Une vue personnalisée de l'horaire permet à un administrateur d'enregistrer une version filtrée et nommée de l'horaire, puis de la réutiliser en un seul clic.
Par exemple, vous pourriez créer des vues telles que :
Site A - quarts disponibles
Catégories d'animaux
Quarts que je coordonne
Une vue est simplement un ensemble enregistré de critères de filtrage. Vous pouvez en créer une à partir d'un seul site, d'une catégorie ou opportunité, d'un titre de quart, d'un coordonnateur, d'un statut de disponibilité, d'étiquettes de quart, ou de toute combinaison de ces éléments.
Vous pouvez aussi définir une vue comme votre vue d'accueil. Lorsqu'une vue d'accueil est définie, l'horaire (et les actions groupées sur les quarts) s'ouvre déjà filtré selon celle-ci, au lieu de charger tous les quarts de votre organisation.
Les vues personnalisées offrent trois avantages principaux :
Chargement plus rapide pour les grandes organisations. Les organisations comptant de nombreuses opportunités et de nombreux quarts peuvent voir l'horaire complet se charger lentement, car chaque quart de la période est récupéré. Une vue personnalisée filtre les quarts du côté du serveur, de sorte que seul le sous-ensemble pertinent est chargé, et l'horaire ainsi que les fenêtres d'action s'ouvrent nettement plus vite.
Des vues ciblées et moins encombrées. Au lieu de faire défiler l'ensemble des éléments, vous ne voyez que ce qui vous intéresse, comme votre site, votre programme ou les quarts disponibles qui ont encore besoin de bénévoles.
Une segmentation par administrateur. Chaque administrateur définit sa propre vue d'accueil, de sorte qu'un gestionnaire de site peut afficher son site par défaut tandis que le titulaire du compte affiche tout, sans modifier l'expérience des autres.
Ouvrez la page Horaire. Dans la barre latérale de gauche, en haut, se trouve un menu déroulant Vue de l'horaire. Il affiche la vue actuellement active (ou « Tous les quarts »).
Cliquez dessus pour ouvrir le menu déroulant. Vous y verrez Tous les quarts, un groupe Favoris (si vous en avez marqué), vos autres vues enregistrées, et un bouton + Nouvelle vue de l'horaire au bas.
Une icône de maison indique la vue chargée par défaut, une étoile indique les favoris, et un crayon ouvre une vue pour la modifier.
Sélectionner une vue recharge immédiatement l'horaire filtré selon celle-ci. Sélectionner Tous les quarts retire le filtrage.
Lors du premier chargement de l'horaire, celui-ci s'ouvre automatiquement sur votre vue d'accueil (si vous en avez défini une). Sinon, il affiche Tous les quarts.
Le même sélecteur de vue apparaît en haut des fenêtres d'actions groupées de l'horaire, de sorte que ces longues listes se chargent aussi filtrées et que vous pouvez changer de vue sur place :
Assigner des quarts à venir (l'étape « Sélectionner les quarts »)
Enregistrer des heures et des absences
Enregistrer un quart passé
Annulation en masse de quart / Annulation en masse de réservation
Modifier les quarts / Modifier les plages horaires / Modifier les places
Exporter l'horaire
Chacune de ces actions affiche votre vue d'accueil par défaut et vous permet d'en changer (y compris pour revenir à « Tous les quarts »).
Les vues d'horaire enregistrées apparaissent aussi dans le rapport des vues personnalisées à l'échelle de l'organisation, aux côtés des vues Formulaires, Base de données et Rapports. Ouvrir une vue à cet endroit redirige vers l'Horaire avec cette vue appliquée pour la session.
Ouvrez le menu déroulant Vue de l'horaire dans la barre latérale de gauche et cliquez sur + Nouvelle vue de l'horaire (ou cliquez sur le crayon pour en modifier une existante).
Une fenêtre centrée s'ouvre. Donnez un nom à la vue.
Sous « Afficher les quarts correspondant aux critères suivants », définissez toute combinaison des filtres ci-dessous. Ils sont tous facultatifs, et seuls ceux que vous définissez sont appliqués.
Cochez au besoin Définir comme ma vue d'accueil ou Ajouter aux favoris.
Enregistrez. La modification d'une vue propose aussi une option Supprimer.
Vous pouvez filtrer une vue selon toute combinaison des éléments suivants :
Catégories - limiter aux quarts d'un programme ou d'une catégorie donnés.
Opportunités - limiter à des opportunités (rôles) précises.
Titre du quart - correspondre au titre du quart, avec un opérateur : contient / est / n'est pas / ne contient pas.
Sites - limiter aux quarts dont l'opportunité ou la catégorie est liée aux sites choisis.
Coordonnateurs - les quarts où les personnes choisies sont coordonnateurs (au niveau du quart ou au niveau du rôle).
Observateurs - les quarts où les personnes choisies sont observateurs (au niveau du quart ou du rôle).
Disponibilité - Toute disponibilité / A des places disponibles / Complet / A des réservations.
Étiquettes de quart - limiter aux quarts portant des étiquettes précises.
Chaque menu déroulant comporte un champ de recherche, ce qui vous permet de filtrer les longues listes (sites, opportunités, coordonnateurs, etc.) à mesure que vous tapez.
La vue d'accueil est définie par administrateur, ce qui signifie que définir une vue comme vue d'accueil ne touche que vous. Une seule vue peut être votre vue d'accueil à la fois, donc en définir une nouvelle remplace la précédente.
Tous les quarts reste toujours disponible comme moyen rapide de sortir de toute vue filtrée.
Quelques comportements méritent d'être gardés à l'esprit :
La liste des sites respecte les accès. Les titulaires de compte et les administrateurs à l'échelle de l'organisation voient tous les sites lors de la création d'une vue. Les administrateurs limités à certains sites ne voient que les sites qui leur sont assignés.
Contexte d'opportunité verrouillée. Lorsqu'une fenêtre est ouverte en étant verrouillée sur une seule opportunité (par exemple, depuis un tableau de bord d'opportunité), le sélecteur de vue est masqué et le filtrage par opportunité a priorité.
Les filtres explicites ont priorité. Si vous avez déjà choisi une opportunité précise dans une fenêtre, ce choix l'emporte sur la vue enregistrée pour ce chargement.
La mise en page est distincte. La préférence de mise en page mois / semaine / jour (et calendrier ou liste) reste contrôlée par le réglage existant « enregistrer comme mise en page par défaut ». Une vue personnalisée enregistre uniquement les filtres, pas la mise en page.