Les réservations qui se chevauchent surviennent lorsqu'un même utilisateur détient deux réservations dont les horaires se chevauchent. Par exemple, un utilisateur inscrit à un quart de 9 h 00 à 11 h 00 qui tente aussi de réserver un autre quart de 10 h 00 à 12 h 00.
Vome vous permet de contrôler si cela est autorisé, à deux niveaux qui fonctionnent ensemble : un réglage par défaut à l'échelle de l'organisation qui s'applique à l'ensemble de votre compte, et un réglage propre à chaque opportunité qui permet à une opportunité individuelle de remplacer ou d'ajuster ce réglage par défaut.
Par défaut, les réservations qui se chevauchent sont autorisées, et chaque opportunité suit le réglage par défaut de l'organisation jusqu'à ce que vous le modifiiez.
Les deux réglages se combinent en une seule décision chaque fois qu'un utilisateur tente de réserver un quart :
Vome examine d'abord l'opportunité dans laquelle l'utilisateur effectue sa réservation.
Si cette opportunité est réglée pour suivre le réglage par défaut de l'organisation, c'est le réglage à l'échelle de l'organisation qui décide.
Si cette opportunité possède son propre réglage, c'est ce réglage qui l'emporte, et le réglage par défaut de l'organisation est ignoré pour cette opportunité.
Une règle importante : le réglage qui compte est celui de l'opportunité dans laquelle l'utilisateur effectue sa réservation, et non celui d'une réservation qu'il détient déjà.
Allez à la page Horaire.
Ouvrez la fenêtre Réservations qui se chevauchent.
Indiquez si les réservations qui se chevauchent sont bloquées dans l'ensemble de votre organisation.
La modification est enregistrée immédiatement. Lorsque les chevauchements sont bloqués, ils le sont partout, sauf pour les opportunités qui remplacent le réglage par défaut. Lorsqu'ils sont autorisés, ils le sont partout, sauf pour les opportunités qui le remplacent. Vous pouvez aussi voir et modifier ce réglage par défaut de l'organisation depuis les réglages de chevauchement propres à une opportunité, où il apparaît au bas du panneau.
Il s'agit du contrôle le plus récent. Chaque opportunité possède son propre réglage de chevauchement, ce qui vous permet, par exemple, de bloquer les chevauchements au sein d'une opportunité tout en laissant le reste de votre organisation inchangé.
Vous pouvez le définir à deux endroits :
Ouvrez le tableau de bord de l'opportunité, allez à l'onglet Horaire, puis choisissez l'option de chevauchement. C'est là que l'ensemble complet des options est offert.
Ouvrez la fenêtre de chevauchement depuis la vue de l'horaire. Cette fenêtre présente un ensemble réduit d'options, ainsi que le nom de l'opportunité que vous ajustez et le réglage par défaut actuel de votre organisation.
Le réglage prend effet lors de la prochaine tentative de réservation de l'utilisateur pour cette opportunité. Aucune notification n'est envoyée lorsque vous le modifiez.
L'éditeur complet du tableau de bord de l'opportunité offre les options suivantes :
Utiliser le réglage par défaut de l'organisation. L'opportunité suit le réglage à l'échelle de votre organisation. C'est le point de départ de chaque opportunité, de sorte que le comportement reste exactement le même qu'auparavant jusqu'à ce que vous le modifiiez.
Autoriser les chevauchements. Les chevauchements sont toujours autorisés pour les quarts de cette opportunité, même lorsque le réglage par défaut de votre organisation les bloque. Utilisez cette option pour garder une opportunité flexible pendant que le reste de l'organisation est verrouillé.
Bloquer les chevauchements au sein de la même opportunité. Une réservation est bloquée si elle chevauche une autre réservation appartenant à la même opportunité, mais elle est autorisée si la réservation en conflit appartient à une opportunité différente. Cela permet à un utilisateur de participer à deux activités en même temps dans des opportunités différentes, tout en évitant un conflit au sein de celle-ci.
Bloquer les chevauchements sur les quarts de cette opportunité. Une réservation n'est bloquée que lorsqu'elle chevauche une autre réservation sur un quart de cette même opportunité. Il s'agit du blocage le plus restreint, et c'est l'option présentée dans la fenêtre réduite.
Bloquer les chevauchements partout. Une réservation est bloquée dès qu'elle chevauche toute autre réservation détenue par l'utilisateur, partout dans votre organisation, même lorsque le réglage par défaut de votre organisation autorise les chevauchements.
La fenêtre réduite ouverte depuis la vue de l'horaire présente trois de ces options : Utiliser le réglage par défaut de l'organisation, Autoriser les chevauchements, et Bloquer les chevauchements sur les quarts de cette opportunité.
Oui, et l'inverse est également vrai.
Réglez une opportunité sur Autoriser les chevauchements et elle permettra les chevauchements même lorsque le réglage par défaut de votre organisation les bloque.
Réglez une opportunité sur Bloquer les chevauchements partout et elle bloquera les chevauchements même lorsque le réglage par défaut de votre organisation les autorise.
Toute opportunité réglée sur autre chose que « Utiliser le réglage par défaut de l'organisation » ignore entièrement le réglage à l'échelle de l'organisation.
Ouvrez l'action de réglages d'horaire en lot pour vos opportunités actives.
Choisissez une option de chevauchement et sélectionnez les opportunités auxquelles l'appliquer.
Enregistrez. Le réglage choisi est appliqué à chaque opportunité sélectionnée en une seule étape.
Lorsque le réglage applicable bloque les chevauchements, Vome compare la plage horaire de la nouvelle réservation aux réservations existantes de l'utilisateur.
L'heure confirmée, et non la plage complète du quart. Pour les quarts flexibles ou auto-planifiés, Vome compare les heures de début et de fin confirmées par l'utilisateur plutôt que la plage complète du quart. Un utilisateur qui s'est engagé pour un créneau d'une heure à l'intérieur d'une fenêtre flexible de six heures n'entre en conflit qu'avec les réservations qui chevauchent réellement cette heure. Pour les quarts fixes, ce sont les heures de début et de fin du quart qui sont utilisées.
Le réglage restreint les réservations prises en compte. « Bloquer les chevauchements au sein de la même opportunité » ne tient compte que des réservations existantes dans la même opportunité, « Bloquer les chevauchements sur les quarts de cette opportunité » ne tient compte que des réservations sur les quarts de cette même opportunité, et « Bloquer les chevauchements partout » tient compte de toutes les réservations de l'utilisateur.
La même logique s'applique aux conflits avec des réservations que l'utilisateur détient déjà, ainsi qu'aux conflits entre deux quarts qu'un utilisateur soumet ensemble dans une même réservation.
L'utilisateur est informé qu'il a une réservation en conflit et que celle-ci doit être annulée avant de pouvoir effectuer la nouvelle. Si deux quarts d'une même soumission sont en conflit l'un avec l'autre, l'utilisateur est informé que ces deux quarts se chevauchent. Une réservation bloquée renvoie simplement ce message, et les réservations existantes de l'utilisateur ne sont modifiées d'aucune façon.
Chaque opportunité commence sur « Utiliser le réglage par défaut de l'organisation », de sorte que le comportement de chevauchement reste inchangé jusqu'à ce que vous activiez une opportunité.
Si votre organisation n'a jamais défini de réglage de chevauchement par défaut, les chevauchements sont autorisés pour toute opportunité qui suit le réglage par défaut.
La modification d'un réglage de chevauchement ne déclenche aucune notification aux utilisateurs. Elle s'applique à la prochaine tentative de réservation.