Comment importer des catégories à partir d'un fichier ?
Aperçu
Les catégories servent à regrouper vos opportunités. Si vous connaissez déjà la structure de vos programmes, l’importation de catégories vous permet de toutes les créer à partir d’un seul fichier plutôt qu’une à la fois, puis de définir les paramètres communs une seule fois pour tout le lot.
Chaque rangée devient une catégorie. Seul le titre est obligatoire, et vous pouvez importer jusqu’à 500 catégories par fichier.
Une catégorie importée commence vide. Aucune opportunité n’y est ajoutée ici. Créez ou importez vos opportunités ensuite, et classez-les dans ces catégories à ce moment-là.
1. Où se trouve l’importation de catégories ?
Allez dans le module Opportunités, ouvrez Catégories, puis ouvrez le bouton Créer une catégorie et choisissez Importer des catégories. Ou allez-y directement : www.vomevolunteer.com/org/import-categories.
Le même menu contient Créer une catégorie, qui ajoute une seule catégorie et sa photo de couverture.
2. À quoi doit ressembler mon fichier ?
Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient les titres de colonnes, et chaque rangée suivante est une catégorie.
Une seule colonne est obligatoire :
- Titre
Les autres sont optionnelles :
- Description, ce que couvre la catégorie.
- Couverture, le nom d’une photo de couverture de votre bibliothèque de thèmes.
- Sites, les sites auxquels la catégorie est liée. Séparez-en plusieurs par des virgules dans la même cellule.
À la première étape, Téléversement, un bouton Télécharger le modèle vous remet le modèle à jour, dans votre langue. C’est le moyen le plus simple d’avoir les bons titres de colonnes, mais ce n’est pas obligatoire : votre propre fichier Excel ou CSV fonctionne tout aussi bien, car les titres sont associés de façon souple, donc « Nom de la catégorie », « Nom » ou « Programme » mènent tous à Titre, et les en-têtes en anglais fonctionnent aussi.
3. Que se passe-t-il avec une rangée qui ne peut pas être créée ?
Elle est ignorée, et le reste du fichier s’importe quand même.
Une rangée est ignorée pour l’une de deux raisons : elle n’a pas de titre, ou son titre apparaît déjà plus haut dans le même fichier. Cette deuxième vérification existe parce qu’un fichier qui liste deux fois la même catégorie la créerait deux fois, ce que personne ne veut. Chaque rangée ignorée est listée avec son numéro.
4. Comment fonctionnent les photos de couverture ?
Les photos de couverture viennent de votre bibliothèque de thèmes, elles sont donc associées par nom et jamais créées. Une colonne Couverture n’est utile que si vos thèmes portent des noms que vous reconnaissez.
Comme une catégorie a toujours besoin d’une couverture, vous choisissez aussi une photo de couverture par défaut, utilisée pour chaque catégorie qui n’a pas la sienne. Si l’une de vos rangées se retrouvait sans aucune couverture, Vome vous demande de choisir cette valeur par défaut avant de continuer. Vous pouvez changer la couverture par catégorie ensuite.
5. Comment fonctionne l’étape « Associer votre fichier » ?
Vome rassemble chaque valeur distincte de vos colonnes Couverture et Sites, associe ce qu’il peut, et vous interroge sur le reste. Pour chaque valeur, vous l’associez à un enregistrement existant, vous la créez, ou vous l’ignorez. Lorsqu’une valeur ressemble à un enregistrement existant, une suggestion vous est proposée et s’accepte en un clic.
Les couvertures peuvent seulement être associées ou laissées sur la valeur par défaut. Les sites peuvent être associés ou créés : en créer un ouvre la configuration complète du site, et vous pourrez ajouter son image de marque et ses paramètres ensuite. Un seul choix d’Accès des sites liés, Consultation seulement ou Peut modifier, s’applique à chaque lien de site créé par cette importation.
Rien n’est créé avant que vous appuyiez sur Importer à l’étape de révision, vous pouvez donc faire toutes les associations et quitter quand même.
Forfait requis : les Sites demandent le forfait Entreprise ou Ultime. Sur les forfaits Recruter et Pro, la colonne Sites n’a rien à quoi s’associer, donc omettez-la de votre fichier.
6. Que sont les « Paramètres communs » ?
Un seul paramètre, appliqué à chaque catégorie de l’importation : le salon de discussion de la catégorie.
- Activer la discussion au niveau de la catégorie donne un seul salon à toute la catégorie, plutôt qu’un salon distinct par opportunité. Chaque profil approuvé pour au moins une opportunité de cette catégorie y est ajouté automatiquement, et les approbations suivantes continuent de s’y synchroniser.
- Annonces seulement limite l’envoi de messages aux administrateurs. Les utilisateurs les reçoivent comme des annonces.
Vous pouvez modifier les deux par catégorie ensuite.
7. Dois-je importer les catégories avant les opportunités ?
Non. Les deux ordres fonctionnent, et c’est vous qui décidez lequel vous convient.
L’importation d’opportunités possède sa propre colonne Catégorie, et à sa propre étape d’association, chaque nom de catégorie du fichier reçoit l’une de trois réponses :
- L’associer à une catégorie qui existe déjà dans Vome.
- La créer, si elle n’est pas encore là. Vous choisissez un seul thème de photo de couverture que prendront toutes les catégories créées par cette importation.
- L’ignorer, auquel cas ces opportunités se rabattent sur la catégorie par défaut que vous choisissez pour le lot.
Donc si votre fichier d’opportunités nomme déjà les catégories voulues, vous pouvez importer les opportunités seules et laisser cette étape bâtir la structure au passage. Voyez Comment importer des opportunités à partir d’un fichier ? pour cette approche.
Utilisez plutôt cette importation-ci quand vous voulez que vos catégories portent plus qu’un nom. Ici, une catégorie arrive avec sa description, sa propre photo de couverture et ses liens de sites, directement depuis votre fichier. C’est aussi le meilleur ordre quand votre structure est arrêtée avant les opportunités, ou quand les mêmes catégories seront remplies par plusieurs importations distinctes.
8. Et si un titre existe déjà dans Vome ?
Vome vous avertit à l’étape de révision et liste les titres qu’il a reconnus. Il ne vous bloque pas.
Attention : une importation ne met jamais à jour une catégorie existante. Un titre qui existe déjà est créé comme une deuxième catégorie distincte. Rien d’existant n’est modifié, fusionné ni écrasé. Les titres en double à l’intérieur d’un même fichier sont détectés et ignorés, mais pas un conflit avec une catégorie déjà présente dans Vome.
Résumé
- Module Opportunités, Catégories, puis Créer une catégorie et Importer des catégories.
- Une rangée par catégorie, jusqu’à 500 rangées, en .xlsx ou .csv. Titre est la seule colonne obligatoire.
- Description, Couverture et Sites sont optionnelles.
- Les photos de couverture sont associées par nom à votre bibliothèque de thèmes, jamais créées, et une couverture par défaut comble les manques.
- Les sites peuvent être associés ou créés, avec un seul niveau d’accès appliqué à chaque lien de site.
- Les rangées sans titre, ou dont le titre est répété plus haut dans le fichier, sont ignorées. Le reste s’importe quand même.
- Vous n’êtes pas obligé d’importer les catégories en premier. L’importation d’opportunités peut associer des catégories que vous avez déjà, ou en créer de nouvelles au passage : utilisez cette importation-ci quand vous voulez aussi les descriptions, les couvertures par catégorie et les liens de sites.
- Une catégorie importée commence vide, et un titre qui existe déjà est recréé plutôt que mis à jour.