seul ne suffit pas, et c'est la raison la plus fréquente de l'échec d'une première tentative de connexion.

Comment se connecter

• Dans le menu de gauche de Vome, cliquez sur Intégrations & Applis.

• Ouvrez Blackbaud.

• Choisissez quel produit Blackbaud vous connectez : Raiser's Edge NXT, Blackbaud CRM ou Altru. Ils utilisent des API différentes, ce choix ne peut donc pas être modifié par la suite sans vous reconnecter.

• Cliquez sur Se connecter à Blackbaud. Vous êtes dirigé vers Blackbaud pour vous authentifier.

• Authentifiez-vous avec vos identifiants Blackbaud et approuvez la connexion. Choisissez l'environnement à lier si on vous le demande.

• Vous revenez dans Vome, et l'environnement apparaît sous Connexion.

• Cliquez sur Tester la connexion pour confirmer que tout fonctionne.

• Dans l'onglet Champs, ouvrez chaque champ à synchroniser, choisissez son sens de circulation et activez-le.

• Dans l'onglet Flux de travail, ajoutez un flux si vous voulez des conditions. Passez cette étape si vous voulez que tout ce qui est activé se synchronise à chaque fois.

• Si vous voulez que les changements faits dans Blackbaud atteignent Vome, ouvrez l'onglet Activité et activez Laisser Blackbaud nous envoyer les changements.

• Lancez Aperçu des changements, lisez le résultat, puis lancez la synchronisation.

Pourquoi rien ne se synchronise ?

Ouvrez l'onglet Activité et lisez Est-ce que ça fonctionne ? en haut. Cette section parcourt chaque étape entre les deux systèmes, dans l'ordre, et vous dit laquelle bloque, avec la solution à côté. Commencez par là plutôt que de deviner.

Les réponses les plus fréquentes :

• Aucun champ n'est activé. De loin la cause la plus courante. Se connecter n'est pas la même chose que synchroniser.

• Blackbaud n'a pas été invité à envoyer des événements. Un flux de travail qui part d'un changement dans Blackbaud ne peut pas s'exécuter tant que Laisser Blackbaud nous envoyer les changements n'est pas activé.

• Le champ que vous avez modifié n'est pas activé dans ce sens. Un flux qui trouve la personne mais n'écrit rien vient généralement de là.

• Personne ne correspond. Plusieurs fiches partagent cette adresse courriel, ou la personne n'existe que dans un seul système et aucun flux ne demande sa création.

• La personne n'a pas de nom de famille dans Vome. Blackbaud ne crée pas de constituant sans nom de famille.

• La connexion indique Reconnecter. Quelqu'un dans Blackbaud a peut-être désactivé l'application, ou la connexion a expiré. Cliquez sur Reconnecter.

Deux boutons du même onglet vous permettent de tester sans attendre. Exécuter maintenant traite tout ce qui est en attente du côté de Vome. Importer depuis Blackbaud lit les constituants modifiés récemment là-bas et y applique vos flux entrants, ce qui est le moyen le plus rapide de savoir si une règle fait bien ce que vous vouliez. Cette action lit seulement dans Blackbaud, vous pouvez donc l'utiliser sans risque.

Besoin d'aide ?

Si la synchronisation ne se comporte pas comme prévu, le plus rapide est de soumettre un ticket. Vous pouvez aussi nous écrire à support@vomevolunteer.zohodesk.com.

Dites-nous quel sens échoue, de Vome vers Blackbaud ou de Blackbaud vers Vome, et quel champ. Nous transmettre ce qu'indique Est-ce que ça fonctionne ? permet d'arriver à la bonne réponse beaucoup plus vite.

Résumé

• Synchronisation bidirectionnelle entre Vome et Raiser's Edge NXT, Blackbaud CRM ou Altru, avec le forfait Ultimate.

• Champs décide de ce qui a le droit de circuler et dans quel sens. Flux de travail décide quand cela circule et pour qui. Un flux ne peut jamais faire circuler un champ que vous n'avez pas activé.

• Rien ne se synchronise tant que vous n'avez pas activé un champ. Tous les champs sont désactivés au départ.

• Un sens de circulation est une règle. Un champ réglé dans un sens est ignoré par ce qui s'exécute dans l'autre sens, jamais inversé.

• Les personnes sont associées par adresse courriel, dans les deux sens. Les adresses partagées sont signalées, jamais devinées.

• Blackbaud n'avertit Vome des changements qu'une fois Laisser Blackbaud nous envoyer les changements activé.

• Les heures sont écrites dans un champ personnalisé Blackbaud, ou dans un attribut de constituant sur CRM et Altru, parce que Raiser's Edge NXT n'accepte pas les feuilles de temps de bénévolat par son API.

• Le panneau Vome dans la fiche du constituant existe uniquement sur Raiser's Edge NXT. La synchronisation elle-même fonctionne sur les trois.

• Quand quelque chose ne se synchronise pas, Est-ce que ça fonctionne ? dans l'onglet Activité nomme l'étape qui bloque.