Inscrite à Vome mais absente de ma base de données

Une personne confirme s'être inscrite à Vome, mais je ne la vois pas dans mon portail admin. Pourquoi ?

Aperçu

S'inscrire à Vome et rejoindre votre organisation sont deux choses différentes.

De nombreuses organisations utilisent Vome : un nouveau compte n'est donc rattaché à aucune d'elles par défaut. Il faut quelque chose pour relier cette personne à vous, et tant que ce lien n'existe pas, elle n'apparaîtra pas dans votre base de données, peu importe à quel point elle est certaine de s'être inscrite.

Ce lien se crée de deux façons.

1. Vous l'invitez depuis votre base de données

La voie habituelle quand vous connaissez déjà la personne.

  1. Créez un profil pour elle dans votre base de données.
  2. Invitez-la à Vome depuis ce profil.
  3. Son profil affiche alors une invitation en attente.
  4. Elle s'inscrit et accepte l'invitation.
  5. Son profil passe de profil hors ligne à utilisateur Vome.

Ce dernier changement est votre confirmation que tout a fonctionné. Si le profil indique encore « profil hors ligne », l'invitation n'a pas encore été acceptée.

2. Pourquoi mon invitation n'apparaît-elle pas de son côté ?

Presque toujours parce qu'elle s'est inscrite avec une adresse courriel différente de celle que vous avez invitée.

L'invitation est liée à l'adresse exacte à laquelle vous l'avez envoyée. Si la personne s'inscrit avec une adresse personnelle alors que l'invitation est partie vers une adresse professionnelle, il n'y a rien à accepter : elle arrive donc sur Vome comme une utilisatrice non rattachée, et vous ne la voyez jamais.

Le même problème survient si on lui a simplement dit « inscris-toi » sans jamais l'inviter via Vome. Aucune invitation n'existe, donc rien ne la relie à vous.

Pour corriger la situation, invitez l'adresse qu'elle a réellement utilisée. Si cela vous laisse deux profils pour une même personne, fusionnez-les. Voyez Comment fusionner ou supprimer des profils de base de données en double ?

Note
Vome demande aux gens d'utiliser l'adresse invitée, à la fois dans le courriel d'invitation et sur l'écran d'inscription. Cela arrive quand même souvent : c'est donc la première chose à vérifier, pas la dernière.

3. La personne postule ou s'inscrit d'elle-même

Si quelqu'un soumet l'un de vos formulaires ou s'inscrit à l'une de vos opportunités, il arrive automatiquement dans votre base de données. La personne est passée par le processus de votre organisation : le lien est donc établi pour vous, sans invitation.

C'est la meilleure voie pour les personnes que vous n'avez pas déjà en fichier.

4. J'ai tout vérifié et je ne la trouve toujours pas

Contactez le soutien Vome en indiquant l'adresse courriel réellement utilisée par la personne. C'est ce qui permet à l'équipe de retrouver le compte et de vous dire où il a abouti.

Sans l'adresse exacte, il y a peu de prise : envoyez-la dès votre premier message.

Résumé

  • Un compte Vome n'est rattaché à votre organisation que lorsqu'un lien est créé.
  • Invitez depuis votre base de données : le profil passe de hors ligne à utilisateur Vome une fois l'invitation acceptée.
  • Une invitation qui reste en attente signifie généralement une inscription avec une autre adresse courriel.
  • Invitez l'adresse réellement utilisée, puis fusionnez le profil en double.
  • Les personnes qui soumettent un formulaire ou s'inscrivent à une opportunité arrivent automatiquement.
  • Si vous êtes toujours bloqué, transmettez l'adresse exacte au soutien.

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