1. Qu'est-ce que les notifications d'anniversaire automatisées?

Les notifications d'anniversaire automatisées vous permettent de souligner les anniversaires de vos utilisateurs sans lever le petit doigt. Une fois configuré, Vome peut automatiquement envoyer des courriels d'anniversaire aux utilisateurs de votre base de données et/ou notifier les administrateurs lorsqu'un anniversaire survient, selon les règles que vous avez définies.

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour:

• Envoyer des vœux d'anniversaire aux utilisateurs (Utilisateurs Vome, profils hors-ligne, ou les deux)
• Notifier des administrateurs sélectionnés lorsqu'un anniversaire survient dans la portion de la base de données à laquelle ils ont accès
• Faire les deux à la fois

Prérequis: Assurez-vous que la date de naissance est collectée sur les profils. Sans la date de naissance, Vome ne peut pas planifier la notification.

2. Où puis-je configurer les notifications d'anniversaire?

1. Allez sur la page Base de données
2. Cliquez sur le menu déroulant Actions en haut à droite
3. Sous la section Notifications, sélectionnez Gérer les notifications d'anniversaire

3. Configuration à l'échelle de l'organisation ou au niveau du site?

Lorsque la fenêtre s'ouvre, vous verrez deux onglets (selon votre niveau d'accès):

Configuration à l'échelle de l'organisation: Ce paramètre s'applique à tous les profils de l'organisation. Il est géré uniquement par les titulaires du compte.

Configuration au niveau du site: Cela vous permet de créer des notifications d'anniversaire qui ciblent les utilisateurs de sites spécifiques. Chaque site peut avoir sa propre configuration et ses propres règles de destinataires.

Qui voit quoi:

• Les titulaires du compte voient les deux onglets et peuvent gérer les deux
• Les administrateurs restreints à un site voient une bannière expliquant que le paramètre à l'échelle de l'organisation est géré par les titulaires du compte, et peuvent gérer leurs paramètres au niveau du site
• Les administrateurs non liés à aucun site voient uniquement l'onglet à l'échelle de l'organisation
• Les administrateurs d'un seul site voient un onglet intitulé «Votre paramètre d'anniversaire au niveau du site»

4. Que puis-je configurer dans un paramètre de notification d'anniversaire?

Activer les notifications d'anniversaire: un interrupteur général d'activation/désactivation.

Qui doit être notifié? Choisissez l'une des trois options:

• Envoyer les courriels d'anniversaire uniquement aux profils de la base de données
• Notifier uniquement les administrateurs (aucun courriel envoyé aux profils)
• Envoyer les courriels aux profils ET notifier les administrateurs

Quels profils notifier? Utilisateurs Vome uniquement, ou Tous les profils (incluant les profils hors-ligne). Option pour inclure les profils archivés.

Quand envoyer la notification?

• Envoyer le jour de l'anniversaire: avec sélecteur d'heure dans le fuseau horaire local de chaque utilisateur
• Envoyer avant l'anniversaire: configurez les jours et heures à l'avance (ex. 1 jour, 0 heure équivaut à 24 heures avant)
• Envoyer immédiatement lorsque le profil est ajouté: utilisé pour le flux de surveillance par les administrateurs

Configuration du courriel:

• Utiliser mon domaine de courriel intégré: envoie depuis le domaine connecté à votre organisation. Nécessaire pour que les courriels apparaissent dans la boîte Notifications d'anniversaire de /emails.
• Utiliser le serveur de courriel de Vome: Vome envoie en votre nom. Recommandé si votre base de données est fragmentée par les permissions ou par sites.

Qui doit envoyer le courriel? (lorsque le domaine intégré est utilisé): Moi ou un autre administrateur sélectionné.

Contenu du courriel: Choisissez un modèle existant ou créez-en un nouveau. Définissez l'objet et le corps du message. Option pour inclure une signature. Utilisez des balises de fusion dynamiques comme {{first_name}}, {{last_name}}, {{email}}, $first_name, $last_name.

Observateurs d'anniversaire (lorsque les administrateurs sont destinataires): Sélectionnez les administrateurs qui recevront des notifications. Les administrateurs ne seront notifiés que pour les profils situés dans leur niveau d'accès à la base de données.

5. Comment fonctionnent les règles de destinataires au niveau du site?

Les paramètres au niveau du site incluent un bloc supplémentaire de Règles de destinataires que les paramètres à l'échelle de l'organisation n'ont pas.

Les règles utilisent une logique OU: un utilisateur correspondant à n'importe quelle règle active recevra la notification.

Si aucune règle n'est ajoutée, le paramètre envoie à TOUS les utilisateurs de l'organisation correspondant à la portée de destinataires ci-dessus.

Conditions de règle disponibles:

• Doit être actif dans la base de données
• Doit être lié à des sites spécifiques
• Doit avoir une opportunité approuvée
• Doit avoir terminé une séquence
• Correspondance par étiquettes de profil: correspondre à n'importe laquelle, correspondre à toutes, ou exclure
• Condition d'âge: inférieur à, inférieur ou égal à, égal à, supérieur ou égal à, ou supérieur à un âge cible, avec des options pour inclure, exclure ou ignorer les profils dont la date de naissance est inconnue
• Doit avoir un autre rôle sous la même opportunité

6. À quoi sert «Site lié» sur un paramètre au niveau du site?

Lier un paramètre à un site le rend visible et gérable par les administrateurs de ce site. Cela ne filtre PAS automatiquement les destinataires.

Si vous voulez contrôler qui reçoit réellement la notification dans un site, utilisez le bloc Règles de destinataires. Le lien et le ciblage des destinataires sont deux mécanismes distincts.

7. Comment personnaliser le message d'anniversaire?

Utilisez des balises de fusion dynamiques dans l'objet et le corps du courriel. Elles sont remplacées par les informations de chaque utilisateur au moment de l'envoi. Les balises prises en charge incluent:

• {{first_name}} et {{last_name}}
• {{email}}
• $first_name et $last_name

8. Comment voir les notifications planifiées ou envoyées?

Vue par paramètre (niveau du site): Chaque paramètre au niveau du site expose une vue Notifications planifiées qui affiche l'historique des notifications planifiées et envoyées par ce paramètre. Filtres disponibles: Statut (En attente, Envoyé, Échec, ou Annulé), Année, Date planifiée.

Boîte /emails à l'échelle de l'organisation: Depuis la page Courriels, ouvrez la boîte Notifications d'anniversaire. Elle affiche tous les courriels automatisés envoyés via votre domaine de courriel intégré. Filtres: Date d'envoi, Expéditeur, Statut (Envoyé, En attente, Échec).

Mise en garde importante: La boîte /emails n'affiche que les courriels envoyés via votre domaine de courriel intégré. Les courriels envoyés via les serveurs de Vome n'y apparaîtront pas.

9. Résumé rapide du flux administrateur

1. Assurez-vous que la date de naissance est collectée sur les profils
2. Allez à Base de données > Actions > Gérer les notifications d'anniversaire
3. Choisissez l'onglet À l'échelle de l'organisation ou Niveau du site
4. Activez le bouton Activer, puis choisissez destinataires, minutage, expéditeur et modèle
5. Pour les paramètres au niveau du site, ajoutez des Règles de destinataires
6. Enregistrez
7. Pour vérifier les envois après coup, allez dans la boîte Courriels > Notifications d'anniversaire (disponible uniquement si le domaine de courriel intégré a été sélectionné comme expéditeur)