Forfait requis : le module Reconnaissance exige le forfait Entreprise ou Ultime. Les distinctions par Vome, les badges de la plateforme abordés à la section 17, sont offertes avec tous les forfaits.

Aperçu

Le module Reconnaissance sert à créer des distinctions qui appartiennent à votre organisation, par opposition aux badges que Vome fournit à l'échelle de la plateforme. Vous en définissez les critères, vous décidez qui peut les voir, et vous les affectez soit à la main, soit automatiquement dès qu'une personne y devient admissible.

Deux comportements surprennent presque tout le monde, et chacun a sa propre section. Les jalons se combinent avec OU alors que les conditions de visibilité se combinent avec ET, ce sont les sections 4 et 8. Et publier une distinction automatisée l'affecte rétroactivement à toutes les personnes déjà admissibles, c'est la section 7. Lisez ces deux-là avant de publier quoi que ce soit.

Cet article s'adresse aux administrateurs.

1. Qu'est-ce que le module Reconnaissance sur Vome ?

Le module Reconnaissance permet à votre organisation de créer des distinctions personnalisées pour souligner l'apport de vos personnes. Vous pouvez concevoir des distinctions avec des critères précis, les affecter automatiquement quand les objectifs sont atteints, en affecter manuellement à ceux qui se distinguent, et laisser chacun suivre sa progression.

Ce module est offert sur les forfaits Entreprise et Ultime. Créer, modifier et affecter des distinctions exige l'un de ces forfaits.

À ne pas confondre avec les distinctions par Vome, qui sont des badges et des défis à l'échelle de la plateforme (heures totales, nombre de quarts, ancienneté), gérés par Vome et offerts à tous, quel que soit le forfait. Les distinctions créées dans le module Reconnaissance appartiennent à votre organisation et sont entièrement personnalisables.

2. Quelle différence entre une distinction manuelle et une distinction automatisée ?

Deux types de distinctions :

Manuelle uniquement : vous l'affectez individuellement ou en lot depuis le panneau d'administration. Aucune règle d'admissibilité automatique. À utiliser pour les reconnaissances spéciales, les distinctions ponctuelles, ou chaque fois que vous voulez garder la maîtrise complète.

Automatisée : le système l'affecte dès qu'une personne remplit les critères que vous définissez (par exemple 50 heures consignées ou 20 quarts effectués). Vous définissez les jalons, Vome s'occupe du reste.

3. Comment créer une nouvelle distinction ?

Rendez-vous à la page Reconnaissance de votre panneau d'administration. Cliquez sur Nouvelle distinction et remplissez :

Titre (obligatoire) et Description (facultative, mise en forme enrichie possible)

Dossier pour ranger vos distinctions par catégorie

Icône ou image personnalisée pour donner une identité visuelle. Choisissez parmi 15 icônes intégrées (trophée, médaille, étoile, ruban, badge, couronne, flamme, cœur, poignée de main, étincelles, feuille, soleil, lune, fusée, distinction) ou téléversez la vôtre.

Mode d'affectation : manuelle uniquement ou automatisée

Si vous choisissez automatisée, configurez les jalons d'admissibilité (voir ci-dessous).

4. Comment fonctionnent les jalons d'admissibilité ?

Chaque distinction automatisée peut avoir un ou plusieurs jalons. Vous définissez :

Type de mesure : heures consignées ou quarts effectués

Seuil : le nombre requis (par exemple 50 heures, 20 quarts)

Type de fenêtre (comment le seuil est évalué) :

- Depuis toujours : cumul sur tout l'historique de la personne
- Année civile : remise à zéro le 1er janvier
- Plage de dates : entre une date de début et une date de fin que vous fixez
- Fenêtre glissante : au cours des N derniers jours, semaines ou mois
- Périodes consécutives : atteindre un seuil par période pendant N périodes de suite (par exemple 30 heures par mois pendant 3 mois consécutifs)

Les jalons se combinent avec OU, pas avec ET. Si vous ajoutez plusieurs jalons, la personne obtient la distinction en atteignant l'un d'eux. Le panneau de la distinction l'indique au-dessus de la liste. Ainsi, avec des jalons de « 50 heures » et de « 20 quarts », la distinction revient à quiconque atteint l'un ou l'autre total, et non à ceux qui atteignent les deux. Si vous voulez exiger les deux, plusieurs jalons ne permettent pas de l'exprimer.

C'est l'inverse des conditions de visibilité d'une distinction, qui se combinent avec ET. Les jalons déterminent comment la distinction s'obtient ; les conditions de visibilité déterminent qui peut la voir et y prétendre.

5. Peut-on obtenir la même distinction plusieurs fois ?

Oui, mais seulement si la distinction est marquée Répétable et utilise une fenêtre récurrente (année civile, fenêtre glissante ou périodes consécutives). Elle peut alors être obtenue de nouveau à chaque nouvelle période admissible. Les distinctions en « depuis toujours » ou en « plage de dates » ne peuvent pas être répétables.

6. À quoi sert le plafond ?

Le plafond limite le nombre de personnes pouvant obtenir une distinction donnée. Avec un plafond « les 10 premières », seules les 10 premières personnes admissibles la reçoivent automatiquement. Une fois le plafond atteint, l'affectation automatique s'arrête. Vous pouvez toujours l'affecter manuellement au-delà. Sans plafond, le nombre est illimité.

7. Que se passe-t-il au moment où je publie une distinction automatisée ?

Toutes les personnes déjà admissibles la reçoivent immédiatement.

La publication ne remet pas le compteur à aujourd'hui. Vome évalue vos jalons sur tout l'historique : une distinction « depuis toujours, 50 heures » publiée ce matin arrivera dans le compte de tous ceux qui ont déjà dépassé 50 heures, accompagnée de la notification que vous avez configurée.

C'est généralement ce que vous voulez, et c'est une surprise si vous pensiez ne souligner que les efforts à venir. Pour que la distinction ne vaille que pour la suite, utilisez une plage de dates ou une fenêtre glissante plutôt que « depuis toujours », et posez un plafond si le groupe rétroactif risque d'être plus large que prévu.

8. Comment contrôler qui voit une distinction ?

Chaque distinction a des paramètres de visibilité avec deux modes principaux :

Administrateurs seulement : la distinction est totalement masquée. À utiliser pour un suivi interne ou pour préparer une distinction avant de la rendre visible. Activer ce mode efface les conditions déjà définies.

Visible (par défaut) : les gens voient la distinction. Vous pouvez restreindre davantage avec une politique de visibilité : être actif dans votre base de données, avoir terminé certaines séquences d'intégration, être affecté à certaines opportunités (ou à n'importe laquelle), des règles d'âge, l'association à un site, ou la correspondance de tags de profil (au moins un, tous, ou aucun des tags choisis).

Ces conditions se combinent avec ET, donc chaque ajout réduit le groupe. Sans aucune condition, la distinction est visible par tout le monde.

C'est le même panneau de visibilité que celui des Ressources : une règle mise au point d'un côté se transpose directement de l'autre.

9. Les gens voient-ils leur progression ?

Oui, si vous activez Afficher la progression sur une distinction automatisée. Une barre de progression montre alors le compte actuel par rapport à l'objectif (par exemple « 35 / 50 heures »). Si vous préférez garder l'objectif secret, désactivez ce réglage. Les distinctions manuelles n'affichent jamais de progression, faute de jalon à suivre.

10. Comment affecter une distinction manuellement ?

Ouvrez la page de la distinction et l'onglet Personnes. Pour une seule affectation, trouvez la personne dans le sous-onglet Admissibles et cliquez sur « Affecter maintenant ». Pour une affectation en lot, cochez plusieurs personnes puis choisissez « Affectation groupée » dans le menu d'actions groupées.

11. Puis-je retirer une distinction déjà affectée ?

Oui. Ouvrez la page de la distinction, l'onglet Personnes, puis le sous-onglet Affectées. Dans le menu de la rangée, choisissez « Retirer ». Le retrait en lot est aussi possible.

12. À quoi sert le bouton Recalculer ?

Le bouton Recalculer de l'onglet Personnes relance l'évaluation de l'admissibilité pour tout le monde. Utile après avoir modifié les jalons d'une distinction existante, quand des heures corrigées ou importées doivent déclencher l'admissibilité, ou quand la progression semble périmée.

13. Les gens sont-ils avisés quand ils obtiennent une distinction ?

Seulement si vous activez les notifications sur cette distinction. Vous choisissez qui reçoit le courriel (la personne, des administrateurs observateurs, ou les deux), l'heure d'envoi, l'objet et le corps du message (avec des variables comme $first_name et $award_title), ainsi que le modèle de courriel. Les envois se consultent dans la messagerie Courriels administrateurs, sous l'onglet Notifications de distinctions.

14. Comment organiser mes distinctions ?

Créez des dossiers dans le tableau de bord Reconnaissance pour regrouper les distinctions liées. Vous pouvez les déplacer d'un dossier à l'autre à tout moment, une par une ou en lot.

15. Que se passe-t-il si je désactive une distinction ?

La passer à Inactive la masque et arrête toute affectation automatique. Les distinctions déjà affectées restent en place. Vous pouvez la réactiver quand vous voulez.

16. Que se passe-t-il si je supprime une distinction ?

La suppression est définitive. Elle retire la distinction, toutes les affectations déjà faites et tous les paramètres de notification. L'opération est irréversible. Pour la retirer temporairement, désactivez-la plutôt.

17. Quelle différence entre les distinctions par organisation et les distinctions par Vome ?

Ce sont deux systèmes distincts :

Les distinctions par organisation (forfaits Entreprise et Ultime) sont des reconnaissances sur mesure que vous créez et gérez dans le module Reconnaissance. Vous en définissez les critères, le visuel et les destinataires. Seules les organisations sur Entreprise ou Ultime peuvent les créer et les gérer. Les gens les retrouvent sous l'onglet « Distinctions par organisation » de leur page Distinctions.

Les distinctions par Vome sont des badges et des défis gérés entièrement par Vome : heures totales, nombre de quarts, ancienneté sur la plateforme. Elles suivent une progression (bronze, argent, or, platine) fondée sur des points. Elles sont offertes à tous, sur n'importe quel forfait, sous l'onglet « Distinctions par Vome ».

En bref : les distinctions par organisation sont vos créations, liées à votre abonnement Entreprise ou Ultime. Les distinctions par Vome sont intégrées à la plateforme pour tout le monde.

18. Faut-il le forfait Entreprise pour utiliser le module Reconnaissance ?

Oui. Créer, modifier et affecter des distinctions exige un forfait Entreprise ou Ultime. Sur un forfait inférieur, une invitation à passer à un forfait supérieur s'affiche à l'ouverture de la page Reconnaissance.

Chacun peut toujours consulter les distinctions déjà obtenues, quel que soit votre forfait. Et tout le monde a accès aux distinctions par Vome sur n'importe quel forfait.

Résumé

• Le module Reconnaissance crée des distinctions qui appartiennent à votre organisation. Les distinctions par Vome forment un système distinct, offert avec tous les forfaits.
• Une distinction est soit manuelle, soit automatisée. Les distinctions automatisées s'affectent d'elles-mêmes dès qu'un jalon est atteint.
• Les jalons se combinent avec OU. Les conditions de visibilité se combinent avec ET. Les inverser est l'erreur la plus fréquente.
• Publier une distinction automatisée l'affecte rétroactivement à toutes les personnes déjà admissibles. Utilisez une plage de dates ou une fenêtre glissante si vous ne visez que les efforts à venir.
• Répétable ne fonctionne qu'avec une fenêtre récurrente.
• Le plafond arrête l'affectation automatique, pas l'affectation manuelle.
• Désactiver une distinction est réversible. La supprimer ne l'est pas, et cela emporte toutes les affectations déjà faites.
• Le module exige le forfait Entreprise ou Ultime. Chacun peut tout de même consulter les distinctions déjà obtenues, quel que soit le forfait.