Incidence de l'archivage d'un profil sur vos rapports et vos données

Quelle est l'incidence de l'archivage d'un profil sur mes rapports et mes données ?

L'archivage change ce qu'une personne peut faire à partir d'aujourd'hui. Il n'efface pas ce qu'elle a déjà fait.

Chaque heure consignée, chaque quart effectué et chaque formulaire soumis reste exactement où il était. Ce qui change, c'est l'endroit où le profil apparaît : la plupart des listes de personnes n'affichent que les profils actifs, alors que les rapports portant sur du travail déjà accompli continuent de les compter.

1. L'archivage supprime-t-il des données ?
Non. Rien n'est supprimé.
Un profil archivé conserve tout ce qui suit :
  1. Les heures consignées, y compris celles que vous avez approuvées et celles effectuées hors de Vome
  2. L'historique des quarts, la présence et les enregistrements d'arrivée et de départ
  3. Les formulaires soumis et leurs statuts
  4. Les dossiers de séquence et l'historique des étapes
  5. Les notes, les fichiers, les tags de profil et les valeurs des champs personnalisés
  6. Les distinctions déjà obtenues
C'est la principale raison pour laquelle nous vous invitons à archiver plutôt qu'à chercher un bouton de suppression. L'archivage protège l'historique tout en retirant la personne de vos listes de tous les jours.

2. Quelles listes cessent de les afficher ?
Partout où vous choisissez une personne pour poser une action, un profil archivé disparaît de la liste. Cela comprend :
  1. La vue Tous profils actifs et champs de votre base de données, ainsi que toutes vos vues personnalisées
  2. Les sélecteurs de profils utilisés pour ajouter quelqu'un à une séquence, l'inscrire à un cours, soumettre un formulaire en son nom, affecter des quarts ou des opportunités en lot, lancer un appel à tous pour un quart, ou choisir des destinataires de courriel
  3. Le clavardage de groupe de votre base de données et votre canal d'annonces Tous les membres, qui excluent automatiquement les profils archivés et hors ligne
C'est précisément le but de l'archivage. Votre équipe cesse de planifier, de relancer ou d'écrire par mégarde à une personne qui n'est plus avec vous.

3. Mes rapports incluent-ils encore les profils archivés ?
Cela dépend de l'objet du rapport, et la distinction est logique.

Les rapports qui portent sur les personnes excluent les profils archivés par défaut et vous laissent un interrupteur pour les ramener. Dans les rapports Réponses au questionnaire, Dates de téléversement de fichiers et Achèvement des séquences, ouvrez le panneau de filtres et activez Inclure les profils archivés. Les lignes archivées s'affichent alors, distinguées visuellement pour que vous les reconnaissiez.

Les rapports qui portent sur du travail déjà accompli conservent les enregistrements dans tous les cas. Les journaux de réservation, les arrivées et départs, les listes de quarts et les rapports d'heures sont construits à partir des quarts eux-mêmes, et un quart ne cesse pas d'exister parce que la personne a été archivée par la suite. Si quelqu'un a fait 40 heures l'an dernier et que vous l'archivez aujourd'hui, ces 40 heures figurent toujours dans les chiffres de l'an dernier. C'est voulu, et c'est ce qui garde vos totaux comparables d'une année à l'autre.

Si le total d'un rapport vous semble plus bas que prévu juste après une série d'archivages, vérifiez l'option Inclure les profils archivés avant de conclure à une perte de données.

4. Que se passe-t-il dans les Analyses ?
Les Analyses traitent l'archivage comme un événement réel sur une ligne du temps, et non comme une disparition.
  1. Le chiffre Profils actifs compte toutes les personnes de votre base de données qui ne sont pas archivées.
  2. Le graphique Variation nette des profils place les nouveaux profils en regard des profils archivés, pour voir la croissance et l'attrition côte à côte.
  3. Le graphique Profils archivés dans le temps montre à quel moment les gens sont partis.
  4. La rétention compte une personne comme retenue de sa date de début jusqu'à sa date d'archivage : c'est donc l'archivage qui clôt son adhésion.
Un point de vigilance : un profil archivé sans date d'archivage au dossier ne peut pas être placé sur une ligne du temps, il est donc écarté de ces graphiques plutôt que deviné. L'archivage effectué dans Vome inscrit toujours la date, donc cela ne touche que d'anciens dossiers ou des dossiers importés.

5. Puis-je encore trouver, ouvrir et exporter un profil archivé ?
Oui, les trois.
  1. Allez dans votre Base de données
  2. Ouvrez le menu des vues en haut du tableau
  3. Sous Vues par défaut, choisissez Tous profils archivés et champs
De là, le profil s'ouvre normalement, avec une bannière confirmant qu'il est archivé. Deux champs valent la peine d'être ajoutés comme colonnes dans Gérer les champs :
  1. Date d'archivage, pour trier selon les départs les plus récents
  2. Archivé par, pour savoir quel administrateur a pris la décision
Les exportations fonctionnent comme dans la liste active, et l'exportation d'un profil individuel indique la date d'archivage sur le document.

6. Et si une personne archivée revient ?
Restaurez-la, ne la recréez pas.

Vome bloque la création d'un nouveau profil avec une adresse courriel qui appartient déjà à un profil archivé, et vous indique que la personne se trouve dans votre liste archivée ainsi que la date de son archivage. La même protection s'applique lorsque vous ajoutez des invités à une réservation de groupe ou une personne à un kiosque. Créer un second dossier diviserait son historique entre deux profils, ce qui est exactement ce qu'il faut éviter.

7. Les profils archivés reçoivent-ils encore des notifications ?
Non, pas par défaut.

Les notifications d'anniversaire automatisées sont la seule exception prévue. Au moment de configurer une notification d'anniversaire, vous pouvez activer Inclure les profils archivés si vous souhaitez que d'anciens membres continuent de recevoir un message d'anniversaire. L'option est désactivée tant que vous ne l'activez pas.

Résumé
  1. L'archivage ne supprime jamais de données. Heures, quarts, formulaires, séquences, notes et tags sont tous conservés.
  2. Les sélecteurs de profils, les vues personnalisées et les clavardages de la base de données cessent automatiquement d'afficher les personnes archivées.
  3. Les rapports portant sur les personnes masquent les profils archivés par défaut et offrent l'option Inclure les profils archivés.
  4. Les rapports de quarts, de présence et d'heures conservent les enregistrements historiques, peu importe l'archivage.
  5. Les Analyses considèrent l'archivage comme la fin de l'adhésion d'une personne plutôt que comme un retrait de l'historique.
  6. Passez à Tous profils archivés et champs pour trouver, ouvrir et exporter les profils archivés, et ajoutez les colonnes Date d'archivage et Archivé par pour le contexte.
  7. Si une personne revient, restaurez son profil archivé au lieu d'en créer un nouveau.