Aperçu

Chaque suivi que vous créez dans Analytique porte sa propre réponse à une question : qui d'autre dans votre organisation peut le voir. Vous définissez cela à l'étape « Qui peut le voir ? » lors de la création d'un suivi, et vous pouvez le modifier à tout moment par la suite. Les KPI, les tableaux de bord et les cartes de la page d'accueil suivent tous le suivi, donc ce seul réglage contrôle toute la chaîne.

Cet article explique chaque option, qui elle laisse entrer, et ce qu'elle empêche de faire.

Forfait requis : Analytique est disponible sur les forfaits Enterprise et Ultimate. Sur tout autre forfait, le module affiche un panneau verrouillé.

1. Que contrôle réellement le partage ?

Il contrôle qui peut ouvrir le suivi et tout ce qui est construit dessus. Il ne change pas les chiffres eux-mêmes.

Deux choses distinctes déterminent ce qu'un autre admin voit au bout du compte :

• L'accès. Peuvent-ils ouvrir ce suivi et ses KPI ? C'est ce que vous définissez en partageant.
• Les données. Quels enregistrements alimentent le chiffre une fois qu'ils y ont accès ? Cela dépend de leurs propres permissions et de leurs sites, pas de vous.

Partager un suivi largement est donc sans risque. Cela ne donne à personne des données qu'il n'avait pas le droit de voir.

2. Quelles options ai-je pour décider qui voit un suivi ?

Trois, présentées sous forme de cartes à l'étape « Qui peut le voir ? » :

• Accès global. Toute personne pouvant ouvrir Analytique peut le voir. C'est l'option par défaut.
• Personnes spécifiques. Uniquement les sites, les rôles d'admin et les personnes que vous choisissez. Détails à la question suivante.
• Moi uniquement. Personne d'autre ne voit le suivi, ses KPI, ni aucune carte construite dessus.

3. Que puis-je choisir sous « Personnes spécifiques » ?

Trois listes, et vous pouvez les combiner librement :

• Quels sites ? Les admins affectés aux sites que vous cochez.
• Quels rôles d'admin ? Toutes les personnes ayant les rôles que vous cochez, quels que soient leurs sites.
• Quelles personnes ? Des admins nommément, recherchables par nom ou par courriel.

Ces listes s'additionnent au lieu de se restreindre mutuellement. « Le site Nord, plus le rôle Responsables de programme, plus un coordonnateur précis » forme un seul public, pas trois suivis distincts.

Nommer un rôle ou une personne est une autorisation directe, qui l'emporte donc sur les restrictions de site. Un admin que vous nommez à la main voit le suivi même si aucun de ses sites n'y figure. C'est ce qui distingue les listes de personnes de la liste de sites, et c'est la raison d'y recourir quand quelqu'un a besoin d'un chiffre qui sort de son périmètre habituel.

Vous devez choisir au moins un site, un rôle ou une personne. Enregistrer « Personnes spécifiques » sans rien sélectionner n'est pas possible, car un public vide serait enregistré comme visible par tout le monde, soit l'inverse de ce que vous demandiez.

4. Qui apparaît dans les listes que je peux choisir ?

Uniquement les admins et les sites auxquels vous avez déjà accès.

Si votre propre accès est limité à certains sites, la liste des personnes affiche les admins qui partagent l'un de ces sites avec vous, ainsi que vous-même. Les admins des sites où vous n'intervenez pas ne sont pas listés, et vous ne pouvez pas partager avec eux.

Si votre rôle d'admin ne vous permet pas de parcourir la liste des admins, le sélecteur de personnes est remplacé par une seule option, « Les personnes ayant mon rôle d'admin ». La cocher partage avec votre propre équipe sans jamais vous montrer qui en fait partie. C'est une option complète, pas une version dégradée.

Un admin ajouté mais qui n'a pas encore accepté son invitation apparaît quand même, avec la mention invitation en attente. Vous pouvez partager avec lui, et le suivi l'attend simplement à sa première connexion.

5. Que peuvent en faire les personnes avec qui je partage ?

C'est vous qui décidez, sous « Que peuvent-ils en faire ? » :

• Lecture seule. Ils peuvent consulter le suivi et ses KPI. Ils ne peuvent pas les modifier.
• Peuvent modifier. Ils peuvent modifier le suivi et ses KPI.

Ce réglage s'applique à toutes les personnes que le partage atteint, qu'elles y accèdent par un site, par un rôle ou par leur nom. Vous ne pouvez pas accorder la modification à l'une et la lecture seule à l'autre sur le même suivi. Si vous avez besoin de cette distinction, créez un second suivi.

Deux profils conservent toujours le droit de modification : vous, en tant que créateur, et les titulaires du compte.

6. Un titulaire du compte voit-il un suivi que j'ai partagé étroitement ?

Oui. Les titulaires du compte et les admins dont l'accès n'est pas limité à certains sites voient tous les suivis de l'organisation, sauf ceux réglés sur « Moi uniquement ».

Attention : « Moi uniquement » est la seule option qui masque un suivi à un titulaire du compte. Partager avec des sites, des rôles ou des personnes précises restreint qui d'autre y accède, mais n'exclut pas les personnes qui voient déjà tout.

7. Dois-je partager les KPI séparément ?

Non. Les KPI héritent de leur suivi.

Si quelqu'un voit le suivi, il voit tous les KPI construits dessus. Sinon, aucun de ses KPI ne se calcule pour lui, nulle part : ni sur un tableau de bord partagé, ni sur une carte de page d'accueil, ni dans un export. Il en va de même pour les droits de modification : une personne en lecture seule sur un suivi ne peut pas non plus modifier ses KPI.

C'est pourquoi le suivi est le seul endroit où vous réglez cela. Il n'y a pas d'écran de partage distinct pour un KPI.

8. Que se passe-t-il sur les tableaux de bord et les pages d'accueil ?

Un tableau de bord est un ensemble ordonné de cartes KPI, et chaque carte répond toujours à son propre suivi. Une carte dont le lecteur ne voit pas le suivi ne s'affiche pas pour lui. Il voit le reste du tableau de bord normalement.

Il en va de même pour les cartes KPI que vous placez sur la page d'accueil d'un autre admin depuis l'écran « Créez les tableaux de bord de vos admins ». Avant toute écriture, cet écran présente un aperçu de qui est concerné, et si un KPI repose sur un suivi que certains de ces admins ne voient pas, il les nomme et propose d'élargir le suivi pour vous.

9. Les personnes avec qui je partage verront-elles les mêmes chiffres que moi ?

Pas toujours, et c'est voulu.

L'accès et les données sont deux choses distinctes, comme expliqué à la question 1. Un admin limité à un seul site ouvre un suivi d'heures partagé et voit les heures de son site, pas le total de l'organisation. Le suivi, le KPI et le libellé sont identiques. Le chiffre est ajusté au lecteur.

À noter : Si deux admins comparent un KPI partagé et obtiennent des chiffres différents, c'est généralement l'explication. Vérifiez ce que chacun a le droit de voir avant d'y voir une erreur.

10. Que se passe-t-il si je modifie ou retire un partage ?

L'effet est immédiat, et rien n'est supprimé.

Une personne qui perd l'accès cesse de voir le suivi et ses KPI dès le prochain chargement d'Analytique. Les cartes qu'elle avait déjà placées sur sa propre page d'accueil restent en place mais cessent de s'afficher, de sorte que sa disposition n'est pas réorganisée à son insu. Si vous repartagez le suivi plus tard, ces cartes reviennent d'elles-mêmes.

Basculer un suivi sur « Moi uniquement » produit le même effet pour tout le monde sauf vous.

11. Puis-je savoir avec qui un suivi est partagé ?

Oui. La liste des suivis affiche une courte étiquette sur chaque ligne : Global, Moi uniquement, ou Partagé avec le nombre de sites, de rôles et de personnes nommés. Ouvrir le suivi détaille le public par son nom.

Si le partage inclut une personne que vous n'avez pas le droit de consulter, elle est comptée plutôt que nommée, ce qui garde la ligne exacte sans révéler personne.

12. Les autres admins peuvent-ils créer leurs propres suivis ?

Cela dépend de leur rôle d'admin, pas du partage. Un rôle détermine si une personne peut ouvrir Analytique, et séparément quelles actions elle peut y effectuer, comme créer ou supprimer des suivis, des KPI, des objectifs et des tableaux de bord. Les actions non cochées sont en lecture seule : ils voient les chiffres, ils ne peuvent simplement pas les modifier.

Le partage décide quels suivis une personne peut atteindre. Son rôle décide ce qu'elle a le droit d'y faire. Les deux s'appliquent.

Résumé

• Le partage se règle sur le suivi, à l'étape « Qui peut le voir ? », et se modifie à tout moment.
• Accès global, Personnes spécifiques, ou Moi uniquement. « Personnes spécifiques » combine sites, rôles d'admin et personnes nommées en un seul public.
• Nommer un rôle ou une personne est une autorisation directe qui l'emporte sur les restrictions de site.
• Lecture seule ou Peuvent modifier s'applique à toutes les personnes atteintes par le partage. Le créateur et les titulaires du compte gardent toujours le droit de modification.
• « Moi uniquement » est le seul réglage qui masque un suivi à un titulaire du compte.
• Les KPI, les cartes de tableau de bord et les cartes de page d'accueil héritent tous du suivi. Il n'y a rien à partager séparément.
• L'accès et les données sont distincts : un KPI partagé peut légitimement afficher des chiffres différents selon le lecteur.

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