Que signifie réserver à nouveau un quart annulé?

Lorsqu'une réservation est annulée, soit par l'utilisateur, soit par un administrateur au nom de l'utilisateur, elle peut être remise à l'état réservé sans créer une nouvelle réservation. La reprise réutilise la réservation d'origine et fait passer son statut d'annulé à réservé.

Comme la même réservation est réutilisée, vos registres de présence et vos rapports demeurent exacts et vous évitez les réservations en double.

Qui peut réserver à nouveau un quart annulé?

Il existe deux possibilités :

• Les administrateurs peuvent toujours réinscrire un utilisateur annulé à un quart, peu importe vos paramètres de reprise.
• Les utilisateurs peuvent réserver à nouveau leurs propres quarts annulés uniquement lorsque la politique de l'opportunité l'autorise pour ce type d'annulation. Les détails se trouvent ci-dessous.

Où puis-je gérer la politique de reprise?

La politique se configure par opportunité. Pour la trouver :

1. Ouvrez la page Opportunités.
2. Cliquez sur l'opportunité que vous souhaitez configurer.
3. Ouvrez les paramètres de l'opportunité et accédez à Paramètres de réservation des utilisateurs.
4. Repérez la carte Réserver à nouveau les quarts annulés.
5. Cliquez sur la commande de modification de la carte. Cela ouvre la fenêtre de politique d'annulation, où tous les paramètres liés à l'annulation sont gérés au même endroit.
6. Ajustez les interrupteurs, puis cliquez sur Enregistrer.

La carte affiche d'un coup d'œil l'état de chaque paramètre, soit Activé, soit Désactivé.

Quels paramètres contrôlent la reprise?

Il y a deux paramètres indépendants :

• Autoriser la reprise des quarts que l'utilisateur a annulés lui-même. Détermine si un utilisateur peut réserver à nouveau un quart qu'il a annulé de sa propre initiative. Valeur par défaut : Activé.
• Autoriser la reprise des quarts qu'un administrateur a annulés pour lui. Détermine si un utilisateur peut réserver à nouveau un quart qu'un administrateur a annulé en son nom. Valeur par défaut : Désactivé.

Comme les deux paramètres sont indépendants, vous pouvez permettre aux utilisateurs de réserver à nouveau les quarts qu'ils ont annulés eux-mêmes tout en gardant sous le contrôle des administrateurs les quarts que votre équipe a annulés.

Comment Vome sait-il qui a annulé un quart?

Chaque annulation enregistre qui l'a effectuée (l'utilisateur, un administrateur ou le système) et à quel moment. Cette valeur détermine quel paramètre s'applique :

• Les annulations faites par l'utilisateur suivent le paramètre « l'utilisateur a annulé lui-même ».
• Les annulations faites par un administrateur suivent le paramètre « un administrateur a annulé pour lui ».
• Les annulations système, par exemple lorsqu'un utilisateur indique une période d'indisponibilité, suivent le paramètre « l'utilisateur a annulé lui-même ».
• Les annulations plus anciennes, enregistrées avant l'existence de ce suivi, sont considérées comme annulées par l'utilisateur et suivent donc le paramètre « l'utilisateur a annulé lui-même ».

Comment un utilisateur réserve-t-il à nouveau à partir de Mon horaire?

Lorsqu'un utilisateur ouvre un quart qu'il a annulé dans Mon horaire, une bannière indique qu'il a annulé ce quart. Si la politique autorise la reprise pour ce type d'annulation, une action Réserver à nouveau le quart apparaît. L'utilisateur clique dessus et la réservation revient à l'état réservé.

Si la politique n'autorise pas la reprise pour ce cas, l'action n'apparaît pas. Si le quart est maintenant complet, l'utilisateur est informé que le quart est complet.

Un utilisateur peut-il réserver à nouveau à partir de Réserver un quart ou du tableau des opportunités?

Oui. Lorsque la politique l'autorise, un quart que l'utilisateur a annulé réapparaît dans le processus Réserver un quart et dans les listes de quarts du tableau des opportunités. L'utilisateur réserve le quart comme à l'habitude. Comme une réservation existe déjà, le fait de réserver remet la réservation existante à l'état réservé au lieu de créer un doublon.

Si la politique n'autorise pas la reprise pour ce cas, le quart n'apparaît pas dans la liste et toute tentative de réservation est refusée.

Comment un administrateur réinscrit-il un utilisateur annulé à un seul quart?

Ouvrez le quart et choisissez d'ajouter des participants. La liste des participants inclut désormais les utilisateurs qui sont annulés pour ce quart :

• Un utilisateur annulé affiche un indicateur Annulé à côté de son nom. En survolant cet indicateur, une infobulle explique que l'utilisateur est actuellement annulé pour le quart et que le réinscrire le réservera de nouveau.
• Vous pouvez filtrer la liste pour n'afficher que les utilisateurs annulés à l'aide de l'onglet de filtre Annulé. Cet onglet n'apparaît que lorsqu'au moins un utilisateur annulé est présent.
• Sélectionnez l'utilisateur (et tout autre, au besoin), puis confirmez. Si un utilisateur sélectionné est annulé, un avis de confirmation explique que certains utilisateurs sélectionnés avaient déjà annulé ce quart et que les ajouter les fait passer d'annulé à réservé.

À la confirmation, la réservation de chaque utilisateur annulé passe d'annulé à réservé. Cela fonctionne peu importe la politique de reprise de l'opportunité.

Comment fonctionne la réinscription lors d'une attribution en lot?

Lorsque vous attribuez des utilisateurs à un ou plusieurs quarts en lot, tout utilisateur déjà annulé pour un quart sélectionné n'est pas attribué en silence. Au lieu de cela :

• L'attribution ignore ces utilisateurs annulés pour ces quarts et les signale.
• Une fenêtre les énumère par nom et par quart, avec deux options. Réserver à nouveau remet chaque réservation annulée à l'état réservé. Ignorer les laisse annulés.

Les utilisateurs de votre sélection qui ne sont pas annulés sont attribués normalement.

La reprise respecte-t-elle la capacité du quart?

Oui. La reprise vérifie la capacité restante du quart. Si le quart est complet au moment de la reprise, l'action est refusée et l'utilisateur est informé que le quart est complet.

Quelle est la différence entre une réservation annulée et une réservation supprimée?

Cette distinction est importante :

• Une réservation annulée est conservée comme dossier avec un statut annulé. Elle peut être affichée de nouveau et faire l'objet d'une reprise.
• Une réservation supprimée est retirée complètement. Elle n'apparaît pas comme annulée et ne peut pas faire l'objet d'une reprise. Réserver le quart de nouveau créerait une toute nouvelle réservation au moyen du processus habituel.

Y a-t-il des quarts auxquels cela ne s'applique pas?

Les quarts en libre-service sont régis par leur propre règle distincte et sont exclus de la liste standard des quarts réservables, indépendamment de la politique de reprise.

Quels sont les paramètres par défaut?

• Les utilisateurs peuvent réserver à nouveau les quarts qu'ils ont annulés eux-mêmes (Activé).
• Les utilisateurs ne peuvent pas réserver à nouveau les quarts qu'un administrateur a annulés pour eux tant que vous n'activez pas ce paramètre (Désactivé).
• Les administrateurs peuvent toujours réinscrire un utilisateur annulé, peu importe ces paramètres.