La prise de notes pendant le processus d’intégration permet de conserver le contexte, de faciliter la communication entre les membres de l’équipe et de suivre les informations importantes concernant chaque bénévole. Dans Vome, vous pouvez facilement ajouter, consulter et exporter des notes via les modules Séquences, Profils des bénévoles et Rapports.
Lorsque vous gérez les étapes d’intégration dans le module Séquences, vous pouvez ajouter des notes à une étape spécifique du parcours d’un bénévole. Voici comment faire :
Accédez au module Séquences depuis le tableau de bord principal.
Recherchez le bénévole que vous venez d’interviewer.
Cliquez sur le bénévole pour afficher ses étapes d’intégration.
Trouvez l’étape Entrevue (ou toute autre étape pertinente), puis cliquez dessus pour ouvrir la fenêtre contextuelle de l’étape.
Faites défiler jusqu’à la section Notes.
Saisissez vos notes liées à l’entrevue (par exemple : « Le candidat souhaite travailler avec des personnes âgées. A de l’expérience dans les banques alimentaires locales. »).
Cliquez sur Enregistrer.
La note est maintenant enregistrée sur cette étape spécifique de l’intégration et restera visible pour les membres de l’équipe ayant les droits d’accès appropriés.
Vous pouvez consulter les notes enregistrées de deux façons principales :
Toute note enregistrée dans une étape (comme l’étape Entrevue) peut être consultée en cliquant à nouveau sur cette étape. La note apparaîtra dans la fenêtre contextuelle, sous la section Notes.
Accédez au module Bénévoles ou recherchez le nom du bénévole.
Cliquez sur son nom pour ouvrir la fenêtre contextuelle de son profil.
Allez dans l’onglet Notes pour voir toutes les notes enregistrées à travers les différentes étapes ou activités d’intégration.
Cette vue centralisée vous permet de suivre tout l’historique des notes pour chaque bénévole, peu importe où elles ont été ajoutées.
Pour générer un rapport de toutes les notes de profil de vos bénévoles :
Allez dans le module Rapports.
Trouvez le Rapport de Notes de Profil.
Exécutez le rapport en utilisant les filtres souhaités (par exemple, selon une période ou un groupe de bénévoles).
Cliquez sur Exporter vers Excel pour télécharger les notes au format tableur et les consulter hors ligne ou les partager avec d’autres membres de l’équipe.
Utilisez le module Séquences pour ajouter des notes directement sur les étapes d’intégration.
Consultez les notes à partir de la fenêtre contextuelle de l’étape ou de la fenêtre de profil du bénévole.
Exportez toutes les notes via le Rapport de Notes de Profil dans le module Rapports.
La documentation des notes facilite la collaboration, assure un meilleur suivi et conserve l’historique complet des interactions avec chaque bénévole tout au long de son parcours dans votre organisation.