Comment importer des catégories à partir d'un fichier tableur ?
Aperçu
Les catégories sont les dossiers dans lesquels vos opportunités sont rangées. C'est donc souvent la première chose que vous construisez au moment de configurer Vome. Si cette structure existe déjà quelque part par écrit, l'importation de catégories crée le lot complet à partir d'un seul fichier tableur, au lieu de vous faire ajouter les catégories une à une.
Chaque rangée devient une catégorie. Vous pouvez importer jusqu'à 500 catégories dans un même fichier.
Rien n'est créé avant la dernière étape. Vous pouvez téléverser un fichier, faire les associations, changer d'avis et quitter. Aucune catégorie n'est créée tant que vous n'avez pas appuyé sur Importer à l'étape de vérification.
1. Où se trouve l'importation de catégories ?
Allez dans le module Opportunités, ouvrez Catégories, puis utilisez le bouton Créer une catégorie et choisissez Importer des catégories.
Le même menu contient Créer une catégorie, qui en ajoute une seule avec sa photo de couverture. Importer revient à créer, donc tout administrateur dont le rôle lui permet de créer une opportunité peut aussi importer des catégories.
2. À quoi doit ressembler mon fichier ?
Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient vos titres de colonnes, et chaque rangée suivante est une catégorie.
Une seule colonne est obligatoire :
- Titre
Tout le reste est facultatif :
- Description, à quoi sert la catégorie.
- Couverture, le nom d'une photo de couverture de votre bibliothèque de thèmes.
- Sites, les sites auxquels la catégorie est liée.
L'étape de téléversement propose un modèle à télécharger, et partir de celui-ci reste la façon la plus simple d'avoir les bons titres de colonnes. Vous n'êtes pas obligé de l'utiliser. Votre propre fichier Excel ou CSV fonctionne tout aussi bien, car les titres de colonnes sont reconnus de façon souple : de petites différences de formulation ne posent pas de problème, et les titres en anglais fonctionnent aussi.
Lorsqu'une rangée peut contenir plusieurs valeurs, séparez-les par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne dans une seule cellule. C'est le cas de la colonne Sites.
3. Que devient une rangée incomplète ?
Elle est ignorée, et le reste de votre fichier s'importe quand même.
Une rangée est ignorée lorsqu'elle n'a pas de titre, ou lorsque ce titre apparaît déjà plus haut dans le fichier. Chaque rangée ignorée est listée avec son numéro et la raison, ce qui vous permet de corriger le fichier et de le téléverser à nouveau, ou d'importer tout de suite les bonnes rangées et d'ajouter le reste à la main.
4. Comment fonctionne l'étape « Associer votre fichier à Vome » ?
Votre fichier contient des noms. Vome contient des enregistrements. L'étape d'association est là pour dire lequel correspond à quoi. Vome rassemble chaque valeur distincte de vos colonnes Couverture et Sites, associe ce qu'il peut, et vous pose la question pour le reste.
Les deux colonnes ne se comportent pas de la même façon :
- Les photos de couverture proviennent de votre bibliothèque de thèmes, elles sont donc associées par nom plutôt que créées. Vous choisissez aussi une photo de couverture par défaut, utilisée pour chaque catégorie qui n'a pas la sienne. Si une catégorie se retrouvait sans aucune photo, l'importation ne peut pas continuer tant que vous n'en avez pas choisi une. Vous pourrez la changer ensuite, catégorie par catégorie.
- Les sites peuvent être associés à un site existant ou créés. En créer un ouvre la configuration complète du site pour bien le nommer, et vous pourrez ajouter son image de marque et ses paramètres ensuite. Un seul choix d'Accès des sites liés, Consultation seulement ou Peut modifier, s'applique à chaque lien de site créé par cette importation. Il commence sur Consultation seulement.
Un site créé ici est enregistré tout de suite, il n'attend pas le lancement de l'importation. Si vous ouvrez le formulaire de création et le fermez sans enregistrer, la valeur redevient indécise au lieu de rester sur Créer : l'étape continue donc d'attendre un vrai choix de votre part.
Forfait requis : les Sites demandent le forfait Entreprise ou Ultime. Sur les forfaits Recruter et Pro, la colonne Sites n'a rien à associer, laissez-la donc de côté.
5. Que sont les « Paramètres communs » ?
Ce sont les paramètres qui s'appliquent à chaque catégorie de l'importation, et vous pourrez tous les modifier ensuite, catégorie par catégorie. Pour les catégories, il y en a un seul groupe, Communications : si la discussion de catégorie est activée, et si elle est limitée aux annonces seulement. Les deux sont désactivées au départ.
6. Qu'est-ce qui n'est pas importé ?
Une catégorie importée commence vide. L'importation crée la catégorie elle-même, et rien de ce qu'elle contient.
Les opportunités y sont rattachées ensuite, soit en important vos opportunités avec la colonne Catégorie remplie, soit en déplaçant des opportunités que vous avez déjà.
7. Dois-je importer les catégories avant les opportunités ?
Non. Les deux ordres fonctionnent, et c'est vous qui décidez lequel vous convient.
L'importation d'opportunités possède sa propre colonne Catégorie, et à son étape d'association, chaque nom de catégorie du fichier reçoit l'une de trois réponses :
- L'associer à une catégorie qui existe déjà dans Vome.
- La créer, si elle n'est pas encore là. Vous choisissez un seul thème de photo de couverture que prendront toutes les catégories créées par cette importation.
- L'ignorer, auquel cas ces opportunités se rabattent sur la catégorie par défaut que vous choisissez pour le lot.
Donc si votre fichier d'opportunités nomme déjà les catégories voulues, vous pouvez importer les opportunités seules et laisser cette étape bâtir la structure au passage. Il n'est pas nécessaire de lancer cette importation-ci d'abord.
Importez les catégories séparément quand vous voulez qu'elles portent plus qu'un nom. Cette importation-ci reprend de votre fichier une description, une photo de couverture par catégorie et des liens de sites, alors qu'une catégorie créée pendant une importation d'opportunités part avec son nom et le thème de couverture du lot. C'est aussi le meilleur ordre quand votre structure est arrêtée avant les opportunités, ou quand les mêmes catégories seront remplies par plusieurs importations distinctes.
8. Et si un titre de mon fichier existe déjà dans Vome ?
Vome vous prévient à l'étape de vérification et liste les titres qu'il a reconnus. Il ne vous empêche pas de continuer.
L'étape de vérification vous donne aussi les totaux : combien de catégories vont être créées, et combien de rangées sont ignorées.
Attention : une importation ne met jamais à jour une catégorie existante. Un titre répété crée une deuxième catégorie distincte. Rien d'existant n'est modifié, fusionné ni écrasé. Si vous relancez un fichier pour corriger quelques rangées, retirez d'abord celles qui sont déjà importées.
Résumé
- Module Opportunités, Catégories, Créer une catégorie, puis Importer des catégories.
- Une rangée par catégorie, jusqu'à 500 rangées, en .xlsx ou .csv. Titre est la seule colonne obligatoire.
- Description, Couverture et Sites sont facultatives. Utilisez le modèle à télécharger, ou votre propre fichier, puisque les titres de colonnes sont reconnus de façon souple.
- Séparez plusieurs sites d'une même cellule par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
- Les photos de couverture sont associées à votre bibliothèque de thèmes et jamais créées, choisissez donc une photo par défaut pour tout ce qui n'est pas associé.
- Les sites peuvent être associés ou créés, et demandent le forfait Entreprise ou Ultime.
- Les paramètres de discussion se définissent une seule fois et s'appliquent à tout le lot.
- Vous n'êtes pas obligé d'importer les catégories en premier. L'importation d'opportunités peut associer des catégories que vous avez déjà, ou en créer de nouvelles au passage : utilisez cette importation-ci quand vous voulez aussi les descriptions, les couvertures par catégorie et les liens de sites.
- Une catégorie importée commence vide, et un titre répété crée une nouvelle catégorie plutôt que de mettre à jour l'ancienne.