Importer des quarts dans votre horaire

Comment importer des quarts dans mon horaire ?

Aperçu

Importer des quarts ajoute un lot de quarts à une opportunité à partir d'un fichier tableur, au lieu de les créer un par un.
La raison d'importer plutôt que de générer des quarts sur une plage de dates, c'est le détail par quart. Quand vous générez, un seul titre, une seule description et un seul lieu s'appliquent à tout le lot. Quand vous importez, chaque rangée peut porter son propre titre, sa propre description et son propre lieu, ce qui est exactement ce qu'il faut pour un horaire où chaque quart est un travail différent.
Chaque rangée devient un quart.

Info
Une opportunité par fichier. Vous choisissez l'opportunité à laquelle ces quarts appartiennent avant de téléverser, et chaque rangée du fichier se place sous celle-ci. Si vos quarts couvrent plusieurs opportunités, cela fait un fichier et une importation par opportunité.

1. Où se trouve l'importation de quarts ?

Allez dans votre Horaire, ouvrez Actions en haut à droite, et choisissez Importer des quarts.
L'importation s'ouvre en pleine page. Importer revient à créer des quarts, donc tout administrateur dont le rôle lui permet de créer un quart peut importer.

2. Quelles sont les étapes ?

  • Instructions. Ce que le fichier doit contenir, et le modèle à télécharger.
  • Sélectionner une opportunité. L'opportunité sous laquelle ces quarts seront créés.
  • Téléverser le fichier. Votre fichier, puis l'association des lieux.
  • Modifier les détails & paramètres. Tout ce qui s'applique à l'ensemble du lot.
  • Réviser et sauvegarder. Un aperçu du résultat, le choix de notification, et le bouton qui publie.

3. À quoi doit ressembler mon fichier ?

Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient vos titres de colonnes, et chaque rangée suivante est un quart.
Quatre colonnes sont obligatoires :
  • Date
  • Heure de début
  • Heure de fin
  • Places, affiché dans l'importation comme Nombre de places
Cinq sont facultatives :
  • Titre et Description, par quart.
  • Location, un nom de lieu ou une adresse.
  • Minimum time, la durée minimale, qui transforme le quart en plage horaire flexible.
  • Timezone, le fuseau horaire, sous un nom IANA comme America/Toronto.
Un modèle est téléchargeable à l'étape Instructions, et c'est le moyen le plus simple d'avoir les bons titres de colonnes. Vous n'êtes pas obligé de l'utiliser. Votre propre fichier Excel ou CSV s'importe très bien du moment que les quatre colonnes obligatoires sont présentes, et l'ordre n'a pas d'importance.
Si votre classeur contient plusieurs feuilles, Vome cherche la première dont la rangée d'en-tête porte les quatre colonnes obligatoires. Une exportation qui garde ses rangées prêtes à importer dans un onglet plus loin fonctionne donc sans que vous ayez à réorganiser quoi que ce soit.

Info
Trois titres de colonnes restent en anglais. Date, Heure de début, Heure de fin, Places, Titre et Description sont reconnus en français. Location, Minimum time et Timezone ne le sont pas : gardez ces trois titres en anglais, même dans un fichier français, sinon la colonne est ignorée sans avertissement. C'est pour cela que le modèle français utilise l'en-tête Location.

Les formats :
  • Les dates. AAAA-MM-JJ est le plus sûr. Les dates avec barres obliques, les mois écrits en toutes lettres et les cellules de date Excel standards sont aussi lus. Voir l'avertissement ci-dessous.
  • Les heures. Soit 09:00, soit 9:00 AM.
  • Les places. Un chiffre, donc 6 et non six.
  • La durée minimale. Soit des minutes (15, 30.5), soit une durée (00:15, 1:00, 00:15:00).

Caution
Attention : une date avec barres obliques est lue le mois en premier. 03/04/2026 s'importe comme le 4 mars, et non le 3 avril. Vome essaie la lecture à l'américaine avant la lecture jour-mois, et une telle date est valide dans les deux sens : rien ne vous avertit, les quarts sont simplement créés aux mauvaises dates. Si votre fichier est écrit jour-mois, comme c'est l'usage en français, convertissez la colonne en AAAA-MM-JJ avant de téléverser. Ce format n'est jamais ambigu.

Caution
Attention : un seul fuseau horaire par fichier. Si la colonne Timezone contient plus d'une valeur distincte, tout le fichier est refusé plutôt que partiellement importé. Les quarts d'un deuxième fuseau horaire demandent leur propre importation.

4. Et les quarts de nuit ?

Ils fonctionnent, et vous n'avez rien de particulier à faire. Si l'heure de fin est antérieure à l'heure de début, par exemple un début à 22:00 et une fin à 02:00, Vome le lit comme un quart de nuit qui se termine le lendemain.

5. Comment fonctionnent les lieux ?

Après le téléversement, Vome rassemble les valeurs distinctes de votre colonne Location et vous demande de les associer. Pour chacune, vous pouvez l'associer à un lieu de quart existant, la laisser sur le lieu par défaut de l'opportunité, ou créer un nouveau lieu de quart sur le champ.
Lorsqu'une valeur ressemble à un lieu de quart que vous avez déjà, Vome l'associe pour vous. Lorsqu'il ne reconnaît pas une valeur, il revient au lieu par défaut de l'opportunité et attend votre décision.
Si votre fichier n'a aucune colonne de lieu, chaque quart utilise simplement le lieu par défaut de l'opportunité.

6. Qu'est-ce qui vient de mon fichier, et qu'est-ce qui s'applique à tout le lot ?

Cela vient de chaque rangée :
  • La date, l'heure de début et l'heure de fin.
  • Les places.
  • Le titre, la description et le lieu, là où vous les avez remplis.
  • La durée minimale.
Cela se définit une seule fois à l'étape Modifier les détails & paramètres et s'applique à chaque quart de l'importation :
  • Les coordonnateurs et les observateurs.
  • Les tags de quart.
  • La politique de liste d'attente.
  • La politique de notification.
  • Les restrictions de réservation par tags de profil.

Info
Le titre, la description et le lieu sont l'exception. À l'étape Modifier les détails & paramètres, ces trois champs servent de valeur de repli, pas de remplacement. Ils ne remplissent que les quarts dont la rangée les avait laissés vides, donc le détail par quart de votre fichier n'est jamais écrasé.

7. Que montre l'étape de révision ?

Deux aperçus, pour que vous puissiez repérer un problème de format avant toute publication :
  • Vue administrateur, comment ces quarts apparaîtront dans votre liste d'horaire.
  • Vue utilisateur final, comment les utilisateurs les verront au moment de réserver.
Le choix de notification se trouve à la même étape. C'est aussi là qu'une date mal lue se voit : vérifiez quelques dates de l'aperçu par rapport à votre fichier avant de sauvegarder.

8. Les utilisateurs sont-ils notifiés des nouveaux quarts ?

Seulement si vous l'activez. L'interrupteur est Notifier les utilisateurs admissibles au sujet des nouveaux quarts à venir publiés, il est désactivé au départ, et il ne concerne que les quarts à venir. Remplir un horaire passé n'envoie donc jamais de courriel à personne.

9. Pourquoi mon fichier ne s'importe-t-il pas ?

Presque toujours pour l'une de ces raisons :
  • Le fichier n'a pas pu être lu. Ce n'est pas un vrai .csv ni un vrai .xlsx, ou il est protégé par mot de passe ou corrompu. Enregistrez-le de nouveau et réessayez.
  • Aucune rangée trouvée. La première rangée n'a pas ses titres de colonnes, ou la feuille est vide en dessous.
  • Colonnes obligatoires manquantes. Il manque Date, Heure de début, Heure de fin ou Places. Vérifiez l'orthographe dans la première rangée.
  • La rangée X est invalide. Il manque à cette rangée une date, une heure ou un nombre de places, ou sa valeur de places n'est pas un chiffre. Le message nomme la rangée.
  • Plusieurs fuseaux horaires détectés. Utilisez un seul fuseau horaire pour tout le fichier.
Évitez les rangées vides au milieu du fichier, une cause fréquente de rangée lue comme invalide.

Résumé

  • Horaire, Actions, puis Importer des quarts.
  • Une rangée par quart, une opportunité par fichier, en .xlsx ou .csv.
  • Colonnes obligatoires : Date, Heure de début, Heure de fin, Places. Facultatives : Titre, Description, Location, Minimum time, Timezone.
  • Écrivez les dates en AAAA-MM-JJ. Une date avec barres obliques est lue le mois en premier, sans avertissement.
  • Gardez Location, Minimum time et Timezone en anglais, même dans un fichier français.
  • Importez plutôt que de générer quand chaque quart a besoin de son propre titre, de sa propre description ou de son propre lieu.
  • Coordonnateurs, observateurs, tags, politique de liste d'attente, politique de notification et restrictions de réservation se définissent une fois pour tout le lot.
  • À cette étape, le titre, la description et le lieu ne remplissent que les vides laissés par votre fichier.
  • Un seul fuseau horaire par fichier, et personne n'est notifié tant que vous n'activez pas l'interrupteur.