Les statuts d'étape personnalisés vous permettent de suivre où une personne en est réellement dans une étape de séquence, avec vos propres mots. Une étape de vérification des antécédents qui resterait autrement En attente pendant deux semaines peut afficher Lancée, puis En attente de références, puis Approuvée. Vous créez les statuts, vous décidez à quelles étapes ils s'appliquent, et Vome conserve l'historique de chaque changement.

Forfait requis : Les statuts d'étape personnalisés sont offerts avec les forfaits Pro, Enterprise et Ultimate. Avec le forfait gratuit, vous conservez les statuts d'étape intégrés de Vome sur chaque étape.

1. Qu'est-ce qu'un statut d'étape personnalisé ?

C'est un libellé que votre organisation crée et qu'un administrateur applique au dossier d'une personne pour une étape précise. Il s'ajoute aux statuts que Vome fournit déjà, qui varient selon le type d'étape :

• En attente, avant que la personne ait fait quoi que ce soit.
• Téléversé, Soumis, Regardé ou Signé, selon ce que l'étape demande.
• Terminé, une fois l'étape achevée.
• Expiré, calculé à partir de la date d'expiration de l'étape.
• Exempté, lorsque la personne a été dispensée de l'étape.

Ces statuts couvrent ce que Vome peut observer. Un statut personnalisé couvre ce que seule votre équipe sait. Exemples courants :

• Une vérification des antécédents envoyée dont le résultat n'est pas encore revenu.
• Un document téléversé, mais dans la mauvaise version.
• Une entrevue fixée mais pas encore tenue.
• Un fichier en attente de révision par une deuxième personne.

2. Qui voit un statut personnalisé ?

Les administrateurs. Seul un administrateur peut en définir un, et par défaut seuls les administrateurs le voient : la personne concernée continue de voir le statut standard sur sa propre vue de la séquence.

Chaque statut possède l'option Afficher ce statut à l'utilisateur, désactivée par défaut, qui marque ce statut comme partageable plutôt qu'interne. Laissez-la désactivée pour tout ce que vous ne voudriez pas voir lu par la personne, par exemple Relancer ou En attente d'une référence.

Par défaut : un nouveau statut personnalisé est interne. C'est voulu, afin que vous puissiez écrire franchement pour votre équipe sans vous demander qui d'autre le lira.

3. Comment créer un statut ?

Deux chemins, pour le même résultat.

Depuis l'entrée d'étape. Ouvrez l'entrée d'étape là où vous la configurez : dans le constructeur de séquences, ou dans les exigences d'une opportunité lorsque vous y rattachez un document requis, un formulaire à signer ou une autre étape. Dans la section Statuts personnalisés, cliquez sur Créer un statut et remplissez :

• Nom du statut. Par exemple, Vérification des antécédents lancée.
• Couleur. Vome en propose une que vous n'utilisez pas déjà, et vous pouvez en choisir une autre.
• Où ce statut peut être utilisé. Voir la question suivante.

Les nouveaux statuts sont créés au moment où vous enregistrez l'entrée, donc rien n'est écrit tant que vous n'avez pas enregistré. Cela fonctionne aussi bien pendant la création d'une nouvelle entrée que lors de la modification d'une entrée existante.

Depuis l'étape de la personne. Ouvrez l'étape de quelqu'un, ouvrez le menu de statut, tapez un nom dans le champ au bas du menu et appuyez sur Entrée. Le statut est créé et appliqué d'un seul geste, limité à cette entrée. C'est le chemin rapide pour le moment où vous réalisez qu'il vous faut un libellé.

4. Où un statut peut-il être utilisé ?

C'est vous qui décidez, à la création :

• Uniquement cette entrée. Le statut n'apparaît que sur cette entrée d'étape.
• Toutes les entrées de ce type d'étape. Par exemple, toutes les étapes de téléversement de fichier de votre organisation.
• Toutes les entrées des types d'étape que je choisis. La même idée, restreinte aux types d'étape que vous cochez.
• Toutes les entrées d'étape. Partout où un statut d'étape peut être défini.

Pour réutiliser un statut existant sur une entrée de plus, ouvrez cette entrée et utilisez Utiliser aussi sur cette entrée. Un statut qui arrive sur une entrée par un réglage valable pour toute l'organisation ne peut pas être retiré de cette seule entrée, puisqu'il n'y est pas défini. Modifiez-le là où il a été défini.

5. Comment définir un statut sur l'étape de quelqu'un ?

Ouvrez la séquence de la personne, ouvrez l'étape, et choisissez dans le menu de statut en haut du panneau. Ce menu est le seul contrôle de statut de l'étape, donc ce que vous y voyez est l'ensemble du portrait.

• Choisir Terminé termine l'étape.
• Choisir un autre statut intégré, comme En attente, rouvre une étape que vous aviez terminée.
• Choisir un statut personnalisé change le libellé sans toucher à l'achèvement. Un statut personnalisé décrit où en sont les choses, il ne fait pas avancer la personne.

6. Où apparaît un statut personnalisé ?

Partout où un administrateur regarde cette étape, dans la couleur que vous lui avez donnée :

• Sur la carte de la personne dans le tableau de la séquence, comme repère à côté du numéro d'étape.
• Dans la vue en liste et dans la matrice des étapes.
• Dans la liste des étapes de la séquence d'une personne.
• Sur l'étape elle-même, dans le menu de statut.

Vos statuts rejoignent aussi le filtre Statut d'étape à gauche de la séquence, à côté des statuts intégrés et avec les mêmes totaux. Le filtre correspond à ce qu'affiche le tableau : choisir En attente renvoie les personnes réellement en attente, et non celles qui portent désormais un de vos propres statuts.

7. Puis-je renommer, masquer ou réordonner les statuts ?

Oui, les trois. Ouvrez le menu de statut et choisissez Gérer tous les statuts, ou ouvrez le même écran Statuts d'étape depuis la page de la séquence.

• Réordonner. Faites glisser n'importe quel statut, intégré ou le vôtre, dans l'ordre voulu. C'est cet ordre qu'utilisent tous les menus de statut. Terminé se place en dernier par défaut, parce qu'une liste de statuts se lit comme une progression.
• Renommer. N'importe quel statut, y compris les statuts intégrés. Si votre équipe dit Échu plutôt qu'Expiré, écrivez Échu.
• Masquer. Les statuts intégrés que vous n'utilisez jamais, comme Regardé dans une organisation sans étape vidéo, peuvent être retirés du menu.

L'endroit d'où vous ouvrez cet écran compte. Ouvert depuis une étape, il n'affiche que les statuts que cette étape peut réellement utiliser, et y masquer ou renommer un statut intégré s'applique à ce type d'étape plutôt qu'à tout le reste. Ouvert depuis la page de la séquence, il affiche toute votre organisation.

Attention : deux statuts ne peuvent pas être masqués. Terminé, parce que c'est ainsi qu'une étape se termine, et Expiré, parce qu'il est calculé à partir de la date d'expiration et que le masquer cacherait un état réel. Vous pouvez renommer l'un comme l'autre.

8. Que devient un statut que je n'utilise plus ?

Archivez-le. Un statut archivé n'est plus proposé dans les menus, et tous les dossiers qui en portent un continuent de l'afficher, donc rien de ce que vous avez consigné au sujet d'une personne réelle n'est réécrit. Vous pouvez restaurer un statut archivé à tout moment depuis le même écran.

9. Vome peut-il prévenir la personne lorsque je définis un statut ?

Oui, et cela se règle statut par statut. Activez Avertir l'utilisateur lorsque ce statut est défini et rédigez le message qu'elle recevra. Elle le reçoit chaque fois que ce statut est appliqué à son étape, et la formulation vous appartient.

Ce message est tout ce que la personne reçoit : rédigez-le donc pour qu'il se comprenne seul, sans supposer qu'elle voit le nom du statut.

10. Un statut peut-il être défini automatiquement ?

Oui, par les automatisations d'étape. Deux éléments ont été ajoutés :

• Un déclencheur, Lorsqu'un statut personnalisé est défini sur cette étape. Choisissez un statut précis ou n'importe quel statut personnalisé, puis choisissez ce qui doit suivre, par exemple envoyer un message ou affecter un tag de profil.
• Une action, Définir le statut personnalisé de cette étape. Toute automatisation d'étape peut désormais appliquer un statut. Elle ne touche que les personnes qui ont déjà commencé l'étape, et seulement si ce statut est disponible sur l'entrée.

11. Où puis-je voir ce qui s'est passé sur l'étape de quelqu'un ?

Au bas du panneau de l'étape se trouve une section Historique. Ouvrez-la et vous voyez le dossier de cette personne pour cette étape : qui a défini ou changé le statut et de quoi vers quoi, quand un fichier a été téléversé ou un formulaire soumis, et quand l'étape a été terminée, chaque fois avec la date et l'heure.

La première fois qu'un statut est défini compte aussi, il y a donc toujours une ligne nommant qui l'a choisi. S'il n'y a rien à montrer, la section n'apparaît tout simplement pas.

12. Puis-je empêcher certains administrateurs de changer les statuts ?

Oui. Dans l'éditeur de rôles d'administrateur, sous Séquences, un groupe Statuts d'étape personnalisés offre deux options :

• Définir un statut personnalisé sur l'étape d'une personne. Désactivez-la et ce rôle voit les statuts sans pouvoir les changer.
• Créer, renommer et archiver la liste des statuts. Désactivez-la et ce rôle peut utiliser vos statuts sans pouvoir les redéfinir.

Les deux sont activées pour tous les rôles qui existent déjà, donc rien ne change pour votre équipe tant que vous ne désactivez pas volontairement l'une d'elles.

Résumé

• Les statuts d'étape personnalisés sont vos propres libellés, en plus des statuts d'étape intégrés de Vome.
• Créez-les depuis la section Statuts personnalisés d'une entrée d'étape, ou en tapant un nom directement dans le menu de statut sur l'étape de quelqu'un.
• Limitez chaque statut à une entrée, à un type d'étape, ou à toutes les entrées d'étape.
• Un statut est interne tant que vous n'activez pas Afficher ce statut à l'utilisateur.
• Les statuts s'affichent dans leur propre couleur sur le tableau, la liste, la matrice et l'étape, et vous pouvez filtrer la séquence avec eux.
• Renommez, masquez et réordonnez les statuts, y compris les statuts intégrés. Terminé et Expiré peuvent être renommés mais jamais masqués.
• L'archivage retire un statut de la circulation sans toucher aux dossiers qui le portent.
• Un statut peut avertir la personne, déclencher une automatisation, ou être défini par une automatisation.
• La section Historique de chaque étape montre qui a changé quoi, et quand.