Aperçu

Beaucoup d'organisations ne fonctionnent pas sur une année allant de janvier à décembre. Si la vôtre commence en juillet, en avril ou en octobre, un rapport intitulé « T1 » couvrant janvier à mars n'est pas votre T1, et le chiffre qu'il affiche n'est pas celui dont vous avez besoin.

Le paramètre d'exercice financier corrige cela. Vous indiquez à Vome le mois d'ouverture de votre exercice, et partout où la plateforme présente des données par trimestre ou par année, elle utilise votre calendrier plutôt que le calendrier civil.

À savoir : Un exercice financier commence toujours le 1er du mois choisi. Les dates de début en cours de mois, comme le 6 avril, ne sont pas prises en charge.

1. Quand utiliser ce paramètre ?

Définissez votre exercice financier si l'année financière ou comptable de votre organisation ne commence pas le 1er janvier. Exemples courants :

• Un exercice de juillet à juin, utilisé par de nombreuses écoles et universités.
• Un exercice d'avril à mars.
• Un exercice d'octobre à septembre, courant pour les organisations qui rendent des comptes à un bailleur de fonds public.

Si votre année va de janvier à décembre, vous n'avez rien à faire. C'est la valeur par défaut, et rien ne change dans votre compte.

2. Comment le définir ?

1. Allez dans Paramètres.
2. Ouvrez Rapports, puis Exercice financier.
3. Choisissez le mois sous L'exercice commence en.
4. Choisissez la façon de nommer l'exercice sous Nommer un exercice d'après.
5. Vérifiez l'aperçu, puis sélectionnez Sauvegarder.

L'aperçu se met à jour au fur et à mesure de vos choix. Il affiche les dates exactes de votre exercice en cours et de chacun de ses quatre trimestres, ce qui vous permet de confirmer qu'elles correspondent à votre système comptable avant d'enregistrer.

3. Comment un exercice est-il nommé ?

À vous de choisir. Un exercice allant de juillet 2025 à juin 2026 porte un nom différent selon les pays, alors Vome vous demande lequel vous utilisez :

• L'année où il se termine donne FY2026.
• L'année où il commence donne FY2025.
• Les deux années donne FY2025-26.

Cela ne change que le nom. Les dates couvertes restent les mêmes.

4. Qu'est-ce qui change une fois le paramètre défini ?

Partout où Vome regroupe les chiffres par trimestre ou par année :

• Les indicateurs, tableaux de bord, comparaisons de croissance et cohortes de rétention du module Analyses.
• Les vues personnalisées enregistrées dans les rapports qui utilisent un trimestre ou une année.
• Les cartes d'aperçu de ces mêmes rapports.
• Le cumul annuel, qui devient le cumul de votre exercice.
• Les comparaisons d'une année à l'autre, qui s'alignent sur vos exercices.

Les options de période changent aussi de nom : « Cette année » devient Cet exercice et « Ce trimestre » devient Ce trimestre de l'exercice. Vous savez ainsi toujours quel calendrier un chiffre utilise.

5. Qu'est-ce qui ne change pas ?

Les mois, les semaines et les jours sont identiques dans tous les calendriers d'exercice, donc rien de ce qui est regroupé par ces unités ne bouge. Une comparaison d'un mois à l'autre n'est pas affectée.

Vos données ne sont pas touchées non plus. Aucune heure, aucun quart, aucune réservation ni aucun profil ne change. Seules les périodes de regroupement de vos chiffres se déplacent.

6. Cela modifie-t-il les rapports déjà enregistrés ?

Oui, et c'est voulu. Une vue ou un indicateur enregistré sur un trimestre ou une année suit le calendrier de votre organisation. Après le changement, il couvre votre trimestre plutôt que le trimestre civil, et un lecteur verra un chiffre différent de celui de la veille.

Avant d'enregistrer : Changer le mois de début redéfinit les dates de chaque trimestre et de chaque année sur toute la plateforme, y compris les indicateurs d'analyse et les vues de rapport enregistrés. Vome affiche un avertissement qui nomme précisément ce qui va changer : lisez-le avant de confirmer. Rien n'est supprimé et aucun enregistrement n'est modifié.

7. Puis-je encore produire des rapports sur l'année civile ?

Oui. Une fois votre exercice défini, trois options supplémentaires apparaissent à côté des autres :

• Cette année civile
• Année civile précédente
• Année civile à ce jour

Elles vont toujours du 1er janvier au 31 décembre, quel que soit votre exercice. Elles existent pour les questions réellement liées à l'année civile, comme un total de reçus fiscaux ou un rapport de subvention portant sur l'année civile.

Elles n'apparaissent que pour les organisations ayant défini un exercice. Sur une année de janvier à décembre, elles seraient identiques aux options standard, alors Vome ne les affiche pas en double.

8. Les sites peuvent-ils avoir des exercices différents ?

Pas pour l'instant. L'exercice financier est défini une seule fois pour toute l'organisation, et tous les sites l'utilisent. Si vos sites rendent réellement compte sur des exercices différents, n'hésitez pas à soumettre un ticket pour nous en parler, ou à écrire à support@vomevolunteer.zohodesk.com. C'est ce type de cas qui oriente nos prochains développements.

9. Qui peut le modifier, et sur quels forfaits ?

Un administrateur ayant accès aux Paramètres peut le modifier, et le changement s'applique immédiatement à toute l'organisation. Le paramètre lui-même est disponible sur tous les forfaits. Ce qu'il affecte dépend des modules inclus dans votre forfait, car le module Analyses est offert sur les forfaits Enterprise et Ultimate.

Résumé

• Définissez le mois d'ouverture de votre exercice dans Paramètres, Rapports, Exercice financier.
• Un exercice commence toujours le 1er du mois choisi.
• Les trimestres, les années, le cumul annuel et les comparaisons d'une année à l'autre suivent votre calendrier.
• Les mois, les semaines et les jours ne changent pas, et aucune donnée n'est modifiée.
• Les rapports enregistrés sur un trimestre ou une année sont redatés, et Vome vous avertit avant l'enregistrement.
• Les options d'année civile restent disponibles pour les questions qui en ont besoin.
• L'exercice est défini pour toute l'organisation. Les sites ne peuvent pas encore avoir le leur.