Le parcours bénévole sur Vome : du recrutement à la reconnaissance

Vome offre une expérience de gestion bénévole fluide et efficace, autant aux administrateurs qu'aux bénévoles. Voici, étape par étape, le parcours bénévole type sur la plateforme.

1. Recrutement et candidature (Formulaires)

Les organisations recrutent en partageant des liens vers des opportunités publiques ou en intégrant des formulaires de candidature à leur site Web. Les bénévoles parcourent les opportunités offertes et postulent en remplissant un formulaire simplifié.

Les administrateurs peuvent tirer parti de nombreuses options d'automatisation intégrées à leur formulaire.

1. Automatisation au niveau d'une question, pour les questions à choix unique ou multiple
   
2. Automatisation au niveau de la soumission du formulaire
   

2. Sélection et intégration (Formulaires et Séquences)

Les administrateurs examinent les candidatures, affectent les personnes retenues aux étapes suivantes et lancent au besoin une vérification des antécédents depuis le profil. Dès qu'un formulaire est soumis, la personne accède au portail privé de l'organisation, où elle voit tout ce qui figure sur la page de l'organisation, en général un formulaire de candidature et les opportunités en vedette.

Les administrateurs peuvent tirer parti de nombreuses options d'automatisation intégrées à leur séquence d'intégration.

1. Automatisation au niveau d'une étape
   
2. Automatisation à l'achèvement de la séquence
   

3. Affectation des opportunités et réservation des quarts

• Les bénévoles peuvent choisir eux-mêmes les quarts offerts au sein des opportunités pour lesquelles ils sont approuvés.

• Les administrateurs peuvent aussi affecter directement des quarts et en aviser les personnes concernées.

4. Suivi des heures et validation de la présence

Vome offre plusieurs façons de suivre les heures :

• Code QR d'arrivée et de départ : la personne scanne un code QR en arrivant et en repartant.

• Kiosque virtuel sur site : l'organisation installe une borne d'enregistrement numérique.

• Saisie manuelle des heures : la personne consigne ses heures depuis son profil.

• Consignation en masse par les administrateurs : un administrateur consigne les heures de plusieurs personnes d'un coup.

5. Rapports et analyses

Les administrateurs génèrent des rapports en temps réel sur l'engagement bénévole, les heures données et les indicateurs d'impact. Le tableau de bord d'analyses intégré permet de filtrer, d'exporter et de visualiser efficacement les données quantitatives et qualitatives.

6. Notifications automatisées et communication

Tout au long du parcours, Vome tient les administrateurs et les bénévoles informés grâce à :

• des rappels automatisés pour les quarts à venir et les certifications qui arrivent à échéance ;

• des notifications instantanées pour les changements d'horaire, les approbations et les mises à jour importantes ;

• des outils de messagerie qui permettent aux bénévoles et aux administrateurs de communiquer directement.

7. Reconnaissance des bénévoles

Les organisations peuvent souligner la contribution de leurs bénévoles en :

• attribuant des distinctions pour marquer les jalons et les réalisations ;

• fournissant des certificats d'implication qui résument leur impact total et leurs contributions.

Conclusion

Vome simplifie chaque aspect de la gestion bénévole et assure un parcours fluide, du recrutement à la reconnaissance. En tirant parti de ses fonctions d'automatisation, de rapports et de communication, les organisations peuvent mobiliser, suivre et apprécier leurs bénévoles, le tout sur une seule plateforme.

Pour en savoir plus sur l'une ou l'autre de ces étapes, consultez notre Centre d'aide.