Lorsque la réservation instantanée (Instant Book) est désactivée pour une opportunité, une réservation devient une demande que vous devez examiner avant qu'elle soit confirmée. Cet article explique ce qui se passe lorsque vous refusez une demande de quart, ce que voit l'utilisateur concerné et comment vous contrôlez s'il peut redemander le quart.

Quand le refus s'applique-t-il ?

Le refus s'applique uniquement lorsque la réservation instantanée est désactivée pour l'opportunité. Lorsqu'elle est activée, une réservation est confirmée dès qu'elle est faite, il n'y a donc aucune demande à examiner ou à refuser.

Pour cette raison :

• Le paramètre Demandes de quart refusées est grisé sur les opportunités qui utilisent la réservation instantanée.
• Les sections Demandes de quart et Demandes refusées n'apparaissent pas sur ces quarts.

Que se passe-t-il lorsqu'un utilisateur demande un quart ?

Lorsqu'une approbation est requise, la réservation est enregistrée comme une demande au statut En attente plutôt que comme une réservation confirmée.

Une demande en attente ne réserve aucune place. Elle ne compte jamais dans la capacité du quart, de sorte que le quart reste ouvert à tous pendant que vous décidez.

Où puis-je voir et traiter les demandes ?

Ouvrez le quart : la demande apparaît dans la section Demandes de quart, avec un compteur et affichée de la plus ancienne à la plus récente. Vous pouvez l'approuver ou la refuser à cet endroit, ou en traiter plusieurs à la fois à l'aide des actions groupées sur la page Opportunités.

Quelles sont mes options lorsque je refuse ?

Lorsque vous refusez une demande, vous avez trois choix :

• Ajouter un message (facultatif). Ce que vous écrivez est enregistré comme motif et inclus dans la notification si vous choisissez d'aviser l'utilisateur.
• Aviser ou non (activé par défaut). Désactivez cette option pour refuser sans aviser. Le motif reste tout de même enregistré pour votre équipe.
• Ajouter à la liste d'attente. Si le quart est complet, cette option transforme la demande en une entrée sur la liste d'attente au lieu d'un refus et envoie la notification de liste d'attente. Rien n'est enregistré comme refusé.

L'utilisateur sera-t-il avisé ?

Seulement si vous choisissez de l'aviser. Le cas échéant, l'utilisateur reçoit une seule notification par courriel, par notification poussée et dans l'application.

Si vous refusez plusieurs de ses quarts en même temps, il reçoit un seul message couvrant l'ensemble, et non un message par quart.

Deux cas n'envoient rien : les quarts déjà terminés et les utilisateurs qui ne sont plus actifs dans votre base de données.

Le refus est-il conservé au dossier ?

Oui. Le quart affiche une section Demandes refusées indiquant qui a été refusé, quel administrateur a refusé la demande, la date et le motif. Chaque ligne comprend une action Réinviter qui assigne l'utilisateur au quart directement, au cas où la situation changerait ou si le refus était une erreur.

Un utilisateur peut-il redemander le même quart ?

C'est vous qui décidez. Cela dépend du paramètre Demandes de quart refusées sur l'opportunité, que vous trouverez sous Réservations dans le flux de création et de modification, sur le tableau de bord de l'opportunité et dans l'outil de mise à jour groupée. Il existe trois options :

• Ne peut pas redemander (par défaut). Le quart cesse d'apparaître dans les quarts disponibles de l'utilisateur. S'il y accède autrement, la demande est refusée avec une explication. Idéal pour les rôles filtrés ou limités, où un refus est une décision plutôt qu'un hasard de planification.
• Peut redemander. Le quart reste disponible et l'utilisateur peut soumettre une nouvelle demande, qui arrive au statut En attente pour votre examen. Idéal pour les quarts à fort volume où les refus concernent surtout le moment choisi.
• Peut redemander s'il reste des places. L'utilisateur peut redemander tant que le quart a encore de la place. Une fois complet, une nouvelle demande est refusée parce que le quart est complet. Idéal pour les quarts populaires que vous refusez par manque de capacité et pour lesquels vous voulez laisser la porte ouverte seulement s'il reste de la place.

Le paramètre prend effet immédiatement et s'applique aux refus déjà survenus. Faire passer une opportunité de Ne peut pas redemander à Peut redemander rend à nouveau visibles les quarts précédemment refusés pour ces utilisateurs, sans que vous ayez à intervenir sur chacun.

Refuser libère-t-il une place ?

Il n'y a jamais eu de place à libérer. Les demandes en attente ne comptent pas dans la capacité, donc la disponibilité du quart est identique avant et après le refus. Seules les réservations approuvées et les présences consomment des places.

J'ai refusé quelqu'un par erreur. Puis-je annuler ?

Oui. Ouvrez le quart, trouvez l'utilisateur dans Demandes refusées et choisissez Réinviter. Cela l'assigne au quart directement plutôt que de le remettre dans la file. Cette action fonctionne quelle que soit l'option de nouvelle demande active, car le paramètre limite ce que les utilisateurs peuvent faire, jamais ce que les administrateurs peuvent faire.

Refuser une demande de quart retire-t-il l'utilisateur de l'opportunité ?

Non. Une demande de quart et une inscription à une opportunité sont deux choses distinctes. Refuser une demande de quart n'affecte que ce quart. L'approbation de l'utilisateur pour l'opportunité, ses autres quarts et sa place dans votre base de données ne sont pas touchés.

Que faire si je refuse seulement parce que le quart est complet ?

Utilisez Ajouter à la liste d'attente lorsque vous refusez. Sur un quart complet, cette option transforme la demande en une entrée sur la liste d'attente et envoie la notification de liste d'attente au lieu d'un refus, de sorte que l'utilisateur conserve sa place dans la file si un espace se libère. S'il reste de la place sur le quart, l'option de liste d'attente ne s'applique pas et le refus se poursuit normalement.

Que voit un utilisateur s'il tente de demander un quart pour lequel il a été refusé ?

Avec le paramètre par défaut, le quart ne lui est pas proposé, il n'atteint donc normalement jamais cette étape. S'il y parvient par une page périmée ou un lien direct, la demande est refusée avec un message expliquant qu'elle a été refusée et ne peut pas être soumise de nouveau. Avec l'option Peut redemander s'il reste des places, une demande sur un quart désormais complet est plutôt refusée parce que le quart est complet.