Comment importer des opportunités à partir d'un fichier ?
Aperçu
Si vous configurez Vome pour la première fois, ou si vous gérez des dizaines d’opportunités permanentes, les créer une à la fois est long. L’importation d’opportunités crée un lot d’opportunités à partir d’un seul fichier, associe les noms de votre fichier à ce qui existe déjà dans Vome, puis vous laisse définir les paramètres communs une seule fois pour tout le lot.
Chaque rangée devient une opportunité. Vous pouvez importer jusqu’à 500 opportunités par fichier.
Rien n’est créé avant la dernière étape. Vous pouvez téléverser un fichier, faire les associations, changer d’avis et quitter. Aucune opportunité, catégorie, tag ni site n’est créé avant que vous appuyiez sur Importer à l’étape de révision.
1. Où se trouve l’importation d’opportunités ?
Allez dans le module Opportunités, ouvrez le bouton Nouvelle opportunité en haut, puis choisissez Importer des opportunités.
Le même menu contient Nouvelle opportunité, qui construit une opportunité étape par étape. Importer équivaut à créer : tout administrateur dont le rôle permet de créer une opportunité peut aussi importer.
2. À quoi doit ressembler mon fichier ?
Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient les titres de colonnes, et chaque rangée suivante est une opportunité.
Deux colonnes sont obligatoires :
- Titre
- Description
Tout le reste est optionnel :
- Catégorie, la catégorie à laquelle l’opportunité appartient.
- Coordonnateur, l’administrateur responsable.
- Observateurs, les autres administrateurs qui la suivent.
- Type de lieu, sur place ou à distance.
- Adresse, l’endroit, pour les opportunités sur place.
- Tags d’opportunité.
- Sites, les sites auxquels l’opportunité est liée.
- Engagement, ponctuel ou récurrent.
L’étape de téléversement propose un modèle à télécharger. C’est le moyen le plus simple d’avoir les bons titres de colonnes, mais ce n’est pas obligatoire : votre propre fichier Excel ou CSV fonctionne tout aussi bien, car les titres sont associés de façon souple, donc « Titre de l’opportunité » ou « Nom » mènent tous les deux à Titre, et les en-têtes en anglais fonctionnent aussi.
Lorsqu’une rangée peut contenir plusieurs valeurs, séparez-les par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne dans la même cellule. Cela s’applique aux Observateurs, aux Tags d’opportunité et aux Sites.
Pour le Type de lieu, écrivez les mots que vous utilisez normalement. Sur place, en présentiel et physique sont tous lus comme sur place. À distance, virtuel, en ligne et télétravail sont tous lus comme à distance. Si vous omettez la colonne, vous choisissez un seul type par défaut pour tout le lot à l’étape d’association.
L’Engagement fonctionne de la même façon. Ponctuel, unique et une fois sont tous lus comme ponctuel. Récurrent, régulier et continu sont tous lus comme récurrent. Si vous omettez la colonne, vous définissez plutôt un seul engagement pour tout le lot à l’étape des paramètres.
Seul le type d’engagement s’importe, jamais la récurrence elle-même. Une récurrence, ce sont quatre valeurs qui doivent s’accorder entre elles (un nombre, une fréquence, une durée et une date de début), ce qui n’a pas de forme honnête dans une seule cellule. Une colonne Engagement dit donc ponctuel ou récurrent, et le modèle de récurrence derrière « récurrent » se définit une seule fois pour le lot à l’étape des paramètres.
3. Que se passe-t-il avec une rangée incomplète ?
Elle est ignorée, et le reste du fichier s’importe quand même. Une seule faute de frappe ne vous coûte pas tout le téléversement.
Une rangée est ignorée lorsqu’elle n’a pas de titre, pas de description, un type de lieu que Vome ne reconnaît pas, ou un engagement que Vome ne reconnaît pas. Chaque rangée ignorée est listée avec son numéro et la raison, pour que vous puissiez corriger le fichier et le téléverser de nouveau, ou importer les bonnes rangées maintenant et ajouter le reste à la main.
4. Comment fonctionne l’étape « Associer votre fichier » ?
Votre fichier contient des noms. Vome contient des enregistrements. L’étape d’association est là où vous dites ce qui correspond à quoi.
Vome rassemble chaque valeur distincte de vos colonnes Catégorie, Coordonnateur, Observateurs, Adresse, Tags d’opportunité et Sites, associe ce qu’il peut, et vous interroge sur le reste. Pour chaque valeur, vous choisissez de l’associer à un enregistrement existant, de la créer, ou de l’ignorer. Lorsqu’une valeur ressemble à un enregistrement existant, une suggestion vous est proposée et s’accepte en un clic. Chaque valeur indique aussi combien de rangées l’utilisent, pour que vous voyiez la portée de votre choix.
Quelques colonnes se comportent de façon particulière :
- Les catégories peuvent être associées ou créées. Vous définissez aussi une catégorie par défaut, utilisée pour les rangées sans catégorie et pour les noms que vous avez choisi d’ignorer, ainsi qu’une photo de couverture pour les catégories créées par cette importation.
- Les coordonnateurs sont associés à vos administrateurs existants. On ne peut pas créer de nouveaux administrateurs ici. Chaque opportunité a besoin d’un coordonnateur, donc vous devez choisir un coordonnateur par défaut avant de continuer.
- Les observateurs sont eux aussi associés à vos administrateurs existants. Un nom qui ne correspond à personne est simplement laissé de côté.
- Les lieux sont associés à vos lieux enregistrés, ou ajoutés. Une nouvelle adresse est vérifiée pour qu’elle se géolocalise correctement. Vous pouvez définir un lieu par défaut pour chaque opportunité sur place qui n’a pas son propre lieu. Une opportunité sur place sans aucun lieu bloque l’importation jusqu’à ce que vous la régliez.
- Les tags d’opportunité peuvent être associés ou créés.
- Les sites peuvent être associés ou créés. En créer un ouvre la configuration complète du site, et vous pourrez ajouter son image de marque et ses paramètres ensuite. Un seul choix d’Accès des sites liés, Consultation seulement ou Peut modifier, s’applique à chaque lien de site créé par cette importation. Il commence sur Consultation seulement.
Si vos choix totalisent plus de 100 nouveaux enregistrements, Vome vous demande d’abord de cocher une confirmation. Cette vérification existe parce qu’un nombre élevé signifie presque toujours que la mauvaise colonne a été associée.
Forfait requis : les Sites demandent le forfait Entreprise ou Ultime. Sur les forfaits Recruter et Pro, la colonne Sites n’a rien à quoi s’associer, donc omettez-la de votre fichier.
5. Que sont les « Paramètres communs » ?
Ce sont les paramètres que vous rempliriez normalement une opportunité à la fois. Définissez-les une seule fois ici et ils s’appliquent à chaque opportunité de l’importation. Vous pouvez tous les modifier par opportunité ensuite.
- Horaire. Les paramètres de planification, et l’engagement : ponctuel, ou récurrent avec un nombre, une fréquence et une durée. Une colonne Engagement dans votre fichier a priorité, rangée par rangée.
- Recrutement. Un processus de recrutement, appliqué à chaque opportunité de l’importation. Si les candidatures sont ouvertes, une date limite de candidature et si elle est stricte, des tags d’opportunité par défaut, et une exigence d’âge.
- Visibilité. Publique, semi-privée ou privée, y compris les règles du mode semi-privé.
- Communications. Si le salon de discussion de l’opportunité et ceux des quarts sont activés.
6. Qu’est-ce qui n’est pas importé ?
L’importation crée l’opportunité et son contenu principal. Elle ne construit pas les éléments qui demandent leur propre configuration :
- Les photos de couverture. Une opportunité importée utilise la photo de couverture de sa catégorie. Changez-la par opportunité ensuite si vous voulez quelque chose de précis.
- Les quarts. Importez-les séparément, une opportunité à la fois, avec Importer des quarts depuis l’Horaire.
- Les modèles de récurrence. Le type d’engagement s’importe, le modèle derrière lui non. Voir la note ci-dessus.
- La mise en page des pages de destination. Personnalisez-la par opportunité une fois celle-ci créée.
7. Les opportunités importées sont-elles publiées immédiatement ?
C’est vous qui décidez, à l’étape de révision. Tout publier maintenant est activé par défaut : si vous ne changez rien, tout le lot est mis en ligne dès la fin de l’importation.
- Laissez Tout publier maintenant activé et elles sont en ligne immédiatement.
- Désactivez l’option et elles sont créées comme brouillons, pour que vous puissiez les vérifier avant que quiconque ne les voie.
Si vous publiez immédiatement, Vome vous indique d’abord pour combien d’opportunités vos abonnés recevront un courriel. Sur un gros lot, cela vaut la peine d’être lu avant d’appuyer sur Importer.
L’étape de révision donne aussi les totaux : combien d’opportunités, combien de nouvelles catégories, combien de nouveaux tags d’opportunité, et combien de rangées sont ignorées.
8. Et si un titre de mon fichier existe déjà dans Vome ?
Vome vous avertit à l’étape de révision et liste les titres qu’il a reconnus. Il ne vous bloque pas.
Attention : une importation ne met jamais à jour une opportunité existante. Un titre répété est créé comme une deuxième opportunité distincte. Rien d’existant n’est modifié, fusionné ni écrasé. Donc si vous relancez un fichier pour corriger quelques rangées, retirez d’abord celles qui se sont déjà importées.
Résumé
- Module Opportunités, Nouvelle opportunité, puis Importer des opportunités.
- Une rangée par opportunité, jusqu’à 500 rangées, en .xlsx ou .csv. Titre et Description sont les seules colonnes obligatoires.
- Catégorie, Coordonnateur, Observateurs, Type de lieu, Adresse, Tags d’opportunité, Sites et Engagement sont optionnels. Séparez plusieurs valeurs d’une même cellule par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
- Le Type de lieu et l’Engagement lisent les mots courants en français comme en anglais, et une valeur que Vome ne reconnaît pas fait ignorer la rangée.
- Les noms de votre fichier sont associés à Vome à l’étape 2, où vous associez, créez ou ignorez chacun d’eux. Les coordonnateurs et les observateurs peuvent seulement être associés, jamais créés.
- Les paramètres communs (horaire, recrutement, visibilité, communications) se définissent une fois et s’appliquent à tout le lot.
- Les photos de couverture, les quarts, les modèles de récurrence et la mise en page ne sont pas importés.
- Rien n’est créé avant que vous appuyiez sur Importer. Tout publier maintenant est activé par défaut, désactivez-le si vous voulez des brouillons.
- Un titre répété crée une nouvelle opportunité plutôt que de mettre l’ancienne à jour.