Les politiques de soumission de formulaires sur Vome permettent aux organisations d’exiger qu’un formulaire spécifique soit complété avant qu’un bénévole puisse effectuer certaines actions, comme :
Réclamer des heures
Effectuer un Check-in
Effectuer un Check-out
Finaliser une réservation
Cette fonctionnalité permet de s’assurer que toutes les informations requises sont recueillies avant qu’une action liée à la participation d’un bénévole soit confirmée.
Les politiques de soumission de formulaires permettent :
De collecter des informations importantes avant la validation des heures
D’exiger la signature d’un formulaire (ex. : décharge de responsabilité)
D’assurer la conformité aux exigences internes
De centraliser les documents requis dans un flux structuré
Les politiques de soumission peuvent être configurées au niveau de l’opportunité.
Accédez au Tableau de bord de l’opportunité.
Cliquez sur Paramètres d’horaire (Schedule Settings).
Repérez la section Politique de soumission de formulaire.
Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez rendre obligatoire.
Cliquez sur Sauvegarder.
Lorsqu’une politique est active :
Le bénévole devra compléter le formulaire requis avant de pouvoir finaliser l’action (ex. : réclamer des heures).
Si le formulaire n’est pas complété, le système bloquera l’action jusqu’à ce que la soumission soit effectuée.
Une fois le formulaire soumis, l’action pourra être complétée normalement.
Si vous activez une politique exigeant un formulaire lors de la réclamation d’heures :
Le bénévole tente de réclamer des heures.
Le système lui demande de compléter le formulaire requis.
Une fois le formulaire soumis, il pourra finaliser sa demande de réclamation d’heures.
Les politiques de soumission sont liées à des formulaires existants sur votre compte.
Assurez-vous que le formulaire est bien configuré et publié avant d’activer la politique.
Cette fonctionnalité améliore la conformité et la collecte de données sans ajouter de gestion manuelle.