Comment importer des séquences à partir d'un fichier ?
Aperçu
Les séquences sont la façon de mener quelqu’un de l’intérêt à la préparation complète : les formulaires, la formation, les vérifications et les approbations, dans l’ordre que vous voulez. Si vous configurez Vome, ou si vous avez un parcours d’intégration différent pour chaque programme, construire chaque séquence une étape à la fois est long.
L’importation de séquences crée un lot de séquences à partir d’un seul fichier, associe les noms d’étapes de votre fichier aux étapes que vous avez déjà construites, puis vous laisse définir les paramètres communs une seule fois pour tout le lot.
Chaque rangée devient une séquence. Vous pouvez importer jusqu’à 500 séquences par fichier.
Construisez vos bibliothèques d’étapes d’abord, en grande partie. L’importation assemble des séquences à partir d’étapes qui existent déjà, et elle peut créer quatre des types d’étapes les plus simples au passage. Tout le reste doit être construit avant l’importation : c’est donc en général l’une des dernières choses à faire quand vous mettez l’intégration en place. Rien n’est créé avant la dernière étape non plus : vous pouvez téléverser un fichier, faire les associations, changer d’avis et quitter.
1. Où se trouve l’importation de séquences ?
Allez dans le module Séquences, ouvrez le bouton Nouvelle séquence en haut, puis choisissez Importer des séquences. Ou allez-y directement : www.vomevolunteer.com/org/import-sequences.
Le même menu contient Nouvelle séquence, qui construit une séquence étape par étape. Importer équivaut à créer : tout administrateur dont le rôle donne accès au module Séquences peut aussi importer.
2. À quoi doit ressembler mon fichier ?
Téléversez un fichier .xlsx ou .csv. La première rangée contient les titres de colonnes, et chaque rangée suivante est une séquence.
Une seule colonne est obligatoire :
- Titre
Tout le reste est optionnel :
- Description.
- Dossier, le dossier où la séquence est classée.
- Coordonnateur, l’administrateur responsable.
- Observateurs, les autres administrateurs qui la suivent.
- Étape 1, Étape 2, et ainsi de suite, une étape par colonne. Voir la question suivante.
À la première étape, Téléversement, un bouton Télécharger le modèle vous remet le modèle à jour, dans votre langue. C’est le moyen le plus simple d’avoir les bons titres de colonnes, mais ce n’est pas obligatoire : votre propre fichier Excel ou CSV fonctionne tout aussi bien, car les titres sont associés de façon souple, donc « Titre de la séquence », « Nom » ou un en-tête en anglais mènent tous à Titre.
La cellule Observateurs peut contenir plusieurs noms. Séparez-les par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
3. Comment fonctionnent les colonnes d’étapes ?
Mettez une étape par colonne, avec les en-têtes Étape 1, Étape 2 et ainsi de suite, jusqu’à 20 colonnes d’étapes. Dans chaque cellule, inscrivez le nom de l’étape que vous voulez à cette position.
Trois choses valent la peine d’être sues :
- C’est le numéro de l’en-tête qui ordonne les étapes, pas la position de la colonne dans votre fichier. Un fichier avec Étape 1 et Étape 3, sans Étape 2, produit quand même les étapes dans le bon ordre.
- Une cellule vide au milieu se referme simplement. Étape 1, vide, Étape 3 devient une séquence à deux étapes, ce qui est presque toujours ce que vous vouliez.
- Vous ne dites jamais de quel type est une étape. Le type provient de la bibliothèque où le nom a été trouvé.
Ce dernier point est toute la raison pour laquelle une séquence tient dans un fichier. Vome cherche le nom que vous avez écrit dans chaque bibliothèque d’étapes : Téléversement de fichier, Entrevue, Formation, Orientation, Personnalisé, PDF remplissable, Formulaires remplissables, Vidéos, Listes de contrôle, Vérification des antécédents, E-Learning et Cours. Celle qui le contient détermine le type de l’étape.
Si votre fichier contient des colonnes d’étapes au-delà de l’Étape 20, elles sont ignorées, et Vome vous indique combien ont été écartées plutôt que de tronquer vos séquences en silence.
4. Que se passe-t-il avec une rangée incomplète ?
Elle est ignorée, et le reste du fichier s’importe quand même. Une seule faute de frappe ne vous coûte pas tout le téléversement.
Une rangée est ignorée lorsqu’elle n’a pas de titre, ou lorsque le même titre est déjà apparu plus haut dans le même fichier. Chaque rangée ignorée est listée avec son numéro, pour que vous puissiez corriger le fichier et le téléverser de nouveau, ou importer les bonnes rangées maintenant et ajouter le reste à la main.
Une séquence sans aucune étape n’est pas une erreur. Elle s’importe comme un brouillon que vous pourrez compléter plus tard.
5. Comment fonctionne l’étape « Associer votre fichier » ?
Votre fichier contient des noms. Vome contient des enregistrements. L’étape d’association est là où vous dites ce qui correspond à quoi.
Vome rassemble chaque valeur distincte de vos colonnes d’étapes et de vos colonnes Dossier, Coordonnateur et Observateurs, associe ce qu’il peut, et vous interroge sur le reste. Pour chaque valeur, vous choisissez de l’associer à un enregistrement existant, de la créer, ou de l’ignorer. Lorsqu’une valeur ressemble à un enregistrement existant, une suggestion vous est proposée et s’accepte en un clic. Chaque valeur indique aussi combien de rangées l’utilisent, pour que vous voyiez la portée de votre choix. Chaque colonne offre également Tout associer et Tout ignorer en haut, ainsi que Créer pour tout sur les colonnes où la création est possible, et cliquer une deuxième fois sur un choix l’annule.
Chaque colonne se comporte à sa façon :
- Les étapes sont comparées à tout ce que vous avez déjà construit, dans les douze bibliothèques. Si un nom existe dans plus d’une bibliothèque, Vome vous montre les candidats avec leur type et vous choisissez celui que vous vouliez dire, car les deux réponses sont valides et vous seul savez laquelle est la bonne. Un nom qui ne correspond à rien peut être réglé sur Créer, où vous choisissez en quoi il doit devenir. Voir la note ci-dessous pour les types qui peuvent être créés.
- Les dossiers peuvent être associés ou créés. En créer un ouvre un court formulaire où vous le nommez et choisissez quels sites peuvent l’utiliser. Un dossier par défaut est optionnel : les rangées sans dossier propre sont simplement importées sans dossier.
- Les coordonnateurs sont associés à vos administrateurs existants. On ne peut pas créer de nouveaux administrateurs ici. Chaque séquence a besoin d’un coordonnateur, donc un coordonnateur par défaut doit être choisi avant de continuer. C’est vous au départ.
- Les observateurs sont eux aussi associés à vos administrateurs existants. Un nom qui ne correspond à personne est simplement laissé de côté.
Au bas de l’étape se trouve une liste de tout ce qui attend encore une décision de votre part. Cliquez sur un élément et Vome vous amène à la colonne concernée.
Si vos choix totalisent plus de 100 nouveaux enregistrements, Vome vous demande d’abord de cocher une confirmation. Cette vérification existe parce qu’un nombre élevé signifie presque toujours que la mauvaise colonne a été associée.
Quatre types d’étapes peuvent être créés pendant l’importation. Réglez un nom non associé sur Créer, choisissez ce qu’il doit devenir, et Vome construit cette entrée de bibliothèque avant de créer les séquences, puis l’attache à chaque séquence qui la nommait. Ces quatre types sont Entrevue, Formation, Orientation et Personnalisé, parce que chacun n’est au fond qu’un titre que vous complétez ensuite.
Les huit autres bibliothèques contiennent des enregistrements qui ont leur propre configuration : un formulaire à construire, un PDF à préparer, une vidéo à lier, un cours à assembler. Une étape de l’un de ces types doit exister avant l’importation, et un nom que Vome ne peut pas construire est listé à l’étape de révision et laissé de côté dans les séquences qui l’utilisaient.
6. Que sont les « Paramètres communs » ?
Ce sont les paramètres que vous rempliriez normalement une séquence à la fois. Définissez-les une seule fois ici et ils s’appliquent à chaque séquence de l’importation. Vous pouvez tous les modifier ensuite.
- Visibilité. Qui peut voir chaque séquence, et qui a le droit de la modifier. Privé la réserve aux coordonnateurs et aux observateurs qui y sont rattachés. Public l’ouvre à tout administrateur qui a accès au module.
- Le déroulement des étapes. Si les étapes à venir sont visibles avant d’être atteintes ou verrouillées jusque-là, et si les étapes doivent être faites dans l’ordre ou peuvent l’être dans n’importe quel ordre.
- Base de données. Si une personne qui commence une de ces séquences est ajoutée automatiquement à votre base de données.
7. Qu’est-ce qui n’est pas importé ?
L’importation construit la séquence et son ordre de déroulement. Elle ne construit pas les éléments qui demandent leur propre configuration :
- La plupart des bibliothèques d’étapes. Les étapes Entrevue, Formation, Orientation et Personnalisé peuvent être créées pendant l’importation. Les huit autres demandent leur propre configuration, ces étapes doivent donc exister d’abord. Voir la note ci-dessus.
- Les paramètres des étapes. Les dates d’échéance, les rappels, l’expiration, les automatisations et l’attribution de tags de profil se définissent sur chaque étape une fois la séquence créée. Cela vaut aussi pour les quatre types que l’importation peut créer : elle crée l’entrée et lui donne son nom, et vous remplissez le détail ensuite.
- Les personnes. L’importation crée les séquences. Elle n’y inscrit personne.
8. Les séquences importées sont-elles publiées immédiatement ?
C’est vous qui décidez, à l’étape de révision. Tout publier maintenant est activé par défaut : si vous ne changez rien, tout le lot est mis en ligne dès la fin de l’importation.
- Laissez Tout publier maintenant activé et elles sont en ligne immédiatement.
- Désactivez l’option et elles sont créées comme brouillons, pour que vous puissiez les vérifier avant d’y inscrire qui que ce soit.
Pendant que vous configurez encore Vome, les brouillons sont généralement le bon choix : importez le lot, parcourez-en une vous-même du début à la fin, puis publiez.
Une séquence a besoin d’au moins une étape pour être publiée. Si une rangée s’est retrouvée sans étape, Vome bloque l’importation tant que la publication est activée et vous le dit, et vous ajoutez des étapes dans votre fichier ou vous désactivez la publication pour les compléter plus tard.
L’étape de révision donne aussi les totaux : combien de séquences, combien de nouveaux dossiers, combien de rangées sont bloquées, et combien de rangées sont ignorées.
9. Et si un titre de mon fichier existe déjà dans Vome ?
Ces rangées sont bloquées, et tout le reste s’importe quand même.
Vome compare vos titres aux séquences que vous avez déjà et liste les correspondances à l’étape de révision. Renommez-les dans votre fichier et téléversez de nouveau.
Attention : une importation ne met jamais à jour une séquence existante. Un titre de séquence doit être unique dans votre compte, donc un titre répété n’est pas créé comme une deuxième copie et il n’est pas fusionné avec l’ancienne. Il est écarté, et nommé pour vous à l’étape de révision.
Résumé
- Construisez vos bibliothèques d’étapes d’abord. L’importation peut créer les étapes Entrevue, Formation, Orientation et Personnalisé au passage, mais tous les autres types doivent déjà exister.
- Module Séquences, Nouvelle séquence, puis Importer des séquences.
- Une rangée par séquence, jusqu’à 500 rangées, en .xlsx ou .csv. Titre est la seule colonne obligatoire.
- Mettez une étape par colonne, avec les en-têtes Étape 1 à Étape 20. Le numéro de l’en-tête fixe l’ordre, et le type d’étape provient de la bibliothèque où le nom a été trouvé.
- Description, Dossier, Coordonnateur et Observateurs sont optionnels. Séparez plusieurs observateurs d’une même cellule par des virgules, des points-virgules ou des sauts de ligne.
- Les noms de votre fichier sont associés à Vome à l’étape 2, où vous associez, créez ou ignorez chacun d’eux. Les coordonnateurs et les observateurs peuvent seulement être associés.
- Les paramètres communs (visibilité, déroulement des étapes, base de données) se définissent une fois et s’appliquent à tout le lot.
- Les paramètres des étapes et les personnes ne sont pas importés, et une étape créée arrive comme une entrée nommée que vous complétez ensuite.
- Rien n’est créé avant que vous appuyiez sur Importer. Tout publier maintenant est activé par défaut, désactivez-le si vous voulez des brouillons.
- Un titre qui existe déjà est écarté plutôt que dupliqué.