Forfait requis : la borne de pointage est offerte avec Vome Pro et les forfaits supérieurs.

Aperçu

La borne de pointage est un lien Web que vous ouvrez sur une tablette, un ordinateur portable ou un téléphone sur place. Un administrateur la déverrouille une seule fois sur cet appareil. Ensuite, les participants y font leur check-in et leur check-out, rejoignent un quart ou commencent un quart spontané par eux-mêmes, sans se connecter à Vome. Chaque check-in et check-out est enregistré dans le profil de la personne, ce qui calcule ses heures automatiquement.

Vous pouvez créer autant de bornes que nécessaire, chacune avec ses propres paramètres. Une configuration courante : une borne par entrée, par site ou par événement, et une borne distincte pour que le personnel gère la liste des présences.

1. Que permet la borne de pointage ?

Elle transforme n'importe quel appareil doté d'un navigateur en poste de pointage libre-service. Selon vos paramètres, les participants peuvent :

• Se retrouver par leur nom ou en saisissant un code PIN personnel.
• Faire leur check-in à l'arrivée et leur check-out au départ.
• Modifier leur heure d'arrivée ou de départ, ou enregistrer leurs heures après le quart.
• Rejoindre un quart disponible s'ils ne sont pas déjà à l'horaire.
• Créer un profil de base s'ils ne figurent pas encore dans votre base de données.
• Commencer un quart spontané pour l'une de leurs opportunités approuvées.
• Scanner un code QR avec l'appli Vome pour faire leur pointage depuis leur propre téléphone.

2. Comment créer une borne ?

Ouvrez Horaire, cliquez sur Actions en bloc, puis, sous Suivi des présences, choisissez Gérer les bornes de pointage. Vous y accédez aussi depuis votre Tableau de bord, sous Raccourcis.

1. Cliquez sur + Nouvelle borne (ou sur Créez votre première borne si vous n'en avez encore aucune).
2. Parcourez les sections de paramètres dans le menu de gauche. Chacune est expliquée plus bas.
3. Vérifiez l'aperçu en direct à droite. Vous pouvez l'afficher en mode portrait ou paysage selon l'appareil utilisé.
4. Cliquez sur Générer.

De retour dans Gérer les bornes de pointage, chaque borne offre des boutons pour la dupliquer, la modifier, la supprimer, copier son lien ou l'ouvrir dans un nouvel onglet. Cliquez n'importe où sur une borne pour la modifier. La duplication est la façon la plus rapide de créer une deuxième borne qui ne diffère que par un ou deux paramètres.

3. Comment démarrer la borne sur un appareil ?

Ouvrez le lien de la borne dans le navigateur de l'appareil qui restera sur place. La première fois, la borne demande à un administrateur de démarrer la session avec son courriel et son mot de passe d'administrateur, ou avec Connexion admin avec SSO si votre organisation utilise l'authentification unique. Seuls les comptes administrateurs peuvent démarrer une borne.

Cette étape ne se fait qu'une fois par appareil. Ensuite :

• La borne reste active sur cet appareil, même après l'expiration normale de la session Vome de l'administrateur.
• L'appareil est verrouillé sur l'écran de la borne. Vos pages d'administration n'y sont pas accessibles, donc les participants ne voient rien d'autre dans Vome.
• Si un administrateur se connecte plus tard à Vome de façon habituelle sur ce même appareil, le mode borne prend fin sur cet appareil.

Attention : l'administrateur qui déverrouille la borne compte. La borne affiche seulement les quarts auxquels cet administrateur a accès. Si un administrateur de site la déverrouille, seuls les quarts de ce site apparaissent. S'il manque des quarts, faites démarrer la session par un administrateur qui y a accès.

4. À qui s'adresse la borne : aux participants ou au personnel ?

À vous de choisir. Une même borne peut être configurée selon deux points de vue très différents, et bien des organisations utilisent les deux.

Une borne libre-service pour les participants

C'est la configuration classique : une tablette à l'entrée, utilisée par les participants eux-mêmes. Comme tout le monde peut voir l'écran, vous garderez généralement les noms privés jusqu'à ce qu'une personne fasse une recherche :

• Sous Paramètres de visibilité, choisissez Afficher uniquement les noms des participants une fois qu'un participant cherche leur nom.
• Au besoin, exigez une recherche plus précise avant d'afficher des résultats : le nom complet, le prénom complet, ou au moins 3 lettres consécutives du prénom ou du nom.
• Pour les grands groupes, activez le Pavé numérique de borne pour que chacun se retrouve avec un code PIN personnel plutôt que par son nom (voir la question 6).

Une borne gérée par le personnel

La borne sert aussi de liste des présences en direct pour une personne à l'accueil, un responsable de quart qui circule avec une tablette, ou quiconque prend les présences d'un groupe. Dans ce cas, personne n'a besoin de chercher :

• Sous Paramètres de visibilité, choisissez Afficher tous les noms des participants par défaut. Chaque quart s'affiche avec la liste complète de ses participants.
• Utilisez Regrouper (par catégorie ou par opportunité) et le Tri alphabétique pour que le personnel parcoure la liste rapidement.
• Le personnel fait le check-in et le check-out des personnes à leur arrivée, directement depuis la liste.

Utilisez les deux : créez votre borne libre-service, puis cliquez sur Dupliquer pour en faire une copie destinée au personnel avec Afficher tous les noms des participants par défaut. Les deux affichent les mêmes quarts, et chaque check-in fait sur l'une apparaît sur l'autre.

5. Quels quarts s'affichent sur la borne ?

Deux sections le déterminent.

Filtrer par opportunité détermine si la borne affiche les quarts de toutes vos opportunités ou seulement ceux des opportunités que vous sélectionnez.

Quarts affichés détermine lesquels de ces quarts apparaissent, et quand. Choisissez une option :

• Afficher uniquement les quarts du jour en cours. La borne affiche les quarts du jour, chaque jour, ce qui vous permet de la créer une seule fois et d'utiliser le même lien toute l'année. Avec Actualisation automatique au jour suivant activée, la borne passe aux quarts du lendemain à l'heure que vous choisissez. Par défaut, c'est 3 h, pour que les événements qui se prolongent après minuit restent visibles.
• Afficher uniquement les quarts lorsque le portail de check-in est ouvert. Un quart n'apparaît que pendant la période où l'on peut y faire son check-in, selon la politique de check-in de chaque opportunité.
• Afficher uniquement les quarts sélectionnés. Vous choisissez des quarts précis, qui s'affichent peu importe le jour où la borne est ouverte. Cette option a priorité sur le filtre par opportunité.

Deux autres options affinent la liste :

• Quarts entièrement vacants : choisissez si les quarts sans aucun participant s'affichent. C'est utile lorsque les participants peuvent rejoindre un quart depuis la borne.
• Quarts horaires flexibles : par défaut, les quarts flexibles réservés s'affichent avec vos quarts planifiés, afin qu'on y fasse son pointage de la même façon. Vous pouvez les masquer sur une borne donnée.

6. Comment les participants se retrouvent-ils sur la borne ?

Par leur nom, par code PIN, ou les deux.

La recherche par nom suit vos Paramètres de visibilité (question 4).

Le Pavé numérique de borne permet de saisir un code PIN personnel puis de toucher Me trouver. Chaque borne offre trois modes :

• Désactivé. Recherche par nom seulement.
• Additionnel. Le pavé numérique s'ajoute à la recherche par nom, et vos paramètres de visibilité s'appliquent toujours à la recherche.
• Exclusivement. Le pavé numérique remplace complètement la recherche par nom, donc les paramètres de visibilité ne s'appliquent plus.

Les codes PIN eux-mêmes se gèrent une seule fois pour toute votre organisation. Dans Gérer les bornes de pointage, ouvrez la bannière Connexion par code PIN de borne et choisissez Gérer les paramètres du code PIN de borne. La bannière indique si les codes PIN de borne sont activés.

7. Que peuvent faire les participants une fois leur quart trouvé ?

Cela dépend de la section Présence :

• Paramètres de check-in : permettez aux participants de faire leur check-in, et au besoin de modifier leur heure d'arrivée à ce moment.
• Paramètres de check-out : permettez aux participants de faire leur check-out, et au besoin de modifier leur heure de départ.
• Modifier les heures : permettez aux participants de modifier leur heure d'arrivée ou de départ après leur check-out.
• Enregistrer des heures : permettez aux participants d'enregistrer leurs heures après la fin du quart.

Quelques étapes se font automatiquement :

• Si une personne tente de faire son check-in avant l'ouverture de la période de check-in de l'opportunité, la borne lui indique combien de temps avant le début du quart elle s'ouvre.
• Si un formulaire est exigé au check-out selon vos politiques de soumission de formulaires, la borne demande de le remplir avant de confirmer le check-out.
• Après un check-in, la borne rappelle de faire son check-out avant de partir, puis revient à l'écran de recherche pour la personne suivante.

8. Les personnes qui ne sont pas à l'horaire peuvent-elles utiliser la borne ?

Oui, si vous activez l'une de ces sections, ou les deux.

Rejoindre un quart (auto-affectation)

Ajoute un bouton Rejoindre un quart. La personne recherche son nom et, si elle figure dans votre base de données, réserve un quart disponible affiché sur la borne, puis fait son check-in. Vous choisissez si elle peut réserver seulement les quarts des opportunités affectées à son profil, ou n'importe quel quart disponible sur la borne.

Vous pouvez aussi permettre à une personne absente de votre base de données de créer un profil de base sur la borne et de rejoindre un quart. Ce qu'elle a saisi dans la recherche est déjà rempli. Elle peut ajouter un courriel et cocher Envoyez-moi un courriel pour réclamer mon compte Vome, ou cocher Je n'ai pas d'adresse courriel si elle n'en a pas. Si un profil existe déjà pour cette personne, la borne lui demande de le rechercher plutôt que d'en créer un deuxième.

Quarts spontanés

Permet de commencer un quart sur-le-champ pour toute opportunité où la personne est approuvée. Elle retrouve son nom, choisit l'opportunité et une durée prévue, et un quart flexible est créé avec son check-in déjà fait. Elle revient tout de même à la borne pour faire son check-out à la fin.

Avant l'un ou l'autre parcours, la borne vérifie si la personne est déjà inscrite à l'un des quarts affichés et lui propose plutôt d'y faire son check-in, ce qui évite les quarts en double.

9. Les participants peuvent-ils faire leur pointage depuis leur propre téléphone ?

Oui. Activez Code QR de pointage pour afficher un code QR sur la borne. Les personnes qui ont l'appli Vome le scannent pour faire leur check-in et leur check-out depuis leur téléphone, ce qui fait avancer la file aux entrées achalandées.

10. La borne reste-t-elle à jour ?

Oui. La borne se met à jour en direct : un check-in fait par un administrateur dans l'horaire ou sur une autre borne apparaît aussitôt. Si l'appareil perd sa connexion, l'indicateur Reconnexion aux mises à jour en direct… s'affiche en bas jusqu'au retour de la connexion. Avec Afficher uniquement les quarts du jour en cours, elle passe aussi au jour suivant automatiquement. Les participants peuvent afficher la borne en français ou en anglais.

11. Puis-je personnaliser l'apparence de la borne ?

Oui. Sous Contenu de la page, définissez le titre et la description affichés en haut de l'écran. Utilisez Regrouper pour regrouper les quarts par catégorie ou par opportunité (sinon, ils sont triés par heure de début, le plus proche en premier), et le Tri alphabétique pour classer les participants de chaque quart par prénom ou par nom.

12. Que faut-il prévoir avant de configurer une borne ?

• Le point de vue. Décidez si l'écran s'adresse aux participants ou au personnel, et réglez la visibilité des noms en conséquence.
• La confidentialité. Sur une borne libre-service, masquez les noms jusqu'à une recherche, exigez une recherche plus précise ou utilisez les codes PIN.
• Qui la déverrouille. La borne n'affiche que les quarts accessibles à l'administrateur qui l'a déverrouillée.
• Les événements de nuit. Réglez l'heure d'actualisation automatique après la fin de votre dernier quart.
• Les personnes sans réservation. Si des gens se présentent sans réservation, activez Rejoindre un quart, la création de profil ou les quarts spontanés.
• Une borne ou plusieurs. Des bornes distinctes par entrée, par site ou par événement gardent chaque liste courte et pertinente.
• L'appareil. Il reste déverrouillé en mode borne, alors gardez-le dans un endroit surveillé.

Résumé

• Une borne est un lien que vous ouvrez sur n'importe quel appareil. Un administrateur la déverrouille une fois, puis les participants l'utilisent par eux-mêmes.
• Elle n'affiche que les quarts auxquels l'administrateur qui l'a déverrouillée a accès.
• Configurez-la pour les participants (noms masqués jusqu'à une recherche, pavé numérique en option) ou pour le personnel (tous les noms affichés, regroupés et triés).
• Choisissez les quarts affichés : ceux du jour avec passage automatique au lendemain, seulement pendant la période de check-in, ou des quarts choisis à la main.
• Selon vos paramètres, les participants peuvent faire leur check-in et check-out, modifier leurs heures, enregistrer des heures, rejoindre un quart, créer un profil ou commencer un quart spontané.
• Les pointages se synchronisent en direct avec votre horaire et enregistrent les heures dans chaque profil automatiquement.

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