Comment supprimer une séquence ?

Comment supprimer une séquence ?

Vous pouvez supprimer une séquence vous-même, quel que soit son statut, et vous décidez si les personnes qui l'ont suivie conservent ce qu'elles ont soumis.

Auparavant, supprimer une séquence voulait dire nous le demander. Ce n'est plus le cas. Une séquence se supprime maintenant depuis son propre menu d'options, qu'elle soit un brouillon, active ou archivée, et la fenêtre de confirmation vous indique exactement ce que la suppression va coûter avant que vous l'acceptiez. Les documents déjà soumis sont conservés par défaut, et une option distincte existe si vous souhaitez vraiment les supprimer aussi.

Caution
La suppression d'une séquence est irréversible. Il n'existe pas de corbeille pour les séquences et notre équipe ne peut pas en restaurer une par la suite. Si la progression ou les rapports comptent pour vous, exportez-les avant de supprimer. L'archivage est l'option réversible.

1. Où se trouve l'option Supprimer ?

Dans le menu d'options de la séquence, au même endroit qu'Archiver.

Allez dans Séquences, trouvez la séquence et ouvrez son menu d'options. Vous verrez :

  1. Supprimer sur un brouillon, comme avant. Un brouillon ne contient personne, il est donc retiré après une simple confirmation.
  2. Archiver et Supprimer sur une séquence active. Archiver la retire de façon réversible, Supprimer l'efface définitivement.
  3. Désarchiver et Supprimer sur une séquence archivée.

Choisir Supprimer sur une séquence active ou archivée ouvre la fenêtre Supprimer la séquence plutôt que de supprimer quoi que ce soit immédiatement.

2. Que m'indique cette fenêtre ?

Ce que la suppression coûterait réellement, calculé à partir de vos données avant que vous décidiez.

Elle affiche trois chiffres :

  1. Personnes affectées, toutes les personnes qui ont été placées dans cette séquence.
  2. Personnes ayant terminé, combien d'entre elles l'ont complétée.
  3. Dossiers à supprimer, qui reste à zéro tant que vous ne cochez pas l'option de la question suivante.

Elle vous avertit également si des règles ailleurs dans Vome renvoient à cette séquence, par exemple une audience d'annonce, une règle de visibilité ou une automatisation qui vérifie si quelqu'un l'a terminée. Ces règles sont laissées telles quelles : elles cessent simplement de correspondre à qui que ce soit jusqu'à ce que vous les modifiiez.

3. Que se passe-t-il si je supprime simplement la séquence ?

La séquence disparaît. Ce que les personnes ont soumis reste sur leur profil.

C'est le point important, et c'est l'inverse de ce que beaucoup imaginent. Une décharge signée, un fichier téléversé, un cours terminé ou un PDF remplissable appartient à la personne et à l'élément qu'elle a complété, pas à la séquence qui l'a demandé. Retirer la séquence ne retire pas ces éléments.

Ce qui est retiré, c'est la séquence elle-même et le parcours de chacun à travers elle :

  1. La séquence, ses étapes et ses paramètres
  2. L'affectation de chaque personne, son statut et les étapes qu'elle avait atteintes
  3. Les rapports d'achèvement de la séquence et son historique dans vos analyses d'intégration

Les personnes conservent donc leurs documents. Vous perdez le registre de leur progression dans cette séquence précise.

4. Qu'est-ce que l'option « Supprimer aussi les dossiers de ces personnes pour cette séquence » ?

Une case à cocher distincte, décochée par défaut, pour quand vous voulez aussi supprimer les soumissions.

En la cochant, la suppression retire également les décharges, signatures, téléversements, vidéos, listes de contrôle et progressions de cours complétés pour cette séquence. C'est l'option à utiliser lorsque vous avez fait des essais, ou lorsqu'une séquence a été créée par erreur et que les soumissions qui s'y rattachent ne sont pas réelles.

Dès que vous la cochez, le chiffre Dossiers à supprimer passe au nombre réel, et une ligne apparaît pour indiquer combien de dossiers sont conservés et pourquoi. Lisez cette ligne avant de continuer.

5. Comment Vome décide-t-il quels dossiers conserver ?

Il vérifie chaque dossier par rapport au reste de votre compte, personne par personne.

Des éléments comme une décharge ou un document à signer sont partagés. La même décharge peut figurer dans plusieurs séquences et dans une opportunité. Avant de retirer la copie de quelqu'un, Vome vérifie donc si cette personne en a encore besoin autrement. Un dossier est conservé si l'une de ces conditions est vraie :

  1. La personne est encore affectée à une autre séquence, brouillon ou active, qui utilise le même élément.
  2. La personne est inscrite à une opportunité qui exige le même élément.

Si aucune des deux n'est vraie, plus rien dans votre compte ne demande cet élément à cette personne, et le dossier est retiré. C'est ce qui vous permet de nettoyer une séquence de test sans retirer une décharge à quelqu'un qui en a encore réellement besoin ailleurs.

Info
Les séquences archivées ne comptent pas comme une raison de conserver. Si la seule autre séquence utilisant un élément est une séquence que vous avez déjà archivée, le dossier est considéré comme n'étant plus nécessaire et sera retiré. Désarchivez d'abord cette séquence si vous voulez que ses exigences protègent les dossiers.

6. Y a-t-il des éléments qui ne sont jamais supprimés ?

Oui. Trois éléments sont protégés quoi que vous cochiez.

  1. Les résultats de vérification des antécédents. Ils proviennent d'un fournisseur externe et constituent un dossier de conformité : ils ne sont jamais retirés par la suppression d'une séquence.
  2. Les quarts réservés. Un quart réservé par l'entremise d'une étape de séquence est un engagement réel dans votre horaire. Il reste réservé.
  3. Les soumissions de formulaire. Les réponses saisies dans un formulaire vivent dans le module Formulaires, avec leurs propres statuts et rapports, et sont accessibles sans aucune séquence : elles ne sont pas touchées.

La fenêtre vous indique lorsque l'un de ces éléments a été protégé, pour que vous ne restiez jamais à vous demander ce qui a survécu.

7. Pourquoi me demande-t-on de saisir le titre de la séquence ?

Parce que des personnes y sont affectées.

Lorsqu'une séquence contient des personnes, la fenêtre vous demande de saisir son titre exactement avant que le bouton Supprimer devienne disponible. Les lignes de séquence sont rapprochées dans la liste, rien ici ne peut être annulé, et saisir le titre rend impossible la suppression de la mauvaise séquence par un clic malheureux.

Une séquence à laquelle personne n'est affecté ne demande pas cette confirmation, car il n'y a rien à perdre et l'étape supplémentaire ne ferait qu'habituer les gens à saisir des titres sans les lire.

8. Vaut-il mieux archiver ?

En général, oui. Archiver est la bonne réponse chaque fois que vous pourriez vouloir retrouver la séquence ou ses rapports.

L'archivage retire la séquence sans rien effacer. Toutes les personnes dont le statut est Actif ou Suspendu passent à Inactif, elles n'en sont pas notifiées, et la séquence disparaît de leur page d'accueil. Vous pouvez la rétablir à tout moment avec Désarchiver, avec toutes ses étapes et tout son historique.

Supprimer est réservé aux séquences qui n'auraient jamais dû exister : essais, doublons et tests. Archivez tout ce qui était réel.

Notes
Vous voulez une nouvelle version plutôt que la fin de celle-ci ? Dupliquez la séquence. La copie est créée comme brouillon avec toutes les étapes et tous les paramètres de l'originale, ce qui vous permet de la réviser et de la publier sans toucher à la séquence en service.

9. Puis-je supprimer un champ de séquence dont je ne veux plus ?

Seulement si rien ne l'utilise. Sinon, archivez-le.

Les éléments à partir desquels vous construisez vos étapes, vos téléversements de fichiers, documents à signer, vidéos, listes de contrôle, entrevues et les autres, se trouvent dans Tous les champs. Chaque ligne propose maintenant Supprimer l'entrée à côté d'Archiver.

La suppression vérifie d'abord. Si une séquence, une opportunité ou la soumission d'une personne est rattachée à cette entrée, la suppression est refusée et on vous montre exactement ce qui l'utilise et en quelle quantité. Vous l'archivez alors à la place. Si absolument rien ne renvoie à l'entrée, ce qui est le cas normal pour quelque chose créé pendant vos essais, elle est retirée.

Il n'existe volontairement aucun moyen de forcer cette suppression. Une entrée que quelqu'un a soumise ne peut pas être supprimée, car la supprimer emporterait sa soumission.

10. Puis-je supprimer un fichier du profil de quelqu'un ?

Oui, un fichier à la fois, depuis la section Fichiers de son profil.

Ouvrez le profil, dépliez Fichiers, et chaque fichier propose maintenant Supprimer à côté d'Aperçu et de Télécharger. C'est le moyen le plus rapide de retirer des soumissions de test d'un profil sur lequel vous faisiez des essais.

Deux choses à savoir avant de l'utiliser :

  1. Pour un fichier qui appartient à une étape de séquence, la suppression retire aussi la soumission : l'étape redevient incomplète et le fichier sera redemandé à la personne. La confirmation vous le précise.
  2. Pour un fichier joint à une note, seul le fichier est retiré. La note elle-même est conservée.

11. Qui a le droit de faire tout cela ?

Les propriétaires de compte et les administrateurs complets. Pour les rôles personnalisés, les deux capacités sont désactivées tant que vous ne les accordez pas.

Dans Gérer les admins, ouvrez le rôle et vous trouverez :

  1. Supprimer des séquences, dans les permissions de séquence, distinct de « Créer, modifier et archiver des séquences ». Un rôle qui peut faire le ménage dans votre liste de séquences n'obtient pas automatiquement le pouvoir de détruire des dossiers.
  2. Cet admin peut-il supprimer définitivement un fichier d'un profil ?, dans les permissions de profil, qui n'apparaît qu'une fois que le rôle peut voir la section Fichiers.

Aucune des deux n'est incluse quand vous cochez Tout sélectionner, et aucun rôle créé avant cette version ne les possède. Vous devez les accorder volontairement.

Résumé

  1. Supprimer figure maintenant à côté d'Archiver dans le menu d'options de la séquence, quel que soit le statut.
  2. Par défaut, la suppression retire la séquence et la progression de chacun, et laisse les documents soumis sur les profils.
  3. Cochez l'option supplémentaire pour retirer aussi ces soumissions. Tout ce dont une personne a encore besoin pour une autre séquence active ou une opportunité est conservé automatiquement.
  4. Les résultats de vérification des antécédents, les quarts réservés et les soumissions de formulaire ne sont jamais retirés.
  5. On vous demandera de saisir le titre de la séquence dès que des personnes y sont affectées.
  6. La suppression est irréversible. Archivez chaque fois que vous pourriez vouloir retrouver la séquence ou ses rapports.
  7. Les entrées de Tous les champs ne peuvent être supprimées que si rien ne les utilise, et les fichiers de profil se suppriment un à la fois.
  8. Les deux capacités sont désactivées par défaut pour les rôles d'admin personnalisés.

Lecture complémentaire : Comment archiver ou dupliquer une séquence sur Vome ?