La demande de motif d'annulation est un paramètre défini par opportunité qui détermine si un utilisateur doit indiquer pourquoi il annule la réservation d'un quart, et si cette réponse est obligatoire. Ce paramètre se trouve dans les contrôles de planification de l'opportunité et s'applique à tous les quarts de cette opportunité.

Où le trouver

1. Ouvrez le tableau de bord des opportunités.
2. Cliquez sur Opportunités dans le menu de navigation de gauche.
3. Cliquez sur l'opportunité concernée.
4. Allez à Horaire, puis Paramètres de réservation des utilisateurs.
5. Repérez Demande de motif d'annulation et cliquez sur Modifier.

Les trois modes

• Non demandé : Aucune zone de motif n'apparaît à l'écran d'annulation, et rien n'est enregistré.
• Facultatif : Une zone de motif apparaît, avec la mention Facultatif. L'utilisateur peut annuler sans la remplir. Le motif est enregistré s'il en saisit un, et laissé vide sinon.
• Obligatoire : Une zone de motif apparaît, avec la mention Obligatoire. Le bouton d'annulation reste désactivé tant que l'utilisateur n'a rien saisi, de sorte qu'un motif est toujours enregistré.

Remarque : La valeur par défaut du système est Obligatoire. Si le bouton affiche Désactivé, un administrateur a réglé cette opportunité sur Non demandé, et aucun motif n'est donc recueilli. Activé fait apparaître le choix entre Facultatif et Obligatoire.

Configuration par l'administrateur

Les administrateurs choisissent le mode pour chaque opportunité sous Horaire, puis Paramètres de réservation des utilisateurs, puis Demande de motif d'annulation. Le paramètre s'applique à cette opportunité uniquement, de sorte que différentes opportunités peuvent suivre des règles différentes.

Pourquoi l'utiliser

Lorsque la demande est réglée sur Facultatif ou Obligatoire, chaque annulation enregistre le motif indiqué par l'utilisateur. Cela donne aux administrateurs un aperçu des raisons pour lesquelles les gens abandonnent des quarts (conflits d'horaire, perte d'intérêt, maladie, etc.), ce qui les aide à repérer des tendances et à améliorer le recrutement et la fidélisation.

Il y a un compromis à garder à l'esprit. Obligatoire garantit que vous obtenez toujours un motif, mais ajoute une étape au processus d'annulation de l'utilisateur. Facultatif est moins contraignant, mais vous n'obtiendrez de motif que des utilisateurs qui choisissent d'en saisir un. Non demandé ne recueille rien.

Où apparaissent les motifs

Le motif est enregistré dans la fiche de réservation avant le traitement de l'annulation, afin d'être conservé pour la piste de vérification. Chaque inscription annulée conserve le motif d'annulation ainsi que l'auteur de l'annulation et le moment (utilisateur, administrateur ou système). Ces renseignements apparaissent dans les vues d'horaire et de participants.

Ce que voit l'utilisateur lors de l'annulation

Lorsqu'un utilisateur annule un quart pour lequel il est inscrit, l'écran d'annulation lit le paramètre de l'opportunité et se comporte en conséquence :

• Non demandé : L'utilisateur confirme simplement l'annulation, sans étape supplémentaire.
• Facultatif : L'utilisateur voit une zone de motif qu'il peut remplir, puis annule.
• Obligatoire : L'utilisateur doit saisir un motif. Le bouton de confirmation ne s'active pas tant qu'il ne l'a pas fait.

Le fonctionnement est le même que l'utilisateur annule un seul quart, les occurrences futures ou toute une série planifiée d'une réservation récurrente. La règle de la demande est respectée sur chaque parcours d'annulation.

Si une annulation Obligatoire est soumise sans motif (par exemple, si le paramètre a changé pendant que l'écran était ouvert), le serveur la refuse et réaffiche la zone de motif avec un message de validation, de sorte que l'annulation ne se termine qu'une fois un motif fourni.

Foire aux questions

À quoi sert la demande de motif d'annulation ?
Elle demande aux utilisateurs d'indiquer un motif lorsqu'ils annulent un quart, afin que vous compreniez pourquoi les annulations se produisent.

Est-elle activée par défaut ?
La valeur par défaut de la plateforme est Obligatoire, mais chaque opportunité peut être configurée séparément. La mention Désactivé signifie que cette opportunité est réglée sur Non demandé.

Puis-je rendre le motif obligatoire ?
Oui. Choisissez Obligatoire. L'utilisateur ne peut pas terminer l'annulation tant qu'il n'a pas saisi de motif.

Où puis-je voir les motifs fournis par les utilisateurs ?
Ils sont enregistrés dans la fiche de réservation annulée, avec l'auteur de l'annulation et le moment, consultables depuis les vues d'horaire et de participants de l'opportunité.

Cela s'applique-t-il aussi aux annulations de quarts récurrents ?
Oui. Les annulations d'un seul quart, des occurrences futures et d'une série complète suivent toutes la même règle.