L'étape Réservations de créneaux permet à un utilisateur de choisir lui-même son horaire pour une activité qui doit avoir lieu à une date précise : une entrevue, une orientation ou une formation. Vous créez les quarts comme d'habitude. L'étape permet simplement aux personnes qui l'atteignent d'en réserver un.

1. Qu'est-ce qu'une étape Réservations de créneaux ?

C'est une étape de séquence qui présente à l'utilisateur une liste d'horaires disponibles et lui demande d'en réserver un. Ces horaires sont de vrais quarts sur une vraie opportunité. Tout le reste fonctionne donc normalement : le quart apparaît dans l'horaire de l'utilisateur, il reçoit les rappels habituels, et il fait son check-in et son check-out comme à l'accoutumée.

Ce qui change, c'est qui a le droit de réserver. Normalement, un utilisateur ne peut réserver que des quarts d'une opportunité à laquelle il est affecté. Atteindre cette étape lui donne la permission de réserver parmi les opportunités que vous indiquez ici, même s'il n'y est pas affecté.

Usages courants :

• Réserver une plage d'entrevue pendant l'intégration.
• Choisir l'une des séances d'orientation pour les nouveaux utilisateurs.
• Suivre une formation obligatoire avant de pouvoir s'inscrire à de vrais quarts.
• Choisir un quart d'observation ou d'accompagnement.

2. Comment en créer une ?

Créez d'abord l'opportunité et les quarts que les gens vont réserver, exactement comme pour n'importe quelle autre opportunité. Chaque séance est un quart avec sa propre date, son heure, son lieu et son nombre de places.

Construisez ensuite l'étape :

1. Allez dans Séquences et ouvrez la séquence voulue, ou créez-en une.
2. Dans l'onglet Étapes, cliquez sur + Ajouter une étape et choisissez Réservations de créneaux.
3. Cliquez sur + Nouveau pour créer une entrée, ou sélectionnez-en une déjà créée.
4. Donnez-lui un titre et une description. Le titre est ce que l'utilisateur voit sur son étape.
5. Sous Quels quarts peuvent être réservés ?, cochez les opportunités d'où proviennent les horaires. Utilisez la recherche si votre liste est longue.
6. Définissez les règles et les échéances décrites plus bas.
7. Enregistrez, puis cliquez sur Confirmer pour ajouter l'étape à la séquence.

Les entrées sont réutilisables. Une seule entrée « Orientation des nouveaux utilisateurs » peut figurer dans autant de séquences que vous le souhaitez, et la modifier met à jour toutes les séquences qui l'utilisent. Vous pouvez toutes les gérer depuis Gérer les champs ou depuis Tous les champs.

Avant de commencer : l'opportunité doit être publiée et comporter des quarts. Si vous n'en avez pas encore publié une, le sélecteur d'opportunités sera vide.

3. Combien de quarts faut-il réserver ?

C'est vous qui décidez. Deux réglages le contrôlent, et la plupart du temps seul le premier est nécessaire.

Quarts qu'ils doivent réserver correspond au nombre de réservations nécessaires pour terminer l'étape. Habituellement un seul.

Maximum réservable à la fois est un plafond sur le nombre de réservations qu'une personne peut détenir en même temps. Laissez ce champ vide et il reprend le nombre ci-dessus, ce qui convient presque toujours. Son rôle est d'empêcher une seule personne de réserver toutes les séances disponibles. Ne l'augmentez que si vous voulez permettre un créneau supplémentaire, par exemple une séance de secours. Les réservations annulées ne comptent pas.

4. Quand l'étape est-elle considérée comme terminée ?

Vous choisissez, sous Cette étape est terminée lorsque. Quatre options, de la plus souple à la plus stricte :

• Le créneau est réservé. L'étape se termine dès la réservation. À utiliser quand l'objectif est simplement de les inscrire au calendrier.
• Un administrateur approuve la réservation. À utiliser quand les quarts exigent une approbation et que vous ne voulez compter que les places confirmées.
• L'utilisateur effectue son check-in. L'étape n'est terminée que lorsqu'il se présente.
• Les heures du quart sont enregistrées. L'option la plus stricte. L'étape se termine une fois le quart effectué et les heures consignées.

Les deux dernières méritent réflexion. Si vous les choisissez, l'étape reste ouverte entre la réservation et la séance elle-même, ce qui peut représenter plusieurs semaines. C'est généralement le bon choix pour une formation à laquelle il faut réellement assister, mais l'utilisateur verra l'étape rester dans sa liste entre-temps. L'horaire qu'il a réservé est affiché sur l'étape, ce qui explique pourquoi elle est encore ouverte.

5. Quels sont les deux réglages d'échéance ?

Ils se ressemblent et ne font pas la même chose. La distinction vaut la peine d'être précisée.

Réserver dans les (jours suivant l'arrivée à cette étape) est un délai propre à chaque personne. Il commence lorsque l'utilisateur atteint l'étape. S'il s'écoule avant qu'il ait réservé, il ne peut plus réserver et un administrateur doit rouvrir la période pour lui. Laissez vide pour aucune échéance propre. L'échéance de l'étape s'applique de toute façon.

Jusqu'où afficher les créneaux limite la liste d'horaires visible par tout le monde. Cela n'expire personne. Utilisez ce réglage pour éviter qu'une orientation mensuelle propose des séances dans onze mois. Vous pouvez afficher tous les créneaux à venir, seulement les prochains mois, ou tout jusqu'à une date fixe.

6. Que voit l'utilisateur ?

L'étape apparaît dans sa séquence avec un bouton Réserver. En l'ouvrant, il voit les horaires disponibles, le nombre de places restantes sur chacun, et combien il lui reste à réserver.

Il choisit les horaires qui lui conviennent, vérifie sa sélection, puis confirme. Ensuite, le quart se comporte exactement comme n'importe quel quart auquel il se serait inscrit : il figure dans son horaire, il reçoit les rappels, et il fait son check-in le jour venu.

S'il annule sa réservation, l'étape se rouvre et il peut choisir un autre horaire. Il n'a pas besoin de demander à un administrateur de réinitialiser quoi que ce soit.

Attention à cette combinaison : si les quarts de l'opportunité exigent l'approbation d'un administrateur et que l'opportunité n'autorise pas une nouvelle demande après un refus, refuser quelqu'un le laisse bloqué à cette étape sans issue. L'écran de l'entrée vous avertit lorsqu'il détecte ce cas. Autorisez les nouvelles demandes sur l'opportunité, ou prévoyez de réserver à sa place après un refus.

7. Puis-je la consulter et la gérer côté administrateur ?

Oui. Ouvrez la séquence de la personne et cliquez sur Voir sur l'étape. Vous verrez les réglages de l'entrée, sa progression par rapport au nombre requis, et chaque horaire réservé avec son statut (Réservé, En attente d'approbation, Check-in ou Terminé).

Depuis le même écran, vous pouvez définir un statut personnalisé, ajouter des notes, et fixer une date de complétion ou d'expiration, comme pour tout autre type d'étape.

8. Qui peut voir l'entrée ?

Par défaut, tous les administrateurs de votre organisation. Sous Accès par site, vous pouvez associer une entrée à un ou plusieurs sites, ce qui détermine quels administrateurs de site peuvent la voir et la modifier. Laissez-la sans association pour la rendre disponible dans toute l'organisation.

9. Devrais-je utiliser une opportunité distincte pour ces séances ?

Habituellement oui. Créer une opportunité dédiée à vos entrevues, orientations et formations les tient à l'écart des opportunités que les gens parcourent et auxquelles ils s'inscrivent. Réglez la visibilité de cette opportunité sur Privée pour qu'elle n'apparaîsse pas sur votre page de recrutement : l'étape Réservations de créneaux permettra quand même d'y réserver.

Réserver depuis cette étape ajoute aussi l'utilisateur à cette opportunité, ce qui est précisément ce qui place le quart dans son horaire. Si vous préférez qu'il ne voie pas cette opportunité dans sa propre liste, vous pouvez l'y masquer.

Résumé

• L'étape Réservations de créneaux permet à un utilisateur de choisir lui-même son horaire d'entrevue, d'orientation ou de formation.
• Les horaires sont des quarts ordinaires sur une opportunité ordinaire : rappels, check-in et heures fonctionnent normalement.
• C'est le fait d'atteindre l'étape qui autorise la réservation, même sans être affecté à l'opportunité.
• Vous choisissez combien de quarts réserver, et si l'étape se termine à la réservation, à l'approbation, au check-in ou à l'enregistrement des heures.
• « Réserver dans les » est un délai par personne. « Jusqu'où afficher les créneaux » limite la liste vue par tous. Ce n'est pas la même chose.
• Annuler une réservation rouvre l'étape, ce qui permet de réserver de nouveau sans intervention.
• Les entrées sont réutilisables d'une séquence à l'autre et peuvent être restreintes par site.