La Réservation instantanée simplifie la planification : elle réserve automatiquement une personne sur un quart précis dès qu'elle soumet le formulaire. Vous n'avez plus à approuver chaque réservation à la main, et les quarts se remplissent au fur et à mesure, premier arrivé, premier servi.
Elle ne s'applique qu'aux personnes déjà affectées à l'opportunité.
Un exemple, étape par étape
- Un admin crée un formulaire. Il crée un nouveau formulaire et choisit d'y ajouter un calendrier de quarts.
- Il remplit le calendrier avec une opportunité. Il pointe le calendrier vers une opportunité intitulée Soutien en cuisine et active la Réservation instantanée sur cette opportunité.
- Une personne remplit le formulaire. Jane Doe ouvre le formulaire. Elle voit un quart Soutien en cuisine libre mercredi prochain dans le calendrier et l'ajoute à sa soumission.
- La réservation se fait toute seule, si elle y a droit.
- Si Jane est déjà affectée à l'opportunité Soutien en cuisine, sa place est réservée immédiatement à la soumission du formulaire.
- Si elle n'y est pas encore affectée, sa réservation reste en attente jusqu'à ce qu'elle soit approuvée pour l'opportunité.
À combiner avec Auto-approuver l'opportunité
Si vous activez aussi Auto-approuver l'opportunité :
- Jane est d'abord affectée automatiquement à l'opportunité Soutien en cuisine.
- Une fois affectée, la Réservation instantanée lui réserve aussitôt le quart qu'elle a choisi dans le calendrier.
Les deux réglages ensemble donnent un parcours entier sans intervention : la personne est approuvée pour l'opportunité et inscrite à son quart en une seule soumission.
À savoir
- Les places partent dans l'ordre d'arrivée. Quand un quart atteint sa capacité, il cesse d'apparaître aux personnes suivantes.
- Vous gardez la main si vous préférez. Réservation instantanée désactivée, les demandes de réservation vous reviennent et vous les approuvez ou les refusez une par une.
Résumé
La Réservation instantanée automatise la planification pour les personnes déjà affectées à une opportunité. Associée à Auto-approuver l'opportunité, elle affecte la personne et lui réserve son quart dès la soumission du formulaire. C'est le réglage à privilégier pour les opportunités très demandées.