1. Qu'est-ce qu'une politique de notification de quart?

Une politique de notification de quart est un ensemble réutilisable de règles de notification qui automatise la communication avec les utilisateurs avant, pendant et après leurs quarts.

Au lieu d'envoyer manuellement des rappels, vous configurez une politique une seule fois et l'associez à vos quarts. Vome se charge ensuite de la messagerie automatiquement selon les règles que vous avez définies.

Les politiques peuvent inclure:

• Des notifications par défaut intégrées (rappels à intervalles définis)
• Un nombre illimité de notifications personnalisées avec un minutage et un ciblage précis

2. Où puis-je créer ou gérer les politiques de notification?

Vous pouvez accéder aux politiques depuis n'importe quelle fenêtre de création ou de modification de quart.

1. Lors de la création d'un nouveau quart, vous verrez «Politique de notification de quart»
2. Cliquez sur Gérer les politiques au bas du menu déroulant
3. Cliquez sur + Nouvelle politique pour en créer une nouvelle

Depuis la fenêtre Gérer les politiques, vous pouvez également modifier, dupliquer ou supprimer des politiques existantes.

3. Quelles sont les notifications par défaut incluses dans une politique?

Chaque nouvelle politique comprend trois notifications par défaut intégrées qui sont activées par défaut:

• Rappel 48 heures: envoyé 48 heures avant le début du quart
• Rappel 1 heure: envoyé 1 heure avant le début du quart
• 15 minutes avant la fin du quart: envoyé 15 minutes avant la fin du quart, rappelant aux utilisateurs de se déclarer sortants et d'enregistrer leurs heures

Vous pouvez activer ou désactiver chacune d'elles individuellement dans la politique.

Remarque: Si aucune politique de notification n'est associée à un quart, ces trois notifications par défaut sont tout de même envoyées automatiquement par Vome. Lorsqu'une politique est appliquée, les paramètres de cette politique remplacent les valeurs par défaut.

4. Puis-je créer des notifications personnalisées au-delà des trois par défaut?

Oui. Dans n'importe quelle politique, vous pouvez ajouter autant de notifications personnalisées que nécessaire.

Chaque notification personnalisée vous permet de définir:

• Un titre (pour identification interne)
• Quand elle est déclenchée
• Qui la reçoit (selon le statut du participant)
• Comment elle est livrée (courriel, notification poussée, ou les deux)
• Ce que dit le message

Les notifications personnalisées sont envoyées en plus de toute notification par défaut activée dans la même politique.

5. Quand une notification personnalisée peut-elle être déclenchée?

Vous choisissez un déclencheur de minutage pour chaque notification personnalisée:

• Une fois réservé: déclenché immédiatement lorsqu'un utilisateur est ajouté au quart
• Avant le début: déclenché un certain temps avant le début du quart
• Après le début: déclenché un certain temps après le début du quart
• Avant la fin: déclenché un certain temps avant la fin du quart
• Après la fin: déclenché un certain temps après la fin du quart

Pour les déclencheurs basés sur le temps, vous précisez le décalage en jours, heures et minutes.

6. Comment fonctionne le déclencheur «Une fois réservé»?

Lorsque vous sélectionnez Une fois réservé, la notification est déclenchée dès qu'un utilisateur est ajouté au quart.

Vous disposez d'options supplémentaires pour ce type de déclencheur:

• Envoyer lorsqu'un administrateur assigne le quart: déclenché lorsqu'un administrateur assigne manuellement un utilisateur
• Envoyer lorsque l'utilisateur se réserve lui-même: déclenché lorsqu'un utilisateur réserve le quart par lui-même
• Envoyer une seule fois par opération en lot: lorsqu'un administrateur assigne plusieurs quarts à la fois, une seule notification est envoyée au lieu d'une par quart
• Retarder la notification: ajoute un délai après la réservation avant l'envoi de la notification

Vous pouvez activer toute combinaison de ces options.

7. Puis-je contrôler qui reçoit une notification personnalisée?

Oui. Chaque notification personnalisée comprend un filtre de statut de participant. Vous pouvez limiter la livraison aux utilisateurs qui ont des statuts spécifiques au moment où la notification est déclenchée.

Les statuts disponibles incluent Réservé, Présence confirmée, Pointage d'entrée actif, Pointage de sortie actif, Heures demandées, Annulé, et d'autres. Les statuts disponibles pour le filtrage varient selon le minutage du déclencheur sélectionné.

8. Quelles méthodes de livraison sont disponibles?

Pour chaque notification personnalisée, vous choisissez l'une des options suivantes:

• Courriel uniquement
• Notification poussée uniquement
• Courriel et notification poussée

9. Quelles options de courriel sont disponibles lors de l'envoi par courriel?

Vous avez deux options:

Option 1: Utiliser votre domaine de courriel intégré

La notification est envoyée depuis l'adresse courriel connectée à votre organisation. Vous sélectionnez un modèle depuis votre bibliothèque de modèles de courriel. Vous pouvez aussi activer une solution de repli vers le serveur de Vome si votre courriel intégré est indisponible.

Option 2: Utiliser le serveur de courriel de Vome

La notification est envoyée depuis les serveurs de Vome. Vous rédigez une ligne d'objet et un corps de message personnalisés directement dans l'éditeur de notification.

Vous pouvez également choisir si la notification est envoyée depuis le courriel du coordonnateur du quart ou depuis le courriel de l'administrateur qui a créé la politique.

10. Puis-je utiliser des variables dynamiques pour personnaliser le contenu des notifications?

Oui. Lors de la rédaction du contenu d'une notification, vous pouvez insérer des variables de fusion qui se remplissent automatiquement avec des données réelles au moment de l'envoi.

Les variables disponibles incluent:

• $first_name et $last_name: le nom de l'utilisateur
• $shift_title et $shift_description
• $opportunity_title et $category_title
• $shift_date, $shift_start_time et $shift_end_time
• $shift_location

11. Puis-je associer la même politique à plusieurs quarts?

Oui. Les politiques sont entièrement réutilisables. Sélectionnez la même politique dans le menu déroulant Politique de notification pour autant de quarts que vous le souhaitez.

Si vous mettez à jour une politique, les changements s'appliquent à tous les quarts qui l'utilisent.

12. Puis-je appliquer ou retirer une politique sur plusieurs quarts à la fois?

Oui. Utilisez la fonctionnalité Modification de masse des quarts pour sélectionner plusieurs quarts à la fois. À partir de là, vous pouvez appliquer une politique de notification à tous les quarts sélectionnés ou cocher Retirer la politique de notification pour la supprimer de tous en même temps.

13. Que se passe-t-il si je supprime une politique déjà associée à des quarts?

La politique est immédiatement retirée de tous les quarts publiés qui l'utilisent. Ces quarts reviennent alors au comportement de notification par défaut de Vome (les rappels standard de 48 heures, 1 heure et 15 minutes).

14. Puis-je dupliquer une politique existante?

Oui. Dans la fenêtre Gérer les politiques, cliquez sur l'icône de copie à côté de n'importe quelle politique. Un double est créé avec «- Copie» ajouté au nom, et il s'ouvre dans l'éditeur afin que vous puissiez y apporter des modifications avant de l'enregistrer.

15. Puis-je voir quels courriels de notification ont été envoyés?

Oui. Allez dans la section Courriels de Vome et sélectionnez Notifications de quart dans la barre latérale gauche. Cette vue affiche tous les courriels de notification automatisés envoyés via votre domaine de courriel intégré.

Remarque: Cette vue n'affiche que les courriels envoyés via votre domaine de courriel intégré. Les courriels envoyés via les serveurs de Vome n'apparaissent pas ici.

16. Les utilisateurs peuvent-ils se désinscrire des notifications de quart?

Oui. Les utilisateurs peuvent se désinscrire des notifications depuis les paramètres de leur compte personnel. Cela s'applique aux notifications par défaut comme aux notifications personnalisées.