Les notifications de passation vous informent lorsqu'un bénévole est affecté à quelque chose que vous supervisez — que cette affectation ait été effectuée par un autre administrateur ou déclenchée automatiquement par Vome.
Cet article s'adresse aux administrateurs configurés en tant que coordonnateur ou observateur pour des sites, des séquences, des opportunités ou des quarts.
Une notification de passation vous est envoyée lorsqu'un bénévole est affecté à un site, une séquence, une opportunité ou un quart que vous coordonnez ou observez — et que cette affectation a été effectuée par quelqu'un ou quelque chose d'autre que vous.
Deux scénarios déclenchent une notification de passation :
Affectation manuelle par un autre administrateur
Un autre administrateur de votre compte affecte un bénévole à un site, une séquence, une opportunité ou un quart que vous coordonnez ou observez.
Affectation automatique
Vome affecte automatiquement un bénévole à un site, une séquence, une opportunité ou un quart via une soumission de formulaire ou la complétion d'une séquence.
Les notifications de passation sont disponibles pour les types d'affectations suivants :
Affectations manuelles (par un autre administrateur)
Affectations automatiques (déclenchées par Vome)
Chaque notification de passation peut être transmise par n'importe quelle combinaison des canaux suivants :
Vous recevrez des notifications de passation pour tout site, séquence, opportunité ou quart pour lequel vous êtes configuré en tant que :
Remarque : Vous ne recevrez pas de notification de passation pour les affectations que vous effectuez vous-même. Ces notifications sont spécifiquement conçues pour vous alerter lorsque quelqu'un d'autre — ou un processus automatisé — effectue une affectation en votre nom.
Lors de la création de formulaires, gardez à l'esprit que les notifications de passation et les automatisations de questions de formulaires peuvent se chevaucher. Dans de nombreux cas, vous n'avez pas besoin des deux.
Coordonnateurs et observateurs de formulaires
Chaque formulaire dispose de ses propres paramètres de coordonnateur et d'observateur. Les administrateurs affectés à un formulaire recevront des notifications liées à l'activité de ce formulaire.
Automatisations au niveau des questions
Les formulaires prennent également en charge les automatisations au niveau des questions, qui permettent de notifier des administrateurs spécifiques lorsqu'un bénévole sélectionne une réponse particulière. Par exemple, vous pourriez configurer une automatisation pour notifier un administrateur lorsqu'un bénévole répond « Site A » à la question « À quel site souhaitez-vous faire du bénévolat ? »
Quand une notification de passation suffit
Si votre formulaire inclut une automatisation d'affectation automatique — par exemple, affecter automatiquement un bénévole à un site en fonction de sa réponse — le coordonnateur ou l'observateur de ce site recevra déjà une notification de passation lorsque l'affectation se produit.
Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'une automatisation de notification séparée au niveau de la question. La notification de passation remplit le même rôle.
Cela s'applique également aux affectations automatiques pour les séquences et les opportunités. Si l'affectation déclenche une notification de passation au bon administrateur, l'automatisation de question est redondante.
Conseil : Avant de configurer des automatisations de notification au niveau des questions dans vos formulaires, vérifiez si une notification de passation est déjà en place pour le site, la séquence ou l'opportunité concerné. Garder votre configuration de notifications simple réduit le bruit et évite les alertes en double.