Comment affecter des personnes à des groupes pendant une importation de profils ?
Aperçu
Il y a deux façons de placer dans des groupes les personnes de votre feuille de calcul pendant que vous les importez, et elles ne font pas le même travail. Une colonne Groupes affecte personne par personne, à partir des noms inscrits sur chaque rangée. L’action Affecter des groupes de l’étape Personnaliser & Affecter affecte tout le fichier aux mêmes groupes d’un seul coup. Vous pouvez utiliser l’une, l’autre, ou les deux.
Cet article porte sur le fait de placer des personnes dans des groupes. Faire entrer les groupes eux-mêmes dans Vome, y compris créer ceux qui n’existent pas encore, est traité dans Comment importer des groupes lors d’une importation de profils en masse ?
Forfait requis : les Groupes sont offerts sur les forfaits Entreprise et Ultime. Sur les forfaits Recruter et Pro, il n’y a aucun groupe auquel affecter qui que ce soit : laissez donc les colonnes Groupes et Rôle dans le groupe hors de votre fichier.
1. Quelles sont les deux façons ?
Elles se distinguent par leur précision.
- Rangée par rangée, avec une colonne Groupes. Chaque personne rejoint le ou les groupes nommés sur sa propre rangée. Séparez plusieurs groupes dans une même cellule par une virgule.
- Pour tout le fichier, avec Affecter des groupes. Toutes les personnes de l’importation rejoignent les groupes que vous choisissez, peu importe ce qui figure sur leur rangée.
Utilisez la colonne quand votre liste est hétérogène. Utilisez l’action sur tout le fichier quand la liste forme déjà un ensemble, par exemple les élèves d’une même école ou le personnel d’une même entreprise.
2. Comment affecter tout le fichier à un groupe ?
À l’étape Personnaliser & Affecter, ouvrez Affecter des groupes et choisissez les groupes voulus. Toutes les personnes de l’importation les rejoignent tous.
Deux points méritent d’être connus :
- Cette liste ne propose que les groupes qui existent déjà. Elle n’en crée aucun. S’il vous faut un groupe qui n’est pas encore dans Vome, créez-le d’abord dans le module Groupes, ou utilisez une colonne Groupes, qui peut créer les groupes au passage.
- Elle n’offre aucun choix de rôle. Si certaines de ces personnes doivent être chefs plutôt que membres, cela doit venir d’une colonne Rôle dans le groupe.
Les groupes sont l’un des six éléments que vous pouvez affecter à tout le fichier depuis cette étape, avec les tags de profil, les opportunités, les quarts, les séquences et les sites.
3. Comment affecter groupe par groupe ?
Ajoutez une colonne Groupes dans votre feuille de calcul et mappez-la à l’étape Mapper les champs. Chaque personne rejoint alors ce qui est inscrit sur sa propre rangée.
Une fois cette colonne mappée, une carte Groupes de votre fichier apparaît à l’étape Personnaliser & Affecter. Elle liste chaque nom de groupe distinct contenu dans votre fichier et ce qui va lui arriver. C’est aussi là qu’un nom que Vome ne reconnaît pas est créé ou ignoré.
4. Les deux façons se font-elles concurrence ?
Non. Elles s’additionnent.
Si votre fichier a une colonne Groupes et que vous choisissez aussi des groupes pour tout le lot, les personnes se retrouvent dans les deux ensembles. Rien n’est écrasé et rien ne s’annule. C’est exactement le comportement de la colonne Opportunités et de l’affectation en masse d’opportunités.
5. Comment fonctionnent les rôles dans un groupe ?
Une personne rejoint un groupe comme Membre ou comme Chef. Vous avez deux façons de le décider.
- Mappez une colonne Rôle dans le groupe pour le définir rangée par rangée. Elle est souple sur l’écriture : 0, 1, Membre et Chef sont tous compris.
- Définissez une valeur par défaut sous Rôle lorsque votre fichier ne le précise pas, à l’étape Personnaliser & Affecter. Elle couvre toute personne dont la rangée ne précise rien, et si vous ne mappez aucune colonne Rôle dans le groupe, tout le monde rejoint avec ce rôle.
Le rôle par défaut ne s’applique qu’aux nouvelles adhésions. Si la personne fait déjà partie du groupe et que sa cellule Rôle dans le groupe est vide, le rôle qu’elle a déjà reste inchangé plutôt que réinitialisé.
Attention : une colonne Rôle dans le groupe toute seule ne fait rien. Sans colonne Groupes à côté, le rôle ne s’applique à rien. Vome ignore donc la colonne et vous le dit à l’étape Personnaliser & Affecter plutôt que d’échouer en silence. Retournez à Mapper les champs et mappez une colonne Groupes pour qu’elle compte.
6. Que se passe-t-il pour les personnes déjà dans Vome ?
Les affectations de groupe s’ajoutent à ce que ces personnes ont déjà. Rien n’est retiré.
Quelqu’un qui fait déjà partie de trois groupes et qui apparaît dans votre fichier avec un quatrième se retrouve dans les quatre. C’est vrai pour l’affectation sur tout le fichier comme pour la colonne, et que vous ayez choisi de mettre à jour les profils existants ou de les sauter.
7. Puis-je répartir une même liste entre plusieurs groupes ?
Oui, avec la colonne. C’est exactement à cela qu’elle sert.
L’affectation sur tout le fichier ne le peut pas, puisque tout ce qui se trouve à l’étape Personnaliser & Affecter s’applique à l’importation entière. Si vous n’avez pas de colonne Groupes et que votre liste doit aboutir dans deux groupes différents, cela fait deux importations, pas une.
Résumé
- Les Groupes demandent le forfait Entreprise ou Ultime.
- Deux façons : une colonne Groupes pour une affectation rangée par rangée, et Affecter des groupes à l’étape Personnaliser & Affecter pour tout le fichier.
- L’action sur tout le fichier ne propose que des groupes existants, et n’offre aucun choix de rôle.
- Une colonne peut créer les groupes qui n’existent pas encore.
- Les deux façons s’additionnent. Les utiliser ensemble place les personnes dans les deux ensembles.
- Les rôles viennent d’une colonne Rôle dans le groupe (0, 1, Membre ou Chef) ou du rôle par défaut, qui ne vaut que pour les nouvelles adhésions.
- Rôle dans le groupe sans Groupes est ignoré.
- Sur les profils existants, les affectations s’ajoutent et ne remplacent jamais ce qui est déjà là.