Pourquoi vous ne pouvez pas supprimer un formulaire, et quoi faire

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un formulaire ?

Parce que supprimer le formulaire supprimerait toutes les soumissions qui y sont rattachées. Archivez-le plutôt.

Dès qu'un formulaire est publié, il cesse d'être une simple série de questions. Il devient le contenant de toutes les réponses qu'on vous a envoyées, avec les statuts attribués par votre équipe, les profils créés à partir de ces réponses et l'historique de recrutement qui va avec. Il n'existe aucun moyen de retirer le contenant en gardant ce qu'il contient, alors Vome n'offre pas cette option.

1. Pourquoi n'y a-t-il pas d'option Supprimer sur mon formulaire ?
Parce que le formulaire est publié, et que quelque chose y est presque certainement rattaché.

Ouvrez le menu d'options de n'importe quel formulaire publié et vous trouverez Archiver là où vous attendiez Supprimer. C'est voulu. Un formulaire publié peut porter :
  1. Des soumissions, et les réponses qu'elles contiennent
  2. Les statuts de soumission que votre équipe d'administration traite
  3. Des profils ajoutés à votre base de données à partir de ces soumissions
  4. Un lien depuis un ou plusieurs flux de recrutement d'opportunités
Supprimer le formulaire emporterait tout cela, définitivement et sans retour possible. L'archivage donne le même résultat pratique, soit l'arrêt de l'utilisation du formulaire, sans vous coûter le dossier.

2. Que puis-je supprimer, alors ?
Les brouillons. Un formulaire qui n'a jamais été publié n'a ni soumission ni historique : rien n'est en jeu.
  1. Allez dans Formulaires et ouvrez votre liste Brouillon
  2. Ouvrez le menu d'options du brouillon
  3. Choisissez Supprimer
C'est pourquoi le menu change d'un formulaire à l'autre. Un brouillon offre Supprimer et pas Archiver. Un formulaire publié offre Archiver et pas Supprimer.

3. Que fait exactement l'archivage d'un formulaire ?
Il retire le formulaire du service et laisse tout le reste intact.
  1. Le formulaire est désactivé : il cesse d'accepter de nouvelles soumissions.
  2. Il passe dans votre liste Archivé et disparaît de vos vues actives et brouillon.
  3. Chaque soumission existante reste exactement où elle est, avec ses réponses, son statut et ses pièces jointes.
  4. Les profils créés à partir de ce formulaire ne sont pas touchés.
Dans presque tous les cas où un administrateur cherche un bouton de suppression, c'est le résultat qu'il voulait vraiment.

4. Vome me demande de choisir un formulaire de remplacement. Pourquoi ?
Parce que le formulaire que vous archivez est lié au flux de recrutement d'au moins une opportunité.

Cela vaut pour les opportunités actives, en brouillon et inactives. Si Vome se contentait de désactiver le formulaire, ces opportunités pointeraient vers un formulaire que personne ne peut soumettre, et les candidats se heurteraient à un cul-de-sac. La fenêtre d'archivage vous demande donc de choisir un autre formulaire pour prendre le relais, et le bouton de confirmation reste inactif tant que vous ne l'avez pas fait.

Vous avez deux façons de procéder :
  1. Sélectionnez un formulaire de remplacement dans la fenêtre, et Vome l'installe dans ces flux à votre place.
  2. Ou quittez la fenêtre, modifiez le flux de recrutement de chaque opportunité concernée pour pointer vers un autre formulaire, puis revenez archiver celui-ci.
Si aucun remplacement ne vous est demandé, le formulaire n'est lié à aucun flux de recrutement et l'archivage se résume à une confirmation.

5. Puis-je ramener un formulaire archivé ?
Oui, à tout moment, et rien n'a été perdu pendant ce temps.
  1. Allez dans Formulaires et ouvrez votre liste Archivé
  2. Ouvrez le menu d'options du formulaire
  3. Choisissez Désarchiver
Le formulaire revient dans votre liste publiée et recommence à accepter des soumissions. Ses soumissions précédentes n'ont jamais été touchées, son historique est donc intact.

6. J'ai vraiment besoin que ce formulaire soit supprimé définitivement. Que faire ?
Demandez-le-nous, et nous le ferons pour vous.

Envoyez une demande de soutien à support@vomevolunteer.zohodesk.com en indiquant :
  1. Le titre exact du formulaire à retirer
  2. Le nom de votre organisation
  3. Une ligne confirmant que vous comprenez que la suppression est définitive, selon les termes ci-dessous

Nous demandons cette confirmation parce qu'une suppression définitive est irréversible et que notre équipe ne peut rien récupérer par la suite. Tout ce que le formulaire suivait part avec lui : chaque soumission et les réponses qu'elle contient, chaque statut de soumission défini par votre équipe, les pièces jointes téléversées et la trace de qui a postulé et quand. Nous ne pourrons produire aucune exportation après coup, alors faites-en une avant si vous voulez conserver quoi que ce soit.

Nous vous confirmerons l'opération une fois terminée.

7. Quelque chose survit-il à une suppression définitive ?
Uniquement ce qui a été inscrit sur le profil lui-même.

Les réponses associées à vos champs de base de données vivent sur le dossier du profil, pas dans le formulaire : elles restent. Il en va de même des tags de profil appliqués, des notes enregistrées sur le profil et du profil lui-même s'il a été ajouté à votre base de données. Ce qui est perdu, c'est tout ce que le formulaire détenait : la soumission, ses réponses telles que transmises, son statut et sa place dans votre historique de recrutement.

Si vous tenez à conserver les réponses d'une personne en particulier, associez ces questions à des champs de base de données avant de demander la suppression, ou exportez d'abord les soumissions.

Idée
Avant de demander une suppression définitive, demandez-vous ce qui vous dérange vraiment. S'il s'agit d'encombrement dans votre liste de formulaires, l'archivage règle déjà la question. La suppression définitive ne vaut la peine que si vous avez une vraie raison d'effacer les réponses elles-mêmes, par exemple une politique de conservation des données ou un formulaire créé entièrement par erreur.

Résumé
  1. Un formulaire publié ne peut pas être supprimé, car ses soumissions partiraient avec lui.
  2. Les brouillons peuvent être supprimés, car rien n'y a encore été consigné.
  3. L'archivage désactive le formulaire et conserve toutes les soumissions. Il est réversible avec Désarchiver.
  4. Si le formulaire est lié à un flux de recrutement, vous devez désigner un formulaire de remplacement avant d'archiver.
  5. Pour une suppression définitive, écrivez à support@vomevolunteer.zohodesk.com avec le titre du formulaire et une confirmation que vous acceptez la perte.
  6. Seules les données inscrites sur le profil survivent à une suppression définitive. Pas les soumissions.