Comment importer des profils en masse dans ma base de données ?
Aperçu
La base de données est l'endroit où se trouve chaque personne avec qui votre organisation travaille. Si vous arrivez sur Vome depuis un autre système, ou depuis une pile de feuilles de calcul, l'importation en masse fait entrer toute cette liste d'un coup : vous téléversez un fichier, vous indiquez à Vome ce que veut dire chacune de vos colonnes, vous corrigez ce qui ne peut pas être importé, vous appliquez ce que ces personnes ont en commun, puis vous décidez de les inviter ou non à réclamer leur compte.
Chaque rangée devient un profil, et vous pouvez importer jusqu'à 10 000 rangées par téléversement.
Séparez votre liste avant de l'importer. Tout ce qui se trouve à l'étape Personnaliser & Affecter s'applique à l'ensemble du fichier. Si la moitié de votre liste doit être taguée d'une façon et l'autre moitié d'une autre, cela fait deux importations, pas une.
1. Où se trouve l'importation en masse ?
Allez dans le module Base de données, ouvrez le bouton Créer des profils et choisissez En masse.
Le même menu contient Un seul profil, qui ajoute une personne à la main.
2. Quelles sont les étapes ?
Il y en a cinq, et vous pouvez revenir à n'importe laquelle jusqu'à la dernière.
- Téléverser un fichier. Votre feuille de calcul.
- Mapper les champs. Faites correspondre chacun de vos titres de colonnes à un champ de Vome.
- Vérifier les erreurs du fichier. Vome valide le fichier et liste tout ce qui ne pourra pas être importé.
- Personnaliser & Affecter. Les paramètres d'importation, les valeurs par défaut, et les affectations en masse appliquées à tout le monde dans le fichier.
- Réviser et sauvegarder. Le résumé, les paramètres d'invitation, et le bouton qui lance vraiment l'importation.
3. À quoi doit ressembler ma feuille de calcul ?
Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient vos titres de colonnes, et chaque rangée suivante est une personne.
Trois colonnes sont obligatoires :
- Prénom
- Nom de famille
- Courriel
Une rangée sans adresse courriel ne peut pas être importée, supprimez-la donc du fichier plutôt que de laisser la cellule vide.
Un modèle est joint à cet article, et le même est proposé à l'étape de téléversement. Il contient les colonnes que Vome connaît :
- Courriel, Prénom, Nom de famille, Numéro de téléphone, Date de naissance, Adresse.
- Contact d'urgence (Nom), Contact d'urgence (Téléphone), Contact d'urgence (Relation).
- Genre, Genre Texte, Occupation, Organisation, Photo de profil.
- Date de début, Heures enregistrées (Hors-Vome).
- Opportunités, Groupes, Rôle dans le groupe, PIN de borne.
Vous n'êtes pas obligé d'utiliser le modèle. Votre propre fichier Excel ou CSV fonctionne, puisque c'est à l'étape Mapper les champs que vous dites à Vome ce que veulent dire vos colonnes. Le modèle vaut quand même la peine d'être téléchargé comme référence de format : les dates s'écrivent AAAA-MM-JJ, et Genre et Occupation s'écrivent en chiffres, les valeurs acceptées étant indiquées dans les titres de colonnes du modèle lui-même. Rôle dans le groupe est plus souple et accepte soit un chiffre, soit un mot : 0, 1, Membre et Chef sont tous compris.
Chaque colonne de votre fichier doit être mappée à un champ de Vome avant de pouvoir continuer. Supprimez donc les colonnes que vous ne voulez pas importer plutôt que de les laisser dans le fichier.
4. Comment se comportent les colonnes Opportunités, Groupes et Rôle dans le groupe ?
Ce sont les trois colonnes qui pointent vers d'autres enregistrements, et elles ne fonctionnent pas toutes de la même façon.
- La colonne Opportunités peut seulement associer, jamais créer. Une opportunité a besoin de son propre horaire, de ses paramètres de recrutement et de ses quarts : l'importation n'en inventera donc pas une à partir d'un nom dans une cellule. Un nom qui ne correspond à rien est signalé et ignoré, et un nom qui correspond à plusieurs opportunités bloque l'importation tant que vous n'avez pas précisé laquelle.
- La colonne Groupes peut associer ou créer. Un nom de groupe que Vome ne reconnaît pas est soit créé, soit ignoré, selon ce que vous choisissez à l'étape Personnaliser & Affecter, et en créer un grand nombre d'un coup demande d'abord une confirmation.
- La colonne Rôle dans le groupe ne veut rien dire sans une colonne Groupes à côté. Seule, elle est ignorée, et Vome vous le dit plutôt que d'échouer en silence.
Vous définissez aussi un rôle par défaut, utilisé chaque fois que votre fichier ne le précise pas. Si vous n'associez aucune colonne Rôle dans le groupe, tout le monde rejoint son groupe avec ce rôle. Si vous en associez une et laissez une cellule vide, la personne rejoint aussi avec le rôle par défaut, sauf si elle fait déjà partie du groupe : dans ce cas, le rôle qu'elle a déjà reste inchangé.
Une colonne et une affectation en masse s'additionnent plutôt que de se concurrencer. Si votre fichier a une colonne Opportunités et que vous choisissez aussi une opportunité pour tout le lot à l'étape Personnaliser & Affecter, les personnes reçoivent les deux.
Les sites, les tags de profil, les quarts et les séquences ne sont pas des colonnes. Il n'y a aucun moyen de les définir rangée par rangée. Ils s'affectent uniquement à l'ensemble du fichier depuis l'étape Personnaliser & Affecter, une raison de plus de séparer vos listes avant d'importer.
Forfait requis : les champs personnalisés demandent le forfait Entreprise ou Ultime. Sur ces forfaits, vos propres champs personnalisés apparaissent dans la liste de l'étape Mapper les champs à côté des champs standards, donc les données qui n'ont nulle part où aller peuvent quand même être importées.
5. Que se passe-t-il si une personne de mon fichier est déjà dans Vome ?
C'est vous qui décidez, à l'étape Personnaliser & Affecter.
- Mettre à jour des profils existants écrit ce que contient votre fichier par-dessus ce qui est sur le profil.
- Sauter ces profils laisse ces profils exactement tels quels et n'importe que les nouvelles personnes.
Par défaut, Vome mappe les profils existants en fonction du Courriel. Sur les forfaits Entreprise et Ultime, vous pouvez plutôt utiliser un champ ID Unique de votre base de données, ce qui est préférable quand une même personne vous joint sous plusieurs adresses courriel.
Un champ n'est jamais modifié par une importation : l'adresse courriel elle-même. C'est elle qui identifie le profil, donc le courriel d'une personne se change sur son profil, pas par une feuille de calcul.
Si vous mettez à jour, un paramètre mérite d'être lu deux fois : ne mettez pas à jour les valeurs vides. Laissez-le activé et une cellule vide de votre feuille de calcul est ignorée. Désactivez-le et une cellule vide efface ce que Vome avait déjà dans ce champ.
6. À quoi sert l'étape Personnaliser & Affecter ?
À deux choses, en plus du traitement des doublons ci-dessus.
Ajouter des valeurs par défaut. Pour tout champ de Vome dont votre feuille de calcul n'a pas de colonne, vous pouvez définir une valeur unique que recevront toutes les personnes de cette importation. Pratique quand toute une liste partage quelque chose que votre ancien système n'a jamais enregistré.
Actions d'affectation. Toutes les personnes du fichier peuvent être affectées en masse à des tags de profil, des opportunités, des quarts, des groupes, des séquences et des sites. C'est la façon la plus rapide de placer les gens quelque part d'utile plutôt que dans une liste indifférenciée.
Sur les profils qui existent déjà, les affectations en masse s'ajoutent à ce que ces personnes ont déjà. Elles ne remplacent pas les affectations existantes.
7. Et les heures faites avant l'arrivée sur Vome ?
Importez-les avec la colonne Heures enregistrées (Hors-Vome). C'est surtout important quand vous arrivez d'un autre système qui suivait les heures de bénévolat depuis des années, parce que sans cela tout le monde repart de zéro et vos personnes les plus fidèles ont l'air de nouvelles venues.
Ce qu'est cette colonne :
- Un seul nombre par personne, son total à vie d'heures faites en dehors de Vome. Les décimales sont acceptées.
- Le profil affiche ensuite deux chiffres, Heures enregistrées (Sur-Vome) et Heures enregistrées (Hors-Vome), et le total de la personne est la somme des deux. Les distinctions, les rapports d'impact et tout ce qui lit le total des heures reflètent donc l'historique complet, et pas seulement ce qui s'est passé depuis votre changement de système.
- La colonne est disponible dans la base de données, elle ressort dans une exportation de profils, et vous pouvez la modifier sur n'importe quel profil par la suite.
Ce que cette colonne n'est pas :
- C'est un total, pas un historique. Elle ne crée ni quart, ni présence, ni réclamation d'heures, et rien n'apparaît dans votre horaire. Si vous avez besoin du détail de qui a fait quoi et quand, gardez une exportation de votre ancien système quelque part où vous pourrez la consulter.
- Elle n'est rattachée à aucune opportunité, ces heures n'apparaîtront donc pas dans un rapport ventilé par opportunité ou par catégorie.
Utilisez-la avec la colonne Date de début, qui est la date à laquelle la personne a réellement commencé chez vous. Ensemble, ces deux colonnes font qu'un profil migré ressemble à l'ancien qu'il est, et non à une inscription de cette semaine.
Attention : les heures hors-Vome sont définies, pas additionnées. La valeur de votre fichier devient la valeur du profil. Si vous relancez une importation avec Mettre à jour des profils existants activé, envoyez le nouveau total à vie de la personne, et non les heures accumulées depuis la dernière importation, sinon vous remplacerez le plus grand nombre par le plus petit.
8. Et si mon fichier contient des erreurs ?
L'étape Vérifier les erreurs du fichier les liste toutes avec leur numéro de rangée. Rien n'est importé tant qu'elles ne sont pas corrigées.
Corrigez-les dans votre feuille de calcul et téléversez le fichier corrigé depuis cette même étape. Le fichier corrigé remplace l'ancien, et vous êtes ramené à Mapper les champs pour confirmer les colonnes. Gardez donc les mêmes titres de colonnes entre les deux versions.
9. Les personnes importées reçoivent-elles un courriel ?
Seulement si vous le demandez, à l'étape Réviser et sauvegarder.
Laissez Invitez tous les profils à réclamer leur compte utilisateur Vome désactivé et les profils apparaissent simplement dans votre base de données. Personne n'est contacté, ce qui est généralement ce que vous voulez lors d'une première migration, pendant que vous faites encore le ménage.
Activez-le et toutes les personnes de l'importation reçoivent une invitation à rejoindre Vome. Vous pouvez ajouter un message de bienvenue personnalisé, et indiquer une préférence linguistique pour que leurs courriels et notifications arrivent dès le départ dans la bonne langue. Une fois que la personne crée son compte et accepte, le statut de son profil passe d'Invité à Utilisateur Vome.
Attention : les invitations partent pour de vrai et ne peuvent pas être rappelées. Sur une grosse migration, importez d'abord en silence, vérifiez que les données sont bien arrivées comme prévu, puis invitez les gens depuis la base de données une fois que tout vous convient.
Résumé
- Module Base de données, Créer des profils, puis En masse.
- Cinq étapes : Téléverser un fichier, Mapper les champs, Vérifier les erreurs du fichier, Personnaliser & Affecter, Réviser et sauvegarder.
- En .xlsx ou .csv, jusqu'à 10 000 rangées par téléversement. Prénom, Nom de famille et Courriel sont obligatoires.
- Utilisez le modèle joint à cet article ou votre propre fichier, mais chaque colonne doit être mappée à un champ de Vome.
- Une colonne Opportunités peut seulement associer, jamais créer. Une colonne Groupes peut faire les deux. Rôle dans le groupe ne fait rien sans Groupes, et accepte 0, 1, Membre ou Chef.
- Les sites, les tags de profil, les quarts et les séquences n'ont pas de colonne et s'affectent uniquement à l'ensemble du fichier.
- Les profils existants sont mappés par Courriel, ou par un champ ID Unique sur les forfaits Entreprise et Ultime, et vous choisissez de les mettre à jour ou de les sauter. L'adresse courriel elle-même n'est jamais écrasée.
- Importez l'historique des heures avec Heures enregistrées (Hors-Vome) et Date de début. Les heures hors-Vome comptent dans le total d'une personne, mais ne sont rattachées ni à un quart ni à une opportunité.
- Personne n'est contacté par courriel tant que vous n'activez pas les invitations à la dernière étape.