Certaines pièces doivent être collectées plus d'une fois. Un carnet de vaccination contre la grippe, une déclaration de santé annuelle, un accord de confidentialité renouvelé chaque année. Une exigence permanente vous permet de décrire qui doit la fournir et à quelle fréquence vous la collectez, pour la configurer une seule fois au lieu de modifier une date d'expiration à la main chaque année.

Rien n'est envoyé tant que vous n'avez pas ouvert un cycle. Créer un cycle ne fait que le planifier. Les personnes sont sollicitées lorsque le cycle s'ouvre réellement, soit à sa date d'ouverture, soit lorsque vous l'ouvrez vous-même.

1. Qu'est-ce qu'une exigence permanente ?

C'est une entrée d'étape que les utilisateurs doivent maintenir à jour, plutôt que fournir une seule fois. Vous y configurez deux choses :

• Personnes concernées. Le groupe auquel l'exigence s'applique.
• Quand vous la collectez. Un ou plusieurs cycles de collecte, qui peuvent se répéter chaque année.

Les deux se trouvent dans la section Exigence permanente de l'entrée, juste sous les paramètres de date d'expiration.

Un troisième panneau, dans la même section, Qui sera averti, indique qui en sera réellement informé le moment venu.

2. Comment en configurer une ?

Ouvrez l'entrée de téléversement de fichier (ou l'entrée personnalisée, ou le formulaire) que vous souhaitez collecter, puis :

1. Faites défiler jusqu'à Exigence permanente.
2. Sous Étape 1. Qui doit la fournir, laissez vide pour couvrir toutes les personnes actives de votre base de données, ou ajoutez une règle pour restreindre le groupe.
3. Sous Étape 2. Quand vous la collectez, sélectionnez Ajouter un cycle.
4. Nommez le cycle, par exemple Saison grippale 2026-27. Définissez Ouvre le, une Échéance facultative, et Ferme le.
5. Réglez Répétition sur Chaque année si l'exigence revient tous les ans.
6. Enregistrez, puis sélectionnez Ouvrir ce cycle lorsque vous êtes prêt à collecter.
7. Vérifiez Étape 3. Qui en est réellement averti avant d'ouvrir le cycle, et activez les paramètres de notification décrits ci-dessous.

Un cycle doit être rattaché à une entrée qui existe déjà, alors enregistrez d'abord une entrée toute nouvelle.

3. À qui l'exigence s'applique-t-elle ?

C'est vous qui décidez. Sans aucune règle, elle s'applique à toutes les personnes actives de votre base de données, y compris celles qui n'ont jamais été placées dans une séquence. C'est généralement ce que vous voulez pour un vaccin contre la grippe.

Pour restreindre le groupe, ajoutez une règle utilisant l'une de ces conditions :

• Seulement les personnes actives dans la base de données
• Seulement les personnes de certains sites
• Les tags de profil, en correspondance avec un seul, tous, ou aucun
• Une condition d'âge, soit une comparaison simple, soit une fourchette
• Seulement les personnes ayant terminé certaines séquences
• Seulement les personnes affectées à une opportunité

Les règles se combinent avec OU : correspondre à une seule règle suffit pour être inclus. À l'intérieur d'une même règle, toutes les conditions doivent être vraies.

Pendant que vous modifiez, un bandeau indique combien de personnes sont concernées, combien ont déjà fourni la pièce, combien sont exemptées et combien seraient sollicitées. Ce calcul est exactement celui qui s'exécute à l'ouverture d'un cycle, donc le nombre affiché est bien celui qui sera traité.

4. Que se passe-t-il à l'ouverture d'un cycle ?

Deux choses se produisent en même temps, et ensemble elles atteignent toutes les personnes concernées :

• Les personnes ayant déjà fourni la pièce voient leur dossier expirer à la date d'ouverture du cycle, ce qui fait apparaître la carte habituelle de nouvelle soumission sur leur page d'accueil.
• Les personnes n'ayant rien au dossier reçoivent une demande, qui produit la même carte.
• Les personnes dont la soumission précédente est encore en attente de vérification sont sollicitées à nouveau, car cette soumission appartient au cycle précédent. Ce qui a été envoyé après l'ouverture du cycle est laissé tranquille et reste en attente de vérification.

Personne n'est jamais sollicité deux fois. Une personne dont le dossier est à jour pour ce cycle est laissée tranquille, et une personne déjà sollicitée ne l'est pas à nouveau.

Un cycle ouvert contrôle les paramètres d'expiration au-dessus. Tant qu'un cycle est ouvert, l'expiration de l'entrée est fixée au jour d'ouverture de ce cycle. Toute règle que vous aviez définie, par exemple un an après l'achèvement, est rétablie à la fermeture du dernier cycle. Modifier cette date à la main pendant qu'un cycle est ouvert annulera l'expiration des personnes déjà sollicitées.

5. Les utilisateurs reçoivent-ils un courriel, ou voient-ils seulement une carte sur leur page d'accueil ?

Cela dépend de deux paramètres distincts, et c'est le point à bien comprendre, car chacun couvre un groupe de personnes différent.

• Les personnes n'ayant rien au dossier. Elles dépendent du paramètre du cycle lui-même, Avertir les personnes sollicitées. Désactivé, la demande apparaît quand même sur leur page d'accueil, sans courriel ni notification.
• Les personnes dont la soumission précédente a expiré. Elles dépendent des paramètres de date d'expiration situés au-dessus de la section Exigence permanente, et non du cycle. Demandez à l'utilisateur de renvoyer le fichier à la date d'expiration depuis sa page d'accueil fait apparaître la carte, et Notifiez l'utilisateur qu'il doit renvoyer le fichier à la date d'expiration envoie le courriel.

Dans un cycle saisonnier, la majorité de votre base se trouve dans le second groupe. Le paramètre du cycle, à lui seul, touche donc beaucoup moins de personnes qu'il n'y paraît.

Activer la notification du cycle ne suffit pas. Elle ne touche que les personnes qui n'ont jamais fourni cette pièce. Si Demandez à l'utilisateur de renvoyer le fichier à la date d'expiration depuis sa page d'accueil est désactivé, toute personne dont la soumission a expiré ne reçoit ni carte ni courriel, et apparaît malgré tout comme en attente dans le rapport Suivi des exigences, sans aucun moyen d'agir.

Deux autres paramètres complètent le tableau :

• Rappeler aux personnes avant l'expiration envoie un avis avant la date, pour que les personnes puissent soumettre à nouveau sans interruption.
• Notifier tous les utilisateurs dont la date d'expiration est passée, sous forme de notification unique sert de rattrapage ponctuel pour les personnes déjà en retard au moment de la configuration.

Personne ne reçoit de courriels à répétition. Chaque personne est avertie une seule fois par date d'expiration, et le rappel préalable s'efface dès qu'une pièce a réellement expiré, de sorte que les deux n'arrivent jamais ensemble.

6. Comment vérifier que tout le monde sera bien averti ?

Ouvrez Étape 3. Qui en est réellement averti dans la section Exigence permanente. Le panneau Qui sera averti lit vos paramètres actuels et indique ce qui va réellement se produire :

• Combien de personnes seront averties.
• Combien d'entre elles recevront un courriel, et non seulement une carte sur leur page d'accueil.
• Combien ne seront averties d'aucune façon.

C'est ce dernier chiffre qu'il faut surveiller, et il devrait être à zéro. Sinon, le panneau nomme les personnes concernées et explique pourquoi, presque toujours parce qu'un paramètre ci-dessus est désactivé. Mieux vaut le vérifier avant d'ouvrir un cycle qu'après.

Le panneau compte les mêmes personnes que le rapport Suivi des exigences, les deux sont donc toujours cohérents.

7. Que voient les utilisateurs ?

Une carte sur leur page d'accueil leur demandant le document, exactement comme aujourd'hui pour tout ce qui a expiré. La carte indique À renouveler lorsque leur soumission précédente a expiré, et Demandé lorsqu'ils n'ont jamais rien fourni. Ils téléversent le fichier et répondent aux questions rattachées à l'étape, en une seule fois.

Cela fonctionne sur l'application web et sur l'application mobile.

Lorsque l'entrée ne collecte aucun document, il n'y a rien à joindre et la personne la marque simplement comme terminée. Le sélecteur de fichier reste disponible si elle a quelque chose à envoyer.

Si vous avez renvoyé sa soumission pour modifications, la carte indique plutôt Modifications requises, précise ce qu'il faut changer, affiche votre note et propose un bouton Soumettre à nouveau. Voir la question 11.

8. Comment voir qui n'a pas encore fourni la pièce ?

Utilisez le rapport Suivi des exigences, dans Rapports. Contrairement au rapport Dates de téléchargement de fichiers, il liste aussi les personnes qui n'ont jamais rien soumis, et peut donc répondre à la question de savoir qui est en souffrance, et pas seulement qui a envoyé quelque chose.

Chaque personne apparaît dans l'un de ces six états :

• Non soumis. Rien n'a jamais été envoyé, ou la pièce précédente a expiré.
• En attente de révision. Un fichier a été téléversé mais n'a pas encore été vérifié.
• Modifications requises. Vous l'avez renvoyée avec une raison et attendez une version corrigée.
• Soumis. Au dossier et à jour.
• Exempté. Une règle d'exemption dispense cette personne.
• Dispensé. Un administrateur l'a dispensée pour ce cycle uniquement.

Depuis une ligne, vous pouvez réviser la soumission, la marquer comme terminée, la renvoyer pour modifications, ouvrir le fichier téléversé, ouvrir l'étape complète pour les notes, les dates et l'historique des versions, ou dispenser la personne pour ce cycle. Le rapport est limité aux sites et aux séquences auxquels vous avez accès.

9. Comment réviser une soumission sans quitter le rapport ?

Sélectionnez l'icône en forme d'œil (Réviser) à côté de l'état de la personne, ou choisissez Réviser la soumission dans le menu de la ligne. La soumission s'ouvre sur place : le fichier téléversé, le PDF signé ou les réponses au formulaire, avec les versions précédentes et l'historique de l'étape à côté. Vous pouvez la télécharger ou l'ouvrir dans un nouvel onglet depuis le haut de la fenêtre.

Vous avez ensuite deux choix :

• Approuver la marque comme terminée.
• Demander des modifications la renvoie à la personne avec une raison. Voir la question suivante.

Pour traiter tout ce qui vous attend, sélectionnez Réviser 12 soumissions (le nombre correspond à celles en attente) en haut du rapport. Après chaque décision, la soumission suivante s'ouvre d'elle-même, jusqu'à ce que s'affiche Tout est à jour. Les touches fléchées passent d'une soumission à l'autre, A approuve et R ouvre Demander des modifications.

Pour en approuver plusieurs d'un coup sans les ouvrir, cochez leurs lignes et choisissez Approuver la sélection.

10. Comment renvoyer une soumission pour modifications ?

Sélectionnez Demander des modifications dans la fenêtre de révision, ou Renvoyer pour modifications dans le menu de la ligne. Ensuite :

1. Sous Ce qu'il faut modifier, choisissez une ou plusieurs raisons : Difficile à lire, Mauvais document, Signature manquante, Informations manquantes ou Document expiré.
2. Ajoutez une note à la personne si vous voulez expliquer avec vos propres mots. Une raison, une note ou les deux suffisent. La note ne devient obligatoire que si aucune raison n'est choisie.
3. Laissez Aviser par courriel activé pour lui écrire en plus d'afficher la demande sur sa page d'accueil.
4. Vérifiez Ce que la personne verra, qui affiche son nom et exactement la carte qu'elle recevra, puis sélectionnez Renvoyer pour modifications.

Vous avez changé d'avis ? Sélectionnez Annuler sur la confirmation qui s'affiche. Le courriel attend quelques secondes avant de partir : si vous annulez à temps, la personne n'est jamais avisée.

Renvoyer une soumission ne rouvre que cette étape. La personne garde sa place dans toutes ses séquences. Pour un formulaire, sa soumission de formulaire est aussi marquée Refusé.

11. Que se passe-t-il une fois la soumission renvoyée ?

Des deux côtés, on voit toujours où en sont les choses.

• La personne voit une carte Modifications requises sur sa page d'accueil, dans l'application web et l'application mobile, avec vos raisons, votre note et un bouton Soumettre à nouveau. Les mêmes raisons s'affichent sur cette étape dans sa séquence. Si Aviser par courriel était activé, elle reçoit aussi un courriel et une notification poussée.
• Dans le rapport, la ligne affiche Modifications requises. Survolez l'état pour revoir les raisons et la note envoyées.
• Quand la personne soumet à nouveau, la ligne revient à En attente de révision avec l'étiquette Soumis à nouveau, et la personne qui l'a renvoyée reçoit un courriel avec un bouton qui ouvre la soumission dans le rapport, prête à être révisée.

La version précédente est conservée, pour comparer ce qui avait été envoyé avec ce qui l'est maintenant.

12. Puis-je réviser depuis la séquence de la personne ?

Oui. Ouvrez l'étape de la personne dans la séquence. Pour une entrée de téléversement de fichier, une entrée personnalisée ou un PDF à remplir, Aperçu du fichier ouvre la même fenêtre de révision. Pour un formulaire, c'est Voir la soumission.

Une section Révision sous le statut de l'étape affiche aussi Approuver et Demander des modifications, ainsi que la raison si vous l'avez déjà renvoyée.

13. Puis-je solliciter une seule personne, ou téléverser le fichier à sa place ?

Oui, les deux. Ouvrez le profil de la personne et dépliez Fichiers :

• Demander un téléversement de fichier la sollicite directement. Cela nécessite un compte, donc l'option n'est pas disponible sur un profil qui n'a pas encore été réclamé.
• Téléverser en leur nom vous permet de joindre le fichier vous-même, ce qui est la bonne voie pour un profil non réclamé ou pour un document reçu par courriel.

Lorsque vous avez déjà sollicité quelqu'un et que le document vous parvient autrement, chaque demande en attente dispose de sa propre action Téléverser pour eux, pour ne pas avoir à respécifier l'exigence.

Les personnes atteintes de cette façon figurent aussi dans le rapport Suivi des exigences, avec la mention Ponctuel pour les distinguer de celles qui correspondent aux règles.

14. Est-ce réservé aux téléversements de fichiers ?

Non. Les cycles, les règles d'audience et le rapport fonctionnent pour les entrées de téléversement de fichier, les entrées personnalisées et les formulaires. La révision d'une soumission, le marquage comme terminée et le renvoi pour modifications fonctionnent pour ces trois types ainsi que pour les PDF à remplir.

Les autres types d'étape, comme les vidéos, les listes de contrôle et les vérifications d'antécédents, peuvent porter des cycles et apparaître dans le rapport, mais une personne qui n'a jamais rien fourni n'a pas encore de carte à traiter sur sa page d'accueil. Pour ces types, le rapport reste utile pour voir où en sont les gens.

Une entrée personnalisée qui ne collecte aucun document peut être complétée sans joindre de fichier. Une étape comme un test auditif effectué en clinique peut donc être réglée par la personne elle-même.

15. Que se passe-t-il à la fermeture d'un cycle ?

Si le cycle se répète chaque année, le suivant est créé pour vous, avec ses dates et son nom avancés d'un an, prêt à s'ouvrir au bon moment. S'il ne se répète pas, l'entrée retrouve la règle d'expiration qu'elle avait avant le premier cycle.

Vous pouvez fermer un cycle vous-même à tout moment, ou le laisser se fermer à sa date de fermeture.

16. Qui apparaît dans le rapport si je ne configure jamais de cycle ?

Une entrée apparaît dans le rapport Suivi des exigences dès que l'une de ces conditions est vraie :

• Elle possède un cycle de collecte.
• Elle possède des règles d'audience.
• Elle a une politique d'expiration activée.
• Quelqu'un a une demande en attente la concernant.

Une organisation qui se contente de dates d'expiration simples obtient donc un rapport utile, sans configurer le moindre cycle.

Résumé

• Une exigence permanente décrit qui doit fournir une pièce et à quelle fréquence vous la collectez.
• Laissez l'audience vide et elle s'applique à toutes les personnes actives de votre base de données.
• Créer un cycle le planifie. C'est son ouverture qui sollicite les gens.
• L'ouverture d'un cycle fait expirer les soumissions antérieures et sollicite les personnes sans pièce au dossier, sans jamais solliciter deux fois la même personne.
• Un cycle annuel crée celui de l'année suivante à sa fermeture.
• Le rapport Suivi des exigences montre qui est en souffrance, y compris les personnes n'ayant jamais rien soumis.
• Révisez une soumission depuis le rapport ou depuis l'étape de la personne, puis approuvez-la ou renvoyez-la avec une raison.
• Un renvoi indique à la personne exactement quoi changer, et sa nouvelle soumission revient En attente de révision avec la mention Soumis à nouveau.
• Vous pouvez toujours solliciter une seule personne, ou téléverser le fichier à sa place, depuis son profil.
• La notification du cycle ne touche que les personnes n'ayant rien au dossier. Les paramètres d'expiration touchent toutes celles dont la soumission a expiré.
• Qui sera averti indique la couverture réelle, y compris les personnes que rien n'atteindrait.

Si vous avez une question sur cette configuration, veuillez soumettre un ticket ou nous écrire à support@vomevolunteer.zohodesk.com.