Aperçu

Ajouter un administrateur, ce sont deux tâches que l'on découvre généralement dans le mauvais ordre : vérifier qu'un siège est disponible, puis envoyer l'invitation.

Si vous êtes sur un forfait payant et que tous les sièges sont pris, réglez d'abord la question du siège. C'est une modification d'abonnement, pas quelque chose que vous pouvez faire depuis l'écran des utilisateurs.

1. Comment inviter un admin ?

1. Allez dans Utilisateurs et accès depuis le menu de navigation de gauche.
2. Cliquez sur + Inviter un admin.
3. Choisissez la façon de l'inviter :

• Un seul admin. Vous saisissez ses informations de profil de base et son courriel de connexion, et Vome envoie l'invitation directement.
• Générer un lien. Vous obtenez un lien partageable, ou un code QR, qui permet aux personnes de créer elles-mêmes leur profil d'admin. Pratique quand vous intégrez plusieurs personnes à la fois et ne voulez pas les saisir une par une.

Avec une invitation pour un seul admin, la personne doit créer son profil avec la même adresse courriel que celle à laquelle vous avez envoyé l'invitation. Si elle s'inscrit avec une autre adresse, elle ne sera pas rattachée à votre organisation.

2. Et s'il ne me reste aucun siège ?

Chaque administrateur occupe un siège administratif sur votre abonnement : il vous en faut donc un de libre avant qu'une invitation aboutisse.

L'ajout de sièges se fait dans le module Abonnement, et seul le titulaire du compte peut y accéder. Si ce n'est pas vous, c'est à la personne qui détient le compte de faire la modification.

Votre utilisation actuelle est affichée sur l'écran Utilisateurs et accès, sous la forme du nombre de sièges utilisés sur le nombre dont vous disposez. Vérifiez-la avant de décider qui inviter.

3. Ajouter des admins coûte-t-il plus cher ?

Sur un forfait payant, oui. Les sièges font partie de ce que vous payez, et leur nombre influence aussi le forfait qui vous convient :

• 3 sièges administratifs marquent l'entrée dans le territoire Entreprise, où arrivent aussi la segmentation multi-sites et les rôles d'admin.
• 5 sièges ou plus justifient le forfait Ultime, qui ajoute l'authentification unique SAML et les intégrations.

4. Qui doit être admin plutôt que profil ?

Une personne qui a besoin d'accéder aux coulisses de votre compte pour consulter ou gérer des éléments.

Cette distinction prête souvent à confusion, alors disons-le simplement. Les profils de votre base de données sont les personnes que vous gérez. Les admins sont les personnes qui gèrent. Une personne qui aide lors d'un événement est un profil. Une personne qui approuve les candidatures est un admin.

5. À quoi les admins sont-ils affectés ?

À la responsabilité d'éléments précis, comme coordinateur ou comme observateur. C'est ainsi qu'une notification atteint une personne précise au lieu de retomber sur vous.

• Formulaires : pour que les soumissions parviennent à la personne qui doit agir.
• Séquences : pour les notifications sur la progression des personnes dans les étapes.
• Opportunités : le coordinateur est le contact principal de l'opportunité.
• Quarts : le coordinateur est le contact principal du quart.
• Cours : pour la progression dans les chapitres.

Le coordinateur est le point de contact. Les observateurs sont tenus informés sans en porter la responsabilité. Ce que chacun reçoit dépend aussi de ses propres paramètres de notification : un coordinateur qui a désactivé ses notifications ne sera pas alerté du simple fait d'être nommé.

6. À quoi sert la gestion des rôles d'admin ?

À restreindre ce qu'un admin peut atteindre dans le portail, au lieu de donner à chacun les clés de tout le compte.

C'est ce dont ont besoin les organisations multi-sites et toutes celles qui ont une véritable hiérarchie : un coordinateur de site qui gère son site et rien d'autre. Vous créez un rôle, puis vous l'affectez à autant d'admins que vous voulez, chaque admin ne pouvant détenir qu'un seul rôle à la fois.

Forfait requis : la création et la gestion de rôles d'admin personnalisés exigent le forfait Entreprise. Vous les trouverez sous Gérer les rôles sur l'écran Utilisateurs et accès.

Résumé

• Invitez depuis Utilisateurs et accès, puis + Inviter un admin, soit un seul admin, soit en générant un lien.
• Un seul admin doit s'inscrire avec l'adresse courriel exacte que vous avez invitée.
• Chaque admin occupe un siège. Ajouter des sièges est une modification d'abonnement réservée au titulaire du compte.
• Les admins gèrent le compte. Les profils de votre base de données sont les personnes gérées.
• Coordinateurs et observateurs sont le moyen d'adresser les notifications à la bonne personne sur les formulaires, séquences, opportunités, quarts et cours.
• Les rôles d'admin personnalisés restreignent l'accès et exigent le forfait Entreprise.