Qu’est-ce que le transfert de site ?

Le transfert de site permet à un administrateur de proposer le déplacement d’un utilisateur d’un site à un autre. Plutôt que de réaffecter l’utilisateur en silence, l’administrateur à l’origine de la demande l’envoie aux administrateurs du site destinataire, qui peuvent l’accepter, la refuser ou la réacheminer.

Un transfert de site est une proposition, et non un déplacement immédiat. Dans la plupart des cas, l’utilisateur n’est ajouté au site de destination qu’une fois la demande acceptée par un administrateur destinataire. Tant qu’une demande est en attente, l’utilisateur n’apparaît pas encore sur le site de destination.

Toutes les personnes concernées restent informées grâce aux notifications dans l’application, à une carte sur le tableau de bord, à une bannière sur le profil et à un historique d’acheminement qui accompagne la demande.

Qui peut lancer un transfert ?

Le transfert de site est une fonctionnalité destinée aux administrateurs. L’utilisateur transféré n’a aucune action à effectuer ; son appartenance au site change à la suite des décisions des administrateurs.

Un administrateur peut lancer une demande à partir de trois endroits :

• Profil détaillé de l’utilisateur – le menu d’actions en haut du profil comprend Demander un transfert de site (à côté d’actions comme Archiver). Cela vise le profil consulté.

• Base de données (liste d’utilisateurs) – après avoir sélectionné un ou plusieurs utilisateurs, la barre d’actions groupées comprend Demander un transfert de site. Cela vise tous les utilisateurs sélectionnés à la fois.

• Rapport de l’historique d’appartenance aux sites – le menu d’actions de chaque ligne comprend Demander un transfert de site pour l’utilisateur de cette ligne.

Comment envoyer une demande de transfert ?

Lorsque vous lancez un transfert, une fenêtre Demander un transfert de site s’ouvre. Vous définissez les options suivantes :

Transférer depuis le site (source)

• La liste ne contient que les sites que vous gérez.

• Si vous gérez un seul site, il est présélectionné et verrouillé.

• L’utilisateur doit déjà être membre du site que vous choisissez.

Transférer vers le site (destination)

• La liste contient tous les sites de l’organisation, sauf le site source que vous avez sélectionné.

• Ce champ devient disponible une fois qu’un site source est choisi.

Retirer du site actuel

Ceci détermine ce qu’il advient de l’appartenance de l’utilisateur au site source. Trois options sont possibles :

• Lorsque le nouveau site accepte (recommandé) – l’utilisateur est retiré du site source au moment où un administrateur destinataire accepte la demande. Il s’agit de l’option par défaut.

• Immédiatement – l’utilisateur est retiré du site source dès l’envoi de la demande. Il n’est toutefois ajouté au site de destination qu’une fois la demande acceptée.

• Ne pas retirer du site actuel – l’utilisateur n’est jamais retiré du site source. À l’acceptation, il est ajouté au site de destination tout en restant sur le site source, conservant ainsi un dossier dans les deux.

Note (facultative)

Une note en texte libre destinée aux administrateurs destinataires, visible dans l’historique d’acheminement de la demande.

Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Envoyer la demande. Pour un seul utilisateur, la fenêtre se ferme une fois l’opération réussie.

Puis-je transférer plusieurs utilisateurs à la fois ?

Oui. Lorsque vous lancez un transfert pour plusieurs utilisateurs, la même fenêtre est utilisée et indique le nombre d’utilisateurs sélectionnés. Le site source, le site de destination, l’option de retrait et la note s’appliquent à tous les utilisateurs sélectionnés.

À l’envoi, chaque utilisateur est traité individuellement :

• Une demande est créée pour chaque utilisateur admissible.

• Un utilisateur qui n’est pas membre du site source choisi est ignoré.

• Un utilisateur qui a déjà une demande en attente vers le même site de destination est ignoré.

Si tous les utilisateurs sont traités sans être ignorés, la fenêtre se ferme. Si certains utilisateurs sont ignorés, la fenêtre reste ouverte et affiche un résumé indiquant combien de demandes ont été créées et combien ont été ignorées.

Que peuvent faire les administrateurs du site destinataire ?

Les administrateurs du site de destination voient la demande en attente à trois endroits : la carte du tableau de bord, la vue détaillée de la demande et une bannière sur le profil de l’utilisateur.

Depuis la vue détaillée de la demande, un administrateur destinataire peut effectuer l’une des trois actions suivantes :

• Accepter – l’utilisateur est ajouté au site de destination. Selon l’option de retrait, l’utilisateur est aussi retiré du site source à l’acceptation, a déjà été retiré (immédiatement) ou reste sur le site source (ne pas retirer). L’administrateur à l’origine est averti et le statut de la demande devient Acceptée.

• Refuser – aucun changement d’appartenance n’a lieu. L’administrateur à l’origine est averti et le statut devient Refusée.

• Réacheminer – la demande reste en attente et sa destination est modifiée vers un autre site que gère l’administrateur répondant. Les administrateurs de la nouvelle destination sont avertis et l’historique d’acheminement enregistre le changement. Une demande ne peut pas être réacheminée vers le site source ni vers le site de destination actuel.

Un administrateur destinataire peut ajouter une note de réponse au moment d’accepter, de refuser ou de réacheminer.

💡 Remarque :
Un site de destination peut compter plusieurs administrateurs, qui reçoivent tous la demande. Le premier administrateur à répondre détermine l’issue. Par la suite, les autres administrateurs qui ouvrent la demande voient une bannière indiquant l’action déjà effectuée et qu’aucune autre action n’est requise.

Comment fonctionne la vue détaillée de la demande ?

La vue détaillée présente l’utilisateur concerné, l’administrateur à l’origine, le trajet du site source vers la destination et l’historique d’acheminement complet. La note de la demande apparaît dans l’historique d’acheminement plutôt que dans un champ distinct.

L’historique d’acheminement énumère chaque événement dans l’ordre : Créée, Réacheminée, Acceptée, Refusée et Annulée. Chaque entrée indique l’administrateur ayant agi, une note facultative et un horodatage.

La vue s’adapte selon la personne qui la consulte :

• L’administrateur à l’origine peut modifier la note et annuler la demande tant qu’elle est en attente.

• Un administrateur destinataire voit le champ de note de réponse ainsi que les actions Accepter, Refuser et Réacheminer.

• Un administrateur qui n’est ni à l’origine de la demande ni administrateur du site de destination actuel voit un message indiquant que la demande est en attente d’une réponse des administrateurs du site destinataire.

Lorsque la demande n’est plus en attente, une bannière informative indique l’issue et l’administrateur qui a effectué l’action, signalant qu’aucune autre action n’est nécessaire.

Puis-je annuler une demande que j’ai envoyée ?

Oui. Tant qu’une demande est en attente, l’administrateur à l’origine peut l’annuler depuis la vue détaillée. Après l’annulation, le statut devient Annulée, aucun changement d’appartenance n’a lieu et la demande est retirée des éléments en attente des administrateurs destinataires. La modification de la note et l’annulation sont réservées uniquement à l’administrateur à l’origine, et seulement tant que la demande est en attente.

Où puis-je suivre les transferts en attente ?

Carte Transferts de site en attente du tableau de bord

Cette carte apparaît en haut de la colonne principale du tableau de bord administrateur, au-dessus de la zone des formulaires. Elle s’affiche aux administrateurs d’un site de destination lorsqu’il y a des demandes en attente de leur action, et elle est masquée lorsqu’il n’y en a aucune. Chaque entrée indique le nom de l’utilisateur, la personne ayant demandé le transfert, les sites source et de destination, ainsi qu’une action Examiner qui ouvre la demande. Le nombre de demandes en attente apparaît dans l’en-tête de la carte.

💡 Remarque :
Les demandes que vous avez lancées n’apparaissent pas dans votre propre carte du tableau de bord, car celle-ci répertorie les demandes en attente de votre action. Vous suivez vos propres demandes grâce à la bannière sur le profil, à la vue détaillée de la demande et à la notification d’acceptation ou de refus.

Bannière de profil

Sur le profil détaillé de l’utilisateur, une bannière apparaît en haut lorsque cet utilisateur a un transfert en attente (semblable à la bannière de congé). Elle indique qui a lancé le transfert ainsi que les sites source et de destination. L’administrateur à l’origine voit une action Gérer le transfert ; les autres administrateurs concernés voient une action Examiner le transfert. Les deux ouvrent la vue détaillée de la demande.

Quelles notifications sont envoyées ?

Les notifications sont envoyées sous forme de notifications dans l’application et de notifications push. Les courriels sont désactivés par défaut pour les notifications de transfert de site.

• Transfert demandé – envoyée aux administrateurs du site de destination lorsqu’une demande est créée.

• Transfert réacheminé – envoyée aux administrateurs du nouveau site de destination lorsqu’une demande en attente leur est réacheminée.

• Transfert accepté – envoyée à l’administrateur à l’origine lorsqu’une demande est acceptée.

• Transfert refusé – envoyée à l’administrateur à l’origine lorsqu’une demande est refusée.

Si les notifications de transmission de votre organisation sont activées, la notification standard « utilisateur ajouté à votre site » est également envoyée aux administrateurs de destination au moment de l’acceptation.

Sur l’application mobile, appuyer sur une notification push de transfert ouvre l’écran détaillé de la demande. Si la demande a déjà été traitée à ce moment-là, l’écran affiche l’état traité plutôt que les commandes d’action.

Quels sont les statuts d’une demande ?

• En attente – en attente d’une décision des administrateurs du site de destination.

• Acceptée – l’utilisateur a été ajouté au site de destination.

• Refusée – la demande a été rejetée ; aucun changement d’appartenance.

• Annulée – l’administrateur à l’origine a retiré la demande ; aucun changement d’appartenance.

Bon à savoir

• Appartenance en attente ou finalisée : tant qu’une demande est en attente, l’utilisateur n’apparaît pas sur le site de destination et (sauf si vous avez choisi l’option de retrait immédiat) apparaît toujours sur le site source. L’appartenance ne reflète le transfert qu’après l’acceptation.

• Retrait immédiat : si vous choisissez de retirer l’utilisateur immédiatement, il existe un intervalle entre l’envoi et l’acceptation durant lequel l’utilisateur n’est ni sur le site source (par cette appartenance) ni sur le site de destination.

• Conserver l’utilisateur sur les deux sites : avec l’option « ne pas retirer », l’acceptation ajoute l’utilisateur à la destination tout en conservant son appartenance au site source, de sorte qu’il figure sur les deux.

• Qui peut répondre : seuls les administrateurs du site de destination actuel de la demande peuvent l’accepter, la refuser ou la réacheminer. Le réacheminement se limite aux sites que gère l’administrateur répondant.

• Demandes en double : une nouvelle demande ne peut pas être créée pour le même utilisateur vers la même destination tant qu’une demande antérieure vers cette destination est encore en attente. Dans une demande groupée, ces utilisateurs sont ignorés et comptabilisés dans le résumé.

Si vous avez besoin d’aide pour gérer les transferts de site, n’hésitez pas à contacter support@vomevolunteer.zohodesk.com.