Comment gérer les documents utilisateur expirés sur Vome ?

Comment gérer les documents utilisateur expirés sur Vome ?

Vome rend simple la garde d'une trace des documents expirés, que vous choisissiez de collecter des documents auprès des utilisateurs grâce à unformeou dans le cadre d'unséquence.Vous pouvez activer spécifiqueParamètres d'expiration, qui peututilisateurs rapidespour se connecter etréuploader le document expirédirectement depuis leur tableau de bord !

1. Invitation des utilisateurs à réuploader les pièces jointes soumises par le biais d'un formulaire

Lorsque vous créez un formulaire, vous pouvez avoir unChamp d'attachement, qui peut permettre qu'une date d'expiration y soit ajoutée.

Vous pouvez maintenant modifier ce champ de pièce jointe à partir de votre portail pour contrôler vos paramètres d'expiration,qui s'appliquerait à tout formulaire qui utilise ce champ !

Voici comment vous pouvez le mettre en place:

1. Allez à votreFormulairespage
2. En haut de la page, cliquezGérer les champs
3. CliquezPièces jointes

Cela devrait être une liste de toutes vos pièces jointes tout au long de vos formulaires.

4. Trouvez le champ de pièce jointe que vous souhaitez que les utilisateurs réupload lorsqu'il est expiré > cliquezModifier
5. Vous verrez tous les "Paramètres d'expiration" sur le bas de ce popup.


2. Invitation des utilisateurs à réuploader les fichiers soumis via une séquence

Lorsque vous créez une séquence, vous pouvez disposer d'un fichier de téléchargement de fichier ou de champ personnalisé, que l'administrateur peut définir une date d'expiration une fois qu'un utilisateur est affecté à cette étape d'une séquence.

Vous pouvez maintenant modifier ce téléchargement de fichier ou champ personnalisé à partir de votre portail pour contrôler vos paramètres d'expiration, ce qui s'appliquerait à toute séquence qui utilise ce champ !


Voici comment vous pouvez le mettre en place:

1. Allez à votreSéquencespage
2. En haut de la page, cliquezGérer les champs
3. CliquezTélécharger le fichierouPersonnalisé

Cela devrait être une liste de tous vos champs tout au long de vos séquences.

4. Trouvez le champ que vous souhaitez que les utilisateurs réupload lorsqu'il est expiré > cliquezModifier
5. Vous verrez tous les "Paramètres d'expiration" sur le bas de ce popup.


3. Comment fonctionne ce processus une fois que j'activez ces options d'expiration?

Si vous activez toutes les options -- ce qui se passera, c'est que tous vos utilisateurs qui ont soumis cette pièce jointe et qu'elle a expiré, cela déclenchera immédiatement une notification pour les informer qu'ils ont une pièce jointe expirée et elle doit être réuploadée. Lorsqu'ils se connecteront à leur page d'accueil, il y aura une belle boîte sur le haut-gauche de leur page pour la télécharger !

Voici une capture d'écran pour démontrer à quoi cela ressemblera pour les utilisateurs:




- Une fois que l'utilisateur le réuploiera, il préviendra la personne affectée au formulaire ou à la séquence comme le coordinateur le lui le faisant savoir !

- Pour afficher la pièce jointe nouvellement soumise, elle se trouvera sur le tableau de soumission des formulaires ou à partir de votre page séquence.