1. Qu'est-ce qu'un quart drop-in?

Un quart drop-in permet à un utilisateur approuvé de commencer un quart immédiatement, même s'il n'a pas de réservation à son horaire. L'utilisateur choisit l'opportunité dans laquelle il se présente ainsi que la durée prévue de sa présence, et Vome crée pour lui un seul quart flexible et l'enregistre à ce moment précis.

C'est utile lorsque :

• Un utilisateur se présente pour aider sans s'être inscrit à l'avance
• Vous souhaitez accueillir une participation spontanée lors d'un événement
• Une personne veut commencer à aider tout de suite plutôt que de réserver un quart futur

Il n'y a pas d'étape distincte de « départ spontané ». Lorsque l'utilisateur a terminé, il se désenregistre de la manière habituelle, et Vome enregistre son heure de départ réelle.

2. Où peut-on commencer un quart drop-in?

Le drop-in est disponible à deux endroits, chacun ayant ses propres réglages :

• L'application mobile, où un utilisateur démarre lui-même son quart drop-in.
• Le kiosque sur place, où un administrateur démarre un quart drop-in au nom d'un utilisateur.

3. Comment activer les quarts drop-in pour une opportunité? (Application mobile)

Le drop-in se configure par opportunité :

1. Ouvrez les détails de l'opportunité et allez à la section Horaire (Schedule).
2. Trouvez la ligne intitulée « Drop-in shifts » et sélectionnez Modifier.
3. Choisissez Activé (Enabled) ou Désactivé (Disabled).
4. Lorsque l'option est activée, définissez la durée par défaut (Default duration) en minutes. Il s'agit de la durée prévue d'un quart drop-in lorsque l'utilisateur ne choisit pas d'heure de départ différente. La valeur par défaut est de 60 minutes et doit être un nombre positif.
5. Enregistrez.

Une fois activée, la ligne de l'opportunité affiche « Enabled » en vert ainsi que la durée par défaut (par exemple, « Default duration: 60m »). Lorsqu'elle est désactivée, la ligne affiche « Disabled » en rouge, et le drop-in n'est pas offert pour cette opportunité dans l'application mobile.

Remarque : la modification de ce réglage nécessite l'autorisation de gérer les options de planification. Sans cette autorisation, le bouton Modifier affiche un message d'accès restreint.

4. Qu'est-ce que la durée par défaut, et l'utilisateur peut-il la modifier?

La durée par défaut est la durée prévue du quart lorsque l'utilisateur ne choisit pas sa propre heure de départ. Vous la définissez par opportunité (60 minutes par défaut).

Au moment de commencer un quart drop-in, l'utilisateur choisit la durée prévue de sa présence parmi ces options : 1 heure, 2 heures, 4 heures, Fin de la journée (End of day) ou Personnalisé (Custom). L'option correspondant à la durée par défaut que vous avez configurée est présélectionnée (par exemple, une durée par défaut de 60 minutes présélectionne « 1 heure »). L'option Personnalisé ouvre un sélecteur de date et d'heure, et l'heure choisie doit être ultérieure à l'heure actuelle.

Il ne s'agit que d'une estimation. L'utilisateur peut se désenregistrer à tout moment, et c'est son heure de départ réelle qui est enregistrée.

5. Comment un utilisateur commence-t-il un quart drop-in depuis l'application mobile?

1. À l'écran de l'horaire, l'utilisateur ouvre le menu des options de l'horaire et sélectionne « Start a drop-in shift ». Cette option n'apparaît que lorsque l'utilisateur est approuvé pour au moins une opportunité dont le drop-in est actuellement activé.
2. L'utilisateur sélectionne une opportunité dans la liste. Une opportunité dans laquelle il est déjà en quart drop-in apparaît grisée et ne peut pas être sélectionnée de nouveau.
3. Si l'utilisateur a une réservation à venir pour cette opportunité (d'aujourd'hui jusqu'aux 48 prochaines heures) pour laquelle il ne s'est pas encore enregistré, Vome lui demande s'il voulait plutôt s'enregistrer pour ce quart existant. Il peut s'y enregistrer ou poursuivre avec le quart drop-in.
4. L'utilisateur choisit son heure de départ prévue.
5. L'utilisateur sélectionne « Start a drop-in shift ». Vome crée le quart et l'enregistre immédiatement.
6. Un écran de confirmation indique qu'il s'est présenté et enregistré. Il peut consulter le quart ou fermer l'écran.

Le nouveau quart apparaît ensuite à son horaire dans un état enregistré, sous l'étiquette « Flexible Schedule ».

6. Comment un administrateur commence-t-il un quart drop-in au kiosque?

1. Sur un kiosque où le drop-in est activé, sélectionnez la carte « Can't find your shift on the kiosk? Start a drop-in shift ».
2. Recherchez le participant par son nom.
3. Si le participant est déjà à l'horaire, Vome affiche un avertissement offrant l'option de l'enregistrer pour ce quart existant, ou de poursuivre avec un quart drop-in.
4. Choisissez l'opportunité. Une opportunité dans laquelle le participant est déjà en quart drop-in apparaît grisée.
5. S'il existe un quart déjà planifié dans cette opportunité avec des places disponibles, Vome propose d'y ajouter le participant, ou vous pouvez poursuivre avec un quart drop-in.
6. Choisissez l'heure de départ prévue.
7. Sélectionnez « Start a drop-in shift ». Le participant est enregistré immédiatement sur un nouveau quart flexible.

Remarque : la liste du kiosque ne s'actualise pas d'elle-même. Actualisez la page pour voir le nouveau quart.

7. En quoi les réglages drop-in du kiosque sont-ils différents?

Le kiosque a ses propres réglages dans le formulaire de création et de modification du kiosque, distincts de tout réglage au niveau de l'opportunité :

• Drop-in shifts (kiosque) : active ou désactive la carte drop-in pour ce kiosque.
• Hide flexible shifts from this kiosk : lorsqu'il est activé, les quarts drop-in sont retirés de la liste du kiosque. Il est désactivé par défaut, donc les quarts drop-in sont normalement visibles et peuvent être traités au départ de la manière habituelle.

Important : le kiosque ne tient pas compte du réglage drop-in au niveau de l'opportunité. Dès qu'un kiosque a le drop-in activé, toute opportunité pour laquelle le participant est approuvé est admissible, même si le réglage drop-in propre à cette opportunité est désactivé.

8. Comment les utilisateurs quittent-ils un quart drop-in?

Il n'y a pas d'action de départ spontané. Les utilisateurs partent au moyen du processus de départ habituel (le départ depuis l'horaire sur mobile, ou le départ habituel au kiosque). Vome remplace l'heure de départ prévue par l'heure de départ réelle.

9. Quelles sont les exigences et les limites applicables aux quarts drop-in?

• Approbation requise : seuls les utilisateurs approuvés pour une opportunité peuvent y commencer un quart drop-in.
• L'enregistrement doit être disponible : si l'enregistrement est désactivé pour l'opportunité, un quart drop-in ne peut pas être commencé.
• Exigence de localisation : si l'opportunité exige d'être à une certaine distance pour s'enregistrer, le quart drop-in n'est complété que lorsque l'utilisateur est à portée.
• Un seul quart drop-in ouvert par opportunité : un utilisateur ne peut pas commencer un deuxième quart drop-in dans une opportunité où il est déjà enregistré par drop-in. Il peut avoir des quarts drop-in dans des opportunités différentes en même temps.
• L'heure de départ prévue doit être dans le futur : une heure de départ personnalisée qui n'est pas ultérieure à l'heure actuelle est rejetée.
• Visibilité : l'option « Start a drop-in shift » est entièrement masquée pour les utilisateurs qui n'ont aucune opportunité admissible.