Une série de quarts vous permet de créer des quarts récurrents à partir d'un seul modèle, au lieu de créer chaque quart manuellement. Cet article explique ce qu'est une série de quarts, en quoi elle diffère d'un quart régulier, comment la créer et la gérer, les réglages de l'opportunité qui la contrôlent, ainsi que la façon dont les utilisateurs s'inscrivent à un horaire récurrent ou le quittent.
Une série de quarts est un ensemble de quarts récurrents créés à partir d'un modèle commun et d'un motif de répétition (par exemple, « chaque mardi de 9 h 00 à 12 h 00 »).
Au lieu de créer chaque quart à la main, vous définissez le motif une seule fois et Vome génère automatiquement les quarts individuels pour vous.
Une bonne façon de se le représenter : la série est la règle, et chaque quart est un événement réel et daté créé à partir de cette règle, un peu comme un événement récurrent dans un calendrier.
C'est idéal pour :
Un quart régulier existe à une seule date (ou à quelques dates fixes), et les utilisateurs réservent un quart à la fois.
Une série de quarts fonctionne différemment :
Une note au sujet des quarts futurs : Vome crée les quarts environ six mois à l'avance et continue de prolonger l'horaire automatiquement. Les dates au-delà de cette période apparaissent comme des rangées en lecture seule intitulées « Quart récurrent à venir ». Il n'y a rien à faire pour celles-ci. Elles sont planifiées automatiquement à l'approche de la date, et la place de l'utilisateur est déjà réservée.
Au moment de créer des quarts, choisissez « Quarts récurrents » au lieu d'une date unique ou de dates consécutives.
Définissez ensuite :
Lorsque vous créez une série ouverte, Vome génère immédiatement environ les six premiers mois de quarts et continue d'ajouter automatiquement les quarts futurs. Les quarts générés automatiquement plus tard ne renvoient pas la notification de « nouveau quart » pour l'opportunité.
Vous pouvez modifier une série de deux façons.
Modifier à partir du calendrier avec une étendue. Lorsque vous ouvrez un quart qui appartient à une série, vous choisissez l'étendue de votre changement :
Le même choix d'étendue s'applique lorsque vous annulez un quart, assignez des utilisateurs ou retirez des utilisateurs.
Quelques points à savoir :
Modifier directement le modèle de la série. Ouvrez « Gérer les séries récurrentes », sélectionnez une série, puis modifiez le modèle (titre, capacité, etc.). Vos changements s'appliquent à chaque quart futur actif de la série ainsi qu'aux nouveaux quarts générés plus tard.
C'est la question la plus fréquente, alors voici exactement comment cela fonctionne.
Lorsque vous modifiez un seul quart, Vome retient les champs que vous avez personnalisés sur ce quart. Si vous effectuez plus tard une modification à l'échelle de la série (ce quart et les quarts futurs, ou tous les quarts), Vome respecte ces personnalisations et ignore tout champ que vous avez modifié individuellement. Votre changement ponctuel survit à la modification en lot.
Si vous voulez que la valeur de la série remplace une personnalisation, l'écran de modification affiche une case à cocher : « Forcer tous les quarts à correspondre à la série ». Cette case n'apparaît que lorsqu'un quart concerné comporte une personnalisation, et elle indique quels champs ont été personnalisés. La cocher efface d'abord ces personnalisations, de sorte que la nouvelle valeur s'applique partout.
Exemple :
Vous contrôlez cela au moyen de l'étendue d'annulation :
Oui. Vous pouvez agir sur une occurrence future même avant que Vome ne l'ait générée. Vome enregistre votre changement (une omission ou une modification) et l'applique automatiquement lorsqu'il génère cette date. Les quarts déjà créés sont modifiés ou annulés directement.
Le comportement des séries de quarts est contrôlé au niveau de l'opportunité, dans la page de personnalisation de l'opportunité, sous « Réglages des séries de quarts ».
Par défaut, les séries sont invisibles pour les utilisateurs, de sorte que les opportunités existantes se comportent exactement comme avant jusqu'à ce que vous choisissiez d'activer cette option.
Politique de réservation
Politique d'annulation
Autres réglages
De plus, si l'opportunité est réglée sur « demande de réservation », les inscriptions à une série sont soumises pour approbation. Un administrateur doit approuver la demande avant que l'utilisateur ne soit ajouté aux quarts.
Lorsque l'opportunité le permet, l'utilisateur sélectionne « S'inscrire à l'horaire récurrent ». Selon vos réglages, l'écran d'inscription peut comprendre :
Après l'inscription :
L'inscription à une série réserve chaque quart à venir de la série, ainsi que chaque nouveau quart que le coordonnateur ajoute par la suite.
Les utilisateurs ne peuvent pas choisir seulement certaines occurrences lorsqu'ils s'inscrivent à une série. Ils s'inscrivent à tout l'horaire. Si vous voulez plutôt permettre des réservations à quart unique, réglez la politique de réservation sur « Autorisée » afin que les utilisateurs puissent réserver des quarts individuels un à un.
L'écran de retrait permet à l'utilisateur de choisir l'étendue :
Si votre politique d'annulation suit le quart, tout quart déjà à l'intérieur de sa période d'annulation demeure à l'horaire de l'utilisateur, et celui-ci est toujours attendu. Si l'annulation est désactivée, on demande à l'utilisateur de communiquer avec son coordonnateur.
Si j'ajoute un nouveau quart récurrent dans plusieurs mois, est-ce que tout le monde reçoit de nouveau une notification?
Non. Les quarts générés automatiquement au-delà de la période initiale ne renvoient pas la notification de « nouveau quart ». Les utilisateurs déjà inscrits à l'horaire récurrent y sont simplement ajoutés.
Un utilisateur peut-il réserver une seule semaine d'une série?
Seulement si la politique de réservation est « Désactivée » ou « Autorisée ». Si elle est « Obligatoire », l'utilisateur doit s'inscrire à toute la série. L'option « Administrateur seulement » masque entièrement les quarts de série aux utilisateurs.
Un utilisateur s'est inscrit indéfiniment. Quand cesse-t-il d'être planifié?
Lorsqu'il se retire, ou lorsqu'un administrateur le retire. La présence passée est toujours conservée.
J'ai personnalisé un quart et il n'a pas changé lorsque j'ai modifié toute la série. Est-ce un bogue?
Non, c'est voulu. Voyez la question 5. Utilisez « Forcer tous les quarts à correspondre à la série » si vous voulez remplacer la personnalisation.
Pourquoi des rangées grisées « Quart récurrent à venir » apparaissent-elles sans boutons?
Ce sont des quarts futurs au-delà de la période de génération actuelle. Ils sont planifiés automatiquement à l'approche de la date, et la place est déjà réservée. Il n'y a rien à faire.