Aperçu
L'ajout automatique des invités à la base de données permet à votre organisation d'ajouter automatiquement à votre base de données les invités d'une réservation de groupe, sans que personne n'ait à créer un profil manuellement pour chaque invité. Il s'agit d'un paramètre de la politique de réservation de groupe. Lorsqu'il est activé, chaque invité admissible d'une réservation régie par cette politique est assuré d'avoir un profil dans votre base de données, soit en associant un profil existant par courriel, soit en créant un nouveau profil hors ligne. Les mêmes invités peuvent aussi être affectés, au même moment, à un groupe, à des étiquettes de profil, à des sites et à des opportunités, selon les options que vous choisissez.
Lorsqu'il est activé sur une politique de réservation de groupe, il garantit que chaque invité d'une réservation régie par cette politique possède un profil dans votre base de données. Pour chaque invité admissible, Vome réutilise un profil existant lorsque le courriel de l'invité correspond à un profil que vous avez déjà, ou crée un nouveau profil hors ligne lorsqu'aucune correspondance n'existe. Cela évite de dupliquer les participants récurrents et vous évite de créer les profils à la main.
Ouvrez ou créez une politique de réservation de groupe, puis activez « Ajouter automatiquement les invités à la base de données ». Enregistrez la politique. À partir de ce moment, les invités admissibles des réservations nouvelles et mises à jour régies par cette politique sont ajoutés automatiquement à votre base de données. Le paramètre est désactivé par défaut, et tant qu'il est désactivé, aucun invité n'est ajouté automatiquement.
Sous la même politique, vous pouvez activer en option l'une ou l'autre de ces options. Elles sont toutes désactivées ou vides par défaut :
Ces options se combinent. Un invité est affecté à tout ce que vous avez sélectionné parmi ces options.
Cela se produit en arrière-plan chaque fois que la liste des participants de la réservation est constituée ou reconstituée : lorsqu'un invité réclame une place, lorsqu'un invité accepte une invitation, lorsque les renseignements d'un invité sont enregistrés, lorsque la taille du groupe change et lorsqu'un administrateur ouvre les détails de la réservation. Les invités n'ont aucune étape particulière à effectuer et ne voient aucun écran distinct.
Comme cela se déclenche aussi lorsqu'un administrateur ouvre une réservation, les invités qui étaient admissibles mais pas encore ajoutés (par exemple, des personnes ayant réclamé une place avant l'activation du paramètre) sont pris en compte à la prochaine consultation de la réservation.
Si la réservation est liée à un groupe, chaque invité ajouté automatiquement devient aussi un membre actif de ce groupe, et le groupe est reflété sur le profil de l'invité. Si la réservation n'a aucun groupe lié, aucune adhésion à un groupe n'est ajoutée.
L'activation du paramètre s'applique aux réservations à venir. Pour l'appliquer aux réservations déjà créées sous la politique, lancez le remplissage rétroactif, qui est proposé juste après l'activation du paramètre. Le remplissage parcourt chaque réservation existante régie par la politique et garantit que chaque invité admissible se trouve dans votre base de données, dans le groupe lié lorsqu'il y en a un, et affecté selon les options de votre politique.
Le remplissage s'exécute en arrière-plan et peut prendre quelques minutes. Vous recevrez une notification (notification mobile et courriel) lorsqu'il sera terminé. Il peut être exécuté plus d'une fois sans risque, car les invités déjà présents dans votre base de données ne sont pas dupliqués. Le remplissage ne s'exécute que lorsque « Ajouter automatiquement les invités à la base de données » est activé, alors activez d'abord le paramètre.
Oui. Indépendamment de la politique, un administrateur peut ajouter en lot une liste d'invités sélectionnés à la main. Saisissez chaque invité avec un nom et, en option, un courriel, un téléphone et un âge, puis choisissez en option un groupe, des étiquettes de profil, des sites et des opportunités (un ensemble précis ou toutes les opportunités) à appliquer, et enregistrez.
Chaque invité est traité individuellement. Vome réutilise un profil existant lorsque le courriel correspond, ou crée un nouveau profil hors ligne, puis applique le groupe, les étiquettes, les sites et les opportunités que vous avez choisis. Vous verrez un résultat pour chaque invité indiquant s'il a été créé, lié à un profil existant ou en échec, ainsi que des totaux. Un échec sur un invité n'arrête pas le traitement des autres. Cette action en lot n'envoie aucune invitation aux invités.
Sur la liste des participants d'une réservation, chaque personne (le responsable de la réservation et chaque invité) porte un indicateur montrant si elle se trouve dans votre base de données, ce qui vous permet de voir d'un coup d'œil quels participants possèdent déjà un profil.
Non. Le traitement automatique, le remplissage rétroactif et l'ajout en lot réutilisent tous les profils existants par courriel au lieu de les ajouter deux fois, ils peuvent donc être exécutés à répétition sans risque.