Pourquoi utiliser la Fonctionnalité "Champs de formulaire pour les champs de base de données" dans Vome ?

Pourquoi utiliser la Fonctionnalité "Champs de formulaire pour les champs de base de données" dans Vome ?

Pourquoi utiliser la Fonctionnalité "Champs de formulaire pour les champs de base de données" dans Vome ?

Vue d'ensemble

Celui de Vome"Champs de formulaire cartographie vers les champs de base de données"feature garantit que les réponses aux questions et pièces jointes personnalisées du formulaire sont automatiquement liées au profil d'un bénévole. Sans ce mappage, les réponses restent uniquement au sein des soumissions de formulaires individuelles et ne se synchronisent pas avec la base de données principale.

1. Que se passe-t-il sans cartographie ?

  • Réponses àQuestions personnaliséesresteruniquement dans la table de soumission de formulaire ou la vue de soumission individuelleet ne mettez pas à jour le profil du bénévole.
  • Pièces jointes(p. ex., certifications, documents d'identité) sont stockés dans le formulaire mais sontnon lié au profil du bénévolepour un accès facile.
  • Les administrateurs doivent transférer manuellement les réponses aux formulaires dans la base de données pour chaque bénévole, augmentant ainsi la charge de travail administrative.

2. Avantages de cartographie des champs de formulaire aux champs de base de données

A. Synchronisation automatisée des données

  • Lorsqu'un bénévole soumet un formulaire, les réponses cartographiées mettent automatiquement à jour son profil, éliminant ainsi la saisie manuelle des données.

B. Profils de bénévoles améliorés

  • Tenez les dossiers bénévoles à jour avec les détails critiques tels que les qualifications, les préférences et les documents requis.

C. Accès facile aux données & reporting

  • Les réponses cartographiées peuvent être rapidement consultées dans leBase de données bénévoleset inclus dans les rapports.
  • Exemple : Si un bénévole soumet sa certification CPR via un formulaire, la cartographie garantit qu'elle est automatiquement stockée dans son profil sous " Certifications ".

D. Conformité & vérification rationalisée

  • Les organisations nécessitant des documents spécifiques (p. ex., vérification des antécédents, licences) peuvent automatiquement suivre et vérifier la conformité au sein de la base de données bénévoles.

3. Comment cartographier les champs de formulaire vers les champs de base de données

  1. Créer ou modifier un formulaireà Vome.
  2. AjouterQuestions personnaliséesouChamps de pièce jointeau besoin.
  3. Allumez" Champ de formulaire de carte au champ de base de données. "
  4. Ajouter un titre de champ de base de données. Il n'a pas besoin d'être la même chaîne de texte que votre question.

4. Meilleures pratiques pour cartographier les champs

✅Cartographier les champs importantstels que les compétences, la disponibilité et les certifications pour maintenir les profils à jour.

✅Utilisez des étiquettes claires de champpour assurer une synchronisation précise des données.
✅Examiner régulièrement les mappagespour s'assurer qu'ils cadrent avec les besoins organisationnels actuels.
✅Testez le formulaireen soumettant une réponse et en vérifiant que le profil se met correctement à jour.

Conclusion

Le"Champs de formulaire cartographie vers les champs de base de données"fonctionnalité est essentielle pour tenir à jour des dossiers bénévoles, réduire le travail manuel et améliorer les rapports. En cartographiant les réponses clés à la base de données sur les bénévoles, les organisations peuvent gérer et accéder efficacement à l'information bénévole chaque fois que nécessaire.

Pour plus d'aide, contactez l'assistance Vome ou visitez notre centre d'aide.